Payhawk peut exporter vos transactions par carte vers Oracle NetSuite sous forme d'opérations de carte de crédit. Une opération de carte de crédit enregistre les dépenses par carte déjà réglées, ce qui permet de comptabiliser la dépense et le paiement en un seul enregistrement, sans passer par une facture fournisseur suivie d'un règlement.
Pour plus d'informations, consultez l'article sur les données exportées entre Oracle NetSuite et Payhawk.
Avant de commencer
Avant d'exporter des transactions par carte comme opérations de carte de crédit, assurez-vous que :
Votre compte Oracle NetSuite dispose d'au moins un compte du grand livre de type Carte de crédit. Un compte Autres passifs courants n'est pas compatible avec ce type d'enregistrement.
Votre rôle Oracle NetSuite dispose de l'autorisation Carte de crédit au niveau Complet. Les autorisations liées aux comptes fournisseurs utilisées pour les factures fournisseurs ne couvrent pas ce type d'enregistrement.
Configuration de l'exportation des opérations de carte de crédit
Lors de la connexion de Payhawk à Oracle NetSuite, sélectionnez le type d'enregistrement pour les dépenses par carte, ou modifiez-le ultérieurement dans les paramètres de l'intégration :
Dans le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Intégrations.
Dans l'intégration Oracle NetSuite, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Modifier la configuration.
Dans les paramètres d'exportation des dépenses par carte, sélectionnez Opérations de carte de crédit comme type d'enregistrement.
Sélectionnez le compte du grand livre de carte de crédit à débiter.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Comptabilisation des opérations de carte de crédit dans Oracle NetSuite
Payhawk exporte une transaction par carte comme opération de carte de crédit une fois la transaction réglée et la dépense révisée. Aucune écriture de paiement distincte n'est créée, car l'opération couvre à la fois la dépense et le paiement.
L'opération est comptabilisée dès qu'Oracle NetSuite l'enregistre. Oracle NetSuite effectue ensuite les opérations suivantes :
Débit du compte de dépense ou d'article du montant net.
Débit du compte de TVA ou de TPS sur achats du montant de la taxe.
Crédit du compte de carte de crédit du montant brut.
Le solde du compte de carte de crédit correspond à votre relevé de carte à partir de ce moment. Vous soldez le compte ultérieurement via le règlement du relevé lui-même, et non par un paiement de facture.
Une opération de carte de crédit comporte un champ Fournisseur, et vos dépenses par carte restent visibles dans les rapports de dépenses fournisseurs et d'achats. L'opération ne génère aucune écriture dans les comptes fournisseurs : elle n'apparaît donc pas dans le suivi des échéances fournisseurs, dans les campagnes de paiement, ni dans les prévisions de trésorerie fondées sur les comptes fournisseurs.
Données exportées
Payhawk exporte les données suivantes vers une opération de carte de crédit :
Fournisseur
Catégorie, associée au plan comptable Oracle NetSuite
Date du document
Période de service, affichée comme période de comptabilisation dans Oracle NetSuite
Note, affichée dans le champ Mémo
Image du document
Montant, hors taxe
Devise et Taux de change
Taux de TVA
Classifications, incluant les départements, classes, sites et segments personnalisés
Les opérations de carte de crédit ne comportent pas de Date d'échéance, de Date de début d'amortissement, de Date de fin d'amortissement, ni de liens vers des bons de commande : Payhawk les ignore donc.
Remarques sur l'exportation des opérations de carte de crédit
Si vous faites passer les dépenses par carte de Payhawk d'un compte bancaire à un compte du grand livre de carte de crédit, effectuez ce changement en fin de mois. Cela permet de maintenir le solde du compte de carte de crédit en cohérence avec votre relevé de carte et d'éviter des enregistrements mixtes au sein d'une même période comptable.
Une opération de carte de crédit comptabilise la dépense directement sur le compte du grand livre de carte de crédit : il n'existe donc aucun compte fournisseur ouvert auquel associer un paiement.