Cet article répertorie certaines des questions fréquemment posées (FAQ) et des solutions à certains cas particuliers liés à l'intégration entre le système Payhawk et le logiciel de comptabilité Exact Online.
Puis-je utiliser l'intégration Payhawk-Exact Online pour des entités situées dans différents pays ?
Oui, l'intégration Payhawk-Exact Online fonctionne en toute simplicité dans toutes les zones géographiques, y compris pour les entités basées au Royaume-Uni, aux Pays-Bas, en Belgique, au Luxembourg, en Espagne et en Allemagne. Il n'y a pas de différence de fonctionnalité entre les environnements Exact Online des différents pays.
Qu'en est-il s'il existe une différence entre les montants du journal des achats et du journal bancaire dans Exact Online ?
Si un achat est effectué en devise étrangère et que le montant du journal des achats est différent du montant du journal bancaire dans Exact Online, cela est généralement dû à une différence de gain/perte de change en raison des différents taux de change – celui du jour et celui du fournisseur de paiement. En général, cette différence est comptabilisée comme une entrée supplémentaire de gain/perte de change. Pour plus d'informations, découvrez comment Exact Online effectue la réévaluation des devises.
Pourquoi les factures dans différentes devises liées à des paiements par carte en USD, correctement converties dans Payhawk, apparaissent‑elles comme éléments ouverts dans les comptes fournisseurs d’Exact Online au lieu d’être rapprochées du montant du retrait de carte ?
Ce problème provient d’un décalage temporel lors des exportations asynchrones : les factures et les débits de carte sont exportés séparément. Par conséquent, les transactions ne sont pas automatiquement rapprochées dans Exact Online et apparaissent comme éléments ouverts dans les comptes fournisseurs. Pour plus d’informations sur la gestion des écarts de change (gain ou perte) dans Exact Online, veuillez consulter la documentation d’assistance correspondante fournie par Exact Online.
Comment gérer les frais de service et les pourboires manuscrits pour les transactions américaines dans Payhawk ?
Lors du traitement de transactions américaines incluant des frais de service, tels qu'une charge de service de 10 %, ou des pourboires manuscrits, vous disposez de deux options pour gérer l'écart entre le sous-total du reçu et le montant final débité sur la carte :
Diviser la dépense dans Payhawk – Par exemple, si votre transaction par carte est de 1 000 USD, mais que le reçu indique 900 USD pour le repas avec un pourboire ou des frais de service manuscrits de 100 USD, vous pouvez diviser la dépense en deux dans Payhawk. Par conséquent, des lignes distinctes seront créées dans Exact Online.
Soumettre le montant total – Vous pouvez soumettre le montant total de 1000 USD, sans le diviser. Cependant, le système OCR de Payhawk peut signaler l'écart entre le sous-total du reçu et le montant final de la transaction. Bien que le système OCR puisse lire l'écriture manuscrite, il surveille toujours les différences entre les montants documentés et facturés.