Cet article fournit des réponses aux questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant les différents types de dépenses dans Payhawk.
Puis-je effectuer des remboursements auprès d'entités américaines sans ligne de crédit si je n'utilise pas de cartes ?
Oui, si votre entité américaine choisit de ne pas utiliser de cartes d'entreprise, les remboursements peuvent toujours être traités, mais il y a quelques conditions à remplir pour activer cette fonctionnalité. Pour rembourser vos employés américains par l'intermédiaire de votre entité américaine, vous devez suivre une procédure KYC simple et mettre en place une ligne de crédit de 1 USD. Les fonds pour de tels remboursements sont retirés directement de votre compte bancaire américain existant plutôt que de votre compte Payhawk.
Pourquoi Payhawk génère-t-il des factures par réservation de voyage au lieu de factures mensuelles consolidées ?
Payhawk génère des factures individuelles par réservation de voyage plutôt que des factures consolidées mensuelles, car cette approche offre un meilleur contrôle et une meilleure visibilité financière. Ainsi, les équipes financières gagnent à la fois en contrôle et en efficacité – des données en temps réel pour une meilleure prise de décision, sans la charge administrative.
Le tableau ci-dessous résume les caractéristiques de l'approche des factures par réservation et de l'approche des factures centralisées.
Caractéristiques de l'approche de la facturation par réservation | Caractéristiques de l'approche des factures centralisées |
|---|---|
Les équipes financières voient les dépenses de voyage dès qu'elles se produisent. Il leur est plus facile de suivre les budgets et de repérer rapidement les cas de non-conformité. | Les équipes financières ne voient la véritable image des dépenses qu'après le relevé mensuel. Il leur est plus difficile de prévoir les flux de trésorerie en milieu de mois. |
Les factures peuvent être automatiquement identifiées par centre de coûts, département ou projet au moment de la comptabilisation. | Le rattachement des trajets individuels aux départements, centres de coûts ou projets nécessite une ventilation interne après l’application du forfait mensuel. Sans une collecte de données rigoureuse, ce processus devient manuel et complexe. |
Les dirigeants ne sont pas pris au dépourvu en fin de mois par une importante facture consolidée. | Si la politique est ignorée pendant le mois, les équipes financières ne peuvent intervenir qu’a posteriori ; à ce stade, des dérives de dépenses ont déjà eu lieu. |