Cet article répertorie certaines des questions fréquemment posées (FAQ) et des solutions à des cas particuliers liés à l’intégration entre le système Payhawk et le logiciel de comptabilité Xero.
Le nom du titulaire de la carte est-il exporté vers Xero lorsqu’une dépense comporte des éléments répartis ?
Oui. Lorsque des dépenses de carte sont exportées vers Xero, l’intégration permet d’inclure le nom du titulaire sur chaque ligne, même lorsque la dépense est ventilée en plusieurs éléments.
Pourquoi les dépenses ne sont-elles parfois pas exportées immédiatement vers Xero après leur validation ? Quel est le délai moyen d’exportation ?
L’exportation vers Xero a généralement lieu très rapidement après la validation d’une dépense. Toutefois, le délai exact dépend du nombre de dépenses à exporter et des limites de l’API de Xero. Xero applique des limites journalières et horaires : lorsqu’elles sont atteintes, les dépenses sont mises en file d’attente et exportées dès que la capacité est à nouveau disponible.
Toutes les dépenses validées sont finalement exportées vers Xero. Si une exportation échoue, la dépense revient dans l’onglet À vérifier, garantissant qu’aucune dépense ne reste bloquée ou non exportée.
Comment les paiements externes, marqués comme payés dans Payhawk, sont‑ils rapprochés avec les flux bancaires dans Xero pour les factures ?
Lorsque des paiements externes sont marqués comme payés dans Payhawk, le statut de paiement est enregistré dans le système. Pour les rapprocher dans Xero, les utilisateurs peuvent exporter un fichier de paiement depuis Payhawk et le télécharger dans Xero. Les transactions apparaîtront ainsi dans Xero et pourront être associées aux écritures des flux bancaires correspondants, ce qui termine le processus de rapprochement.
Comment Payhawk gère-t-il les remboursements et les annulations de cartes dans Xero?
Lorsqu'un remboursement a lieu, Payhawk publie automatiquement une note de crédit dans Xero et traite le remboursement directement dans Xero.
Payhawk peut-il lire la période de service sur les factures?
La technologie OCR de Payhawk peut extraire diverses données des factures. Cependant, Xero lui-même ne prend pas en charge nativement la distinction entre la date de la facture et la date de comptabilisation, la période de service étant par défaut la date de la facture, sauf si elle est modifiée manuellement.
Comment les employés doivent‑ils gérer les retraits aux distributeurs Payhawk et les dépenses en espèces afin d’assurer une bonne réconciliation dans Xero ?
La bonne approche consiste à diviser chaque retrait au distributeur en plusieurs dépenses, chacune correspondant à un paiement en espèces spécifique. Les employés doivent soumettre chacune de ces dépenses séparément en tant que dépenses en espèces de l’entreprise et les relier au retrait original. Cette méthode garantit une réconciliation précise dans Xero, assure la transparence entre le retrait effectué avec la carte Payhawk et les dépenses déclarées, et maintient une comptabilité correctement alignée.