Vous pouvez modifier ou annuler des réservations de vols et d'hôtels directement par l'intermédiaire du Travel AI Agent. L'AI Agent fait apparaître les conditions tarifaires en amont, calcule l'impact budgétaire en temps réel et gère les approbations en ligne, de sorte que vous sachiez exactement ce que coûte une modification avant de vous engager.
Comprendre les conditions tarifaires
Chaque réservation possède deux propriétés indépendantes qui déterminent les changements possibles :
Modifiable - Si la réservation peut être modifiée (date, heure ou itinéraire) sans être annulée. S'applique uniquement aux vols ; les hôtels ne peuvent pas être modifiés, mais seulement annulés.
Remboursable - Si l'annulation recrédite l'argent sur votre mode de paiement initial.
Un vol peut être modifiable mais non remboursable, ou non modifiable mais remboursable. Le Travel AI Agent affiche toujours les deux propriétés avant de vous présenter vos options.
Changement de vol
Si votre vol est modifiable, vous pouvez modifier la date, l'heure ou l'itinéraire (y compris un autre aéroport sur la même compagnie aérienne) sans annuler la réservation.
Changement sans coût ou générant un crédit - Ne nécessite pas d'approbation. Le Travel AI Agent confirme et procède à la modification.
Tout coût supplémentaire (frais de modification, différence de tarif, ou les deux) - Doit toujours être approuvé, même si le total reste dans les limites du budget initial du voyage. Le Travel AI Agent envoie une demande d'approbation indiquant la ventilation.
Lorsqu'un vol est modifiable, l'agent recommandera de le modifier sur place plutôt que de l'annuler et de le réserver à nouveau, car cela est plus simple et évite le risque de double dépense.
Si votre vol n'est pas modifiable, la seule option est d'annuler le vol et d'en réserver un autre.
Annulation d'un vol
Si votre vol est modifiable, le Travel AI Agent vous proposera de le modifier au lieu de l'annuler afin de vous éviter des frais inutiles.
Une annulation, quelle qu'elle soit, n'est jamais soumise à approbation.
Type de tarif | Ce qui se passe |
|---|---|
Remboursable | Vous recevrez un remboursement total ou partiel (moins une éventuelle pénalité d'annulation). Aucune approbation n'est nécessaire. |
Non remboursable | Le montant total est perdu. Aucun remboursement en espèces n'est effectué. La compagnie aérienne peut émettre des crédits aériens séparément, mais ceux-ci ne sont pas considérés comme un remboursement. Aucune autorisation n'est nécessaire, mais l'AI Agent vous avertira clairement avant de procéder. |
Annulation et nouvelle réservation d'un vol
Si vous annulez un vol et en réservez un autre, les conditions d'approbation dépendront de l'impact budgétaire total :
Pour les vols non remboursables, le coût initial est considéré comme dépensé. Le contrôle du budget tient compte à la fois du montant perdu et du nouveau coût de la réservation.
Les crédits des compagnies aériennes sont exclus du calcul des remboursements et ne réduisent pas l'impact budgétaire.
Le tableau suivant répertorie les paramètres par défaut de Payhawk pour l'approbation des réservations de vol en fonction de l'impact budgétaire.
Scénario | Approbation nécessaire |
|---|---|
Le nouveau coût du vol est conforme au budget approuvé pour le voyage 10 % de marge de manœuvre. | Non |
Le coût du nouveau vol dépasse le budget approuvé pour le voyage 10 % de marge de manœuvre. | Oui |
Annulation d'un hôtel
Les hôtels ne peuvent être qu'annulés et non modifiés. Les tarifs peuvent être entièrement remboursables, partiellement remboursables ou non remboursables. Les conditions de remboursement peuvent changer à l'approche de la date d'enregistrement, c'est pourquoi le Travel AI Agent se renseignera toujours sur les conditions d'annulation en vigueur plutôt que sur les conditions de réservation initiales.
Type de taux | Ce qui se passe |
|---|---|
Remboursement (total ou partiel) | Vous recevez un remboursement sur votre mode de paiement initial. Aucune approbation n'est nécessaire. |
Non remboursable | Le montant total est perdu. Aucune approbation n'est nécessaire, mais le Travel AI Agent vous préviendra avant de procéder. |
Annulation et nouvelle réservation d'un hôtel
En cas d'annulation et de nouvelle réservation d'un hôtel, les mêmes règles budgétaires s'appliquent que pour les vols. Pour les hôtels non remboursables, le coût initial et le coût de la nouvelle réservation sont tous deux comptabilisés dans le budget approuvé.
Le tableau suivant répertorie les paramètres par défaut de Payhawk pour l'approbation des changements de réservation d'hôtel en fonction de l'impact sur le budget.
Scénario | Approbation nécessaire |
|---|---|
Le nouveau coût de l'hôtel est conforme au budget approuvé pour le voyage 10 % de marge de manœuvre. | Non |
Les nouveaux frais d'hôtel dépassent le budget approuvé pour le voyage 10 % de marge de manœuvre. | Oui |
Annulation d'un voyage entier
Vous pouvez annuler toutes les réservations d'un voyage en une seule fois. Le Travel AI Agent recherche les conditions d'annulation en vigueur pour les vols et les hôtels séparément et présente le résultat par réservation.
Annuler seulement - Aucune approbation n'est nécessaire, quel que soit le type de tarif. Les remboursements applicables sont traités par élément.
Annulation et nouvelle réservation - L'AI Agent calcule le coût net (nouvelles réservations moins remboursements en espèces) par rapport au budget initial approuvé pour le voyage 10 %. Si le budget est respecté, aucune approbation n'est nécessaire. Si le budget est dépassé, une autorisation est nécessaire.
Référence rapide pour l'approbation
Le tableau suivant indique rapidement à quel moment vous devez obtenir une autorisation pour toute modification ou annulation de vol ou d'hôtel.
Action | Approbation nécessaire |
|---|---|
Annulation uniquement (tout type de tarif, toute composante) | Non |
Changement de vol (tout coût supplémentaire) | Oui |
Changement de vol (sans coût ou avec crédit) | Non |
Report de la réservation dans le cadre du budget approuvé 10 % | Non |
Report de la réservation au-delà du budget approuvé 10 % | Oui |
Notes sur la modification et l'annulation des réservations de voyage
Certaines réservations peuvent être annulées dans les 24 heures suivant le paiement et remboursées intégralement, quelles que soient les conditions tarifaires. L'AI Agent vérifie automatiquement ce point avant de proposer des conditions de remboursement.
Les compagnies aériennes peuvent accorder des crédits au lieu de remboursements en espèces pour les tarifs non remboursables. Ces crédits sont distincts des remboursements et ne sont pas pris en compte dans le calcul du budget pour la nouvelle réservation.
Les frais de modification des vols modifiables doivent toujours être approuvés car ils représentent de nouvelles dépenses, même si le coût total du voyage reste dans les limites du budget initial.
Le montant de votre voyage autorisé comprend une marge de 10 %. Les transferts compris dans cette marge n'entraînent pas de nouvelle autorisation.