Vérification et approbation des demandes de voyages

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En fonction des workflows définis dans votre entreprise, vous pouvez être désigné(e) comme responsable de la vérification et/ou responsable d’approbation pour les demandes de voyage soumises par vos collègues.

Dans ces cas, vous pourrez consulter et approuver les demandes de voyage des employés sur le portail Web Payhawk, l'application mobile Payhawk et l'application Voyages.

Vérification des demandes de voyage sur le portail Web

Pour vérifier une demande de voyage depuis le portail Web Payhawk :

  1. Sur le portail Web Payhawk, accédez à AI Office.

  2. Sous Conversations, ouvrez la conversation avec le Travel Agent concernant la demande de voyage.

  3. Cliquez sur Vérifier.

    Carte de demande de voyage dans la conversation avec le Travel Agent avec le récapitulatif du voyage, les vols, l'hôtel et l'allocation, et les boutons Vérifier et Refuser

Vérification des demandes de voyage sur l'application mobile

Pour vérifier une demande de voyage depuis l'application mobile Payhawk :

  1. Sur l'application mobile Payhawk, appuyez sur AI Office.

  2. Sous Voyages, sélectionnez la demande de voyage souhaitée en cliquant dessus.

  3. Appuyez sur Vérifier.

    Détails de la demande de voyage pour John, comprenant les informations sur les vols, l'hôtel et le budget.

Vérification des demandes de voyage sur l'application Voyages

En tant que responsable de la vérification dans les workflows de votre entreprise, vous pouvez vérifier et renvoyer les demandes de voyage à leurs propriétaires sur le portail Web Payhawk depuis l'application Voyages.

  1. Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'application Voyages.

  2. Accédez à l'onglet Vérifier.

  3. Sélectionnez la demande de voyage souhaitée en cliquant dessus.

  4. Cliquez sur le bouton Vérifier. La demande de voyage sera alors déplacée vers l'onglet Approuver.

Itinéraire pour un voyage à Londres comprenant les vols, les détails de l'hôtel et les indemnités de dépenses.

Approbation des demandes de voyage sur le portail Web

Pour approuver une demande de voyage depuis le portail Web Payhawk :

  1. Sur le portail Web Payhawk, accédez à AI Office.

  2. Sous Conversations, ouvrez la conversation avec le Travel Agent concernant la demande de voyage.

  3. Cliquez sur Approuver.

    AI Office avec la conversation du Travel Agent sur une demande de voyage ouverte, la carte de demande de voyage et les boutons Approuver et Refuser

Approbation des demandes de voyage sur l'application mobile

Pour approuver une demande de déplacement depuis l'application mobile Payhawk :

  1. Sur l'application mobile Payhawk, appuyez sur AI Office.

  2. Sous Voyages, sélectionnez la demande de voyage souhaitée en cliquant dessus.

  3. Appuyez sur Approuver.

    Résumé de la demande de voyage pour approbation, comprenant les détails du vol et de l'hôtel avec les coûts.

Approbation des demandes de voyage sur l'application Voyages

En tant que responsable d’approbation dans les workflows de votre entreprise, vous pouvez approuver et renvoyer les demandes de voyages à leurs propriétaires sur le portail Web Payhawk depuis l'application Voyages.

  1. Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'application Voyages.

  2. Accédez à l'onglet Approuver.

  3. Sélectionnez la demande de voyage souhaitée en cliquant dessus.

  4. Cliquez sur le bouton Approuver. La demande de voyage sera alors approuvée.

    Si vous êtes responsable d'approbation pour plusieurs voyageurs d'un même voyage de groupe, vous pouvez approuver leurs demandes ensemble depuis l'application Voyages, à l'aide du filtre d'équipe.

Demande de voyage ouverte depuis l'onglet Approuver de l'application Voyages avec le bouton Approuver, l'itinéraire et l'aperçu

Lorsqu'un voyage utilise le mode indemnité journalière, la demande de voyage affiche une ligne d'indemnité journalière à côté des montants du vol et de l'hôtel, à la place d'une allocation. L'indemnité journalière elle-même n'est pas signalée comme étant conforme ou non à la politique. L'approbation du voyage crée une dépense d'indemnité journalière au statut de brouillon pour le voyageur. Si le voyageur soumet ultérieurement une indemnité journalière supérieure au montant approuvé, une approbation distincte pour écart d'indemnité journalière vous est adressée avant le paiement.

Ressources utiles