Les administrateurs Payhawk et les employés disposant d'autorisations de réservation de type « pour le compte de » peuvent réserver des vols et des hôtels pour le compte d'autres employés. L'employé est toujours le propriétaire de la demande de voyage qui en résulte, tandis que le réservataire agit en tant que mandataire.
La réservation de voyages pour le compte d'un autre employé est utile lorsque les assistants de direction réservent pour les cadres, les gestionnaires de voyages organisent les voyages pour les équipes ou les administrateurs de paie gèrent les réservations pour les cas particuliers.
Permettre aux employés de réserver pour le compte d'autres personnes
Pour permettre aux employés de réserver des voyages et de voyager pour le compte d'autres employés, les administrateurs Payhawk doivent créer un rôle personnalisé avec les autorisation Voyages souhaitées.
Les rôles et les autorisations sont définis au niveau du groupe uniquement.
Réservation pour le compte d'un employé
Pour réserver pour le compte d'un autre employé sur le portail web Payhawk :
Entamez une nouvelle conversation de réservation avec le Travel AI Agent.
Utilisez la balise @ suivie du nom, directement du nom, ou de l'e-mail avec lequel l'employé s'est enregistré auprès de Payhawk dans le chat pour indiquer au Travel AI Agent pour le compte de qui vous effectuerez la réservation. Vous pouvez choisir parmi les employés actifs au sein de votre entité ou de votre périmètre d'accès organisationnel.
L'AI Agent charge le profil de l'employé sélectionné, y compris les limites de sa politique de voyage et son processus d'approbation, et conserve ce contexte tout au long de la session de réservation.Si vous avez la possibilité d'effectuer des réservations pour le compte de l'employé sélectionné via son compte de voyage préféré, l'AI Agent basculera automatiquement vers ce compte.
Effectuez la réservation comme d'habitude. Le Travel AI Agent appliquera la politique de l'employé, et non la vôtre.
Après la réservation
Si vous effectuez une réservation pour le compte d'un autre employé, les mesures suivantes seront prises en conséquence :
La demande de voyage apparaît dans la section des demandes du voyageur, et non dans la vôtre.
Les confirmations et les mises à jour de l'état d'approbation sont envoyées à la fois au réservataire et au voyageur lorsque la réservation a abouti. En cas d'échec, seul le réservataire reçoit une notification. Les modifications et les annulations sont envoyées au voyageur.
Les billets électroniques et les confirmations d'hôtel sont associés au voyageur.
Politique et approbations
Les limites de la politique sont évaluées par rapport à la demande de voyage du voyageur, exactement comme s'il l'avait soumise lui-même.
Le processus d'approbation suit les règles d'approbation configurées par le voyageur.
Rapports et attribution
À des fins de comptabilité et de reporting, la demande de voyage appartiendra au voyageur. Le centre de coûts, le département et le propriétaire du budget seront tous attribués au voyageur et aucune réaffectation manuelle ne sera nécessaire par la suite.