Vous pouvez réserver un voyage pour un groupe de collègues se rendant au même endroit au même moment, par exemple une conférence à Berlin du 12 au 14 juin.
Vous planifiez et suivez le voyage en tant qu'entité unique, mais le Travel AI Agent effectue une réservation distincte pour chaque voyageur. Chacun dispose de sa propre réservation, validation, carte, indemnité de déplacement, itinéraire et note de frais, avec son propre numéro de confirmation.
Les réservations séparées garantissent l'indépendance de chaque voyageur : la modification, l'annulation ou l'échec de réservation d'une personne n'affecte jamais le reste du groupe. Les vols sont toujours réservés individuellement. Deux voyageurs peuvent partager une chambre d'hôtel dans le cadre d'une réservation unique répartie entre eux.
Pour réserver pour une seule personne, consultez la soumission de demandes de voyage et la réservation de voyages pour le compte d'autres employés.
Remarques sur les voyages de groupe
Un voyage de groupe peut inclure jusqu'à 10 voyageurs. Tous les voyageurs partagent un même type de voyage, une même origine et destination, ainsi qu'une même plage horaire.
Un voyage de groupe utilise un seul type de voyage, défini par le responsable de la réservation. Le Travel AI Agent exclut tout voyageur dont le rôle exige un type de voyage différent, ou qui ne partagerait qu'une chambre d'hôtel sans vol ni indemnité qui lui soit propre.
Pour une chambre d'hôtel partagée, le responsable de la réservation sélectionne les deux voyageurs qui la partagent. La chambre apparaît uniquement dans la demande et la validation de l'un des deux voyageurs. La vérification de la politique s'applique toujours par personne : par exemple, une chambre à 120 EUR dans le cadre d'une politique à 100 EUR est conforme, la part de chacun étant de 60 EUR.
Réservation de voyages de groupe
Pour réserver un voyage unique pour un groupe de voyageurs :
Entamez une nouvelle conversation de réservation avec le Travel AI Agent.
Identifiez les voyageurs dès le début de la conversation. Vous ne les identifiez qu'une seule fois, et non à chaque recherche. Pour identifier quelqu'un, saisissez @ suivi de son nom, tapez directement son nom, ou utilisez l'adresse e-mail avec laquelle l'employé s'est inscrit.
Recherchez et réservez pour l'ensemble du groupe :
Pour les vols, la recherche fonctionne de la même manière que pour un seul voyageur : chaque voyageur identifié obtient les vols que vous sélectionnez.
Pour les hôtels, indiquez au Travel AI Agent la configuration de chambre souhaitée, par exemple une chambre double, des chambres individuelles ou une chambre triple.
Lorsqu'une chambre accueille plusieurs voyageurs, choisissez qui la partage à l'étape de sélection de la chambre.
Le Travel AI Agent propose des options pour l'ensemble du groupe, avec suffisamment de sièges et de chambres pour tous. Le prix par personne est affiché en tant que valeur principale, accompagné du total pour le groupe.
Finalisez la réservation comme d'habitude. Les politiques de voyage de votre entreprise s'appliquent individuellement à chaque voyageur.
Les politiques s'appliquant par voyageur, un directeur et un membre de l'équipe participant au même voyage peuvent avoir des plafonds différents, selon leurs politiques de voyage respectives. Si une option dépasse le plafond d'un voyageur, l'Agent le signale pour ce voyageur en particulier, afin que vous puissiez sélectionner une autre option pour lui, ou ajouter une justification et poursuivre.
Validation des voyages de groupe
Le responsable de validation de chaque voyageur examine sa demande de manière indépendante, et toutes les validations se déroulent en parallèle. Dès qu'une validation est reçue, le système crée la note de frais du voyageur concerné et réserve son voyage immédiatement. Un responsable de validation lent ne bloque jamais les voyageurs déjà validés.
Si un responsable de validation rejette la demande d'un voyageur, le réservateur en est informé immédiatement. Il peut exclure le voyageur refusé et poursuivre avec les autres, ou annuler l'intégralité du voyage. Lorsque le responsable de validation est lui-même un voyageur, sa propre demande est toujours soumise à la validation de son propre responsable.
Un responsable de validation en charge de plusieurs voyageurs pour le même voyage peut les valider ensemble depuis l'application Voyages en utilisant le filtre équipe.
Pour plus d'informations, consultez la révision et validation des demandes de voyage.
Réception des confirmations et des itinéraires
Le responsable de la réservation reçoit un récapitulatif de confirmation du voyage.
Chaque voyageur reçoit sa propre confirmation par e-mail, son entrée de calendrier et son itinéraire sur mobile. Les alertes de perturbation, telles qu'un retard ou un changement de porte d'embarquement, sont envoyées directement au voyageur concerné.
L'itinéraire affiche vos propres réservations, telles que vos vols et hôtels. Les réservations des autres voyageurs restent privées. Si vous avez effectué la réservation, ou si vous êtes administrateur Payhawk ou responsable de voyages, l'itinéraire affiche les vols et hôtels de tous les participants au voyage.Payhawk
Modification ou annulation de réservations
Dès le premier jour, chaque voyageur peut modifier ou annuler son propre vol sans passer par le responsable de la réservation. Si le voyageur modifie ou annule son vol, le responsable de la réservation en est informé. Toutes les modifications apportées à un voyage et à ses réservations individuelles sont également consignées dans le journal d'audit du voyage, que le responsable de la réservation peut consulter à tout moment.
Les modifications portant sur l'ensemble du voyage et affectant plusieurs voyageurs, comme le déplacement des dates d'un voyage entier, sont gérées par le responsable de la réservation. Chaque réservation étant distincte, le responsable de la réservation peut modifier la réservation d'un voyageur sans affecter l'itinéraire des autres.
Pour les chambres d'hôtel partagées, tout voyageur séjournant dans la chambre, et pas uniquement le responsable de la réservation, peut modifier ou annuler la réservation, afin que personne ne soit contraint d'attendre que le responsable de la réservation agisse. Avant de modifier ou d'annuler une chambre partagée, le système vous avertit que la chambre est réservée pour plusieurs personnes.
Gestion des échecs de paiement et de réservation
Les prix ne sont pas garantis pendant la phase de validation, chaque réservation est donc recotée au moment de la confirmation :
Si le nouveau prix est inférieur à 10 % du prix validé, la réservation est confirmée.
Si le nouveau prix est supérieur de plus de 10 %, la réservation est renvoyée au responsable de la réservation pour acceptation et nouvelle validation, ou annulation, sans bloquer le reste du voyage.
Chaque voyageur disposant d'une réservation distincte, un échec reste limité à la réservation concernée. Toutes les autres réservations du voyage sont traitées normalement, et seule la réservation qui a échouée nécessite une nouvelle tentative.
Vous savez toujours pourquoi une réservation a échoué, par exemple une chambre qui n'est plus disponible ou un paiement refusé. Le responsable de la réservation décide de la marche à suivre : rechercher une alternative, laisser ce voyageur en attente, ou annuler et relancer une recherche.