Si un Administrateur Payhawk de votre entreprise a activé le Travel AI Agent, l'Agent sera disponible à la fois sur le Portail Web Payhawk et l'Application Mobile Payhawk.
Le Travel AI Agent vous permet de réserver des vols et des hébergements pour vos voyages professionnels directement sur la plateforme Payhawk, tout en veillant à ce que ces réservations respectent la politique de déplacement de votre entreprise.
Sélection des vols et des hôtels
Les employés peuvent rechercher des vols et des hôtels directement sur le portail Web et l'application mobile Payhawk, en utilisant le Travel AI Agent :
Vous pouvez rechercher des vols de manière entièrement conversationnelle en fournissant les détails nécessaires concernant votre destination et vos dates. Par exemple, si vous souhaitez voyager de Berlin à Londres à une date précise, vous pouvez demander directement à l'Agent :
Vous pouvez également rechercher des hôtels de manière entièrement conversationnelle en fournissant les détails nécessaires concernant votre destination de séjour et vos dates. Par exemple, si vous souhaitez séjourner à Londres à des dates spécifiques, vous pouvez demander directement à l'Agent :
Sélection des vols aller-retour
Lorsque vous réservez un vol aller-retour, le Travel AI Agent traite un trajet à la fois : d'abord votre vol aller, puis votre vol retour. Pour chaque trajet, vous pouvez trier les résultats, filtrer par moment de la journée et comparer les prix affichés sous forme de montant « à partir de ». Le badge CONFORME À LA POLITIQUE signale les options conformes à la politique, et le badge Compagnie recommandée signale les compagnies recommandées.
Vous pouvez choisir une compagnie aérienne différente pour chaque trajet. Votre choix détermine la manière dont le voyage est tarifé, payé et comptabilisé en dépense :
Si vous avez sélectionné la même compagnie aérienne pour les deux trajets, l'AI Agent regroupe vos vols en un seul tarif aller-retour, avec un paiement unique et une seule dépense. Ce tarif combiné peut coûter moins cher que la somme des deux prix « à partir de » aller simple.
Si vous avez sélectionné des compagnies aériennes différentes pour chaque trajet, l'AI Agent réserve deux billets distincts, chacun avec son propre paiement et sa propre dépense.
Une fois que vous avez sélectionné un vol pour chaque trajet, cliquez sur Confirmer les tarifs pour finaliser la tarification et la conformité à la politique. Poursuivez ensuite le processus de demande de voyage et cliquez sur Soumettre.
Soumission des demandes de voyage sur le portail
Le Travel AI Agent est un outil conversationnel, ce qui signifie que vous pouvez lui fournir les informations nécessaires pour soumettre une demande de voyage de manière conversationnelle :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à AI Office.
Indiquez à l'agent où vous souhaitez voyager et à quelles dates.
Fournissez les informations demandées par l'Agent de manière conversationnelle pour finaliser votre demande de voyage. Indiquez, par exemple, si vous avez besoin de moins ou de plus d'indemnités que celles prévues par la politique de votre entreprise. Une fois toutes les données requises collectées, l'Agent récapitule votre demande de voyage avant sa soumission.
Cliquez sur le bouton Soumettre.
Soumission des demandes de voyage dans l'application
Vous pouvez également soumettre vos demandes de voyage pour approbation directement sur l'application mobile Payhawk en utilisant le Travel AI Agent.
Pour soumettre une demande de voyage sur l'application :
Sur l'application mobile Payhawk, accédez à AI Office.
Indiquez à l'agent où vous souhaitez voyager et à quelles dates.
Fournissez les informations nécessaires à l'Agent de manière conversationnelle afin qu'il puisse remplir les données de demande de voyage requises pour la soumission. Une fois les données nécessaires collectées, l'Agent résumera l'état de votre demande de voyage.
Appuyez sur Soumettre.
Après avoir soumis la demande de voyage dans l'application mobile Payhawk, vous pouvez suivre son statut d'approbation et consulter son itinéraire depuis l'onglet Voyages de l'AI Office. Pour plus de détails, consultez l'article sur la consultation et modification des voyages existants.
Résoudre un échec de paiement
La plupart des demandes de voyage sont approuvées et payées sans problème. Si un paiement échoue après l'approbation, le Travel AI Agent vous indique quelle partie du voyage nécessite votre attention et vous permet de la corriger sans soumettre une nouvelle demande de voyage ni attendre une nouvelle approbation.
En cas d'échec d'un paiement, un message vous informe que certaines réservations nécessitent votre attention, et l'AI Agent vous demande si vous souhaitez rechercher des alternatives.
La manière de procéder dépend du trajet qui a échoué :
Si le vol aller a bien été payé mais que le vol retour a échoué, votre vol aller est conservé et vous devez uniquement choisir un nouveau vol retour. Dans ce cas, vous sélectionnez, confirmez et soumettez le vol retour seul.
Si le paiement du vol aller a échoué, vous devez recommencer la sélection des deux vols. Cela vous évite de payer un vol retour sans vol aller correspondant.
Pour un tarif aller-retour combiné (même compagnie aérienne pour les deux vols), le paiement réussit ou échoue dans son ensemble : il n'y a pas de réservation partielle. En cas d'échec, vous devez recommencer la sélection du vol aller et du vol retour.
Les vols de remplacement suivent la même règle budgétaire que la demande initiale : vous pouvez effectuer une nouvelle réservation dans la limite du budget approuvé plus une marge de 10 %, sans nouvelle approbation, et tout montant supérieur nécessite une nouvelle approbation. Comme un redémarrage conserve la même demande de voyage, l'approbation initiale reste valable tant que les nouveaux vols respectent le budget majoré de 10 %.
Remarques sur la réservation de vols et d'hôtels avec le Travel AI Agent
Les administrateurs Payhawk et les employés disposant des autorisations requises peuvent réserver des vols et des hôtels au nom d'autres employés. Le processus de réservation est identique à celui d'une réservation pour soi-même. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la réservation de voyages au nom d'autres employés.
Vous pouvez modifier ou annuler votre réservation de vol ou d'hôtel directement via le Travel AI Agent. L'AI Agent affiche vos conditions tarifaires, calcule les coûts et traite les approbations en ligne pour les modifications de vol. Pour les réservations d'hôtel, il récupère vos conditions d'annulation actuelles, affiche le montant du remboursement et traite les approbations si vous effectuez une nouvelle réservation. Pour plus de détails, consultez l'article sur la modification et l'annulation de vos réservations de voyage.
Vous pouvez ajouter des bagages à votre réservation directement pendant le processus de réservation. Lorsque le tarif sélectionné ne comprend pas d'option bagages, le Travel AI Agent suggère automatiquement un forfait intelligent. Dans certains cas, l'ajout ou la modification de bagages après la réservation peut devoir être effectué directement auprès de la compagnie aérienne.