Si vos auditeurs ont besoin d'obtenir une confirmation des fonds que votre entreprise détient auprès de Payhawk, vous pouvez demander une lettre de confirmation d'audit dans le portail web. Le solde disponible de chaque compte ouvert de votre entité à la date choisie est indiqué sur ce document. Payhawk vous l'envoie par e-mail au format PDF, généralement en quelques minutes.
Si vos auditeurs ont besoin d'une lettre dans un format particulier, contactez le support Payhawk par e-mail.
Vous pouvez demander une lettre si votre rôle dispose de l'autorisation Consulter les fonds de l'entreprise. Les administrateurs et les auditeurs Payhawk disposent de cette autorisation par défaut.
Chaque lettre concerne une seule entité. Si votre entreprise en compte plusieurs, faites une demande depuis la page Fonds de chaque entité.
La lettre confirme les soldes à 23 h 59 UTC à la date choisie. Les fonds réservés sont exclus.
Demande d'une lettre de confirmation d'audit dans Payhawk
Pour demander une lettre de confirmation d'audit :
Dans le portail Web Payhawk, ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Fonds.
Ouvrez le menu à trois points, puis sélectionnez Lettres de confirmation d'audit.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Demander une lettre.
Sous Solde au, choisissez la date à laquelle le solde doit être confirmé. Vous pouvez sélectionner une date allant jusqu'à la veille du jour de la demande. Par défaut, le dernier jour du mois précédent est sélectionné.
Cliquez sur Demander une lettre.
Votre demande apparaît en haut de la liste avec le statut En cours. Une fois la lettre prête, Payhawk vous l'envoie par e-mail en pièce jointe au format PDF. La demande affiche alors Envoyé par e-mail à, suivi de votre adresse e-mail.
Réception de votre lettre
Payhawk envoie la lettre par e-mail à la personne qui en a fait la demande. L'objet du message est Votre lettre de confirmation de solde à des fins d'audit est prête. Le PDF joint peut ensuite être transmis à vos auditeurs.
La lettre comprend :
La date d'émission et la date à laquelle les soldes sont confirmés.
Le numéro de chaque compte ouvert de votre entité, l'établissement financier qui le détient, sa devise et son solde disponible.
La limite de crédit approuvée, le solde disponible et le montant dû si votre entité dispose d'une ligne de crédit auprès de Payhawk.
Vos comptes peuvent être détenus par plusieurs établissements financiers partenaires de Payhawk. Dans ce cas, la lettre comporte une page distincte pour chaque établissement. Chaque page est signée au nom de l'établissement concerné.
Suivi de vos demandes
Pour consulter vos demandes précédentes :
Connectez-vous au portail web Payhawk.
Ouvrez le sélecteur d'applications en haut à gauche et accédez à Fonds.
Ouvrez le menu à trois points, puis sélectionnez Lettres de confirmation d'audit. La liste présente toutes les lettres demandées pour votre entité, de la plus récente à la plus ancienne. Toutes les personnes autorisées à consulter les fonds de votre entreprise voient la même liste.
Pour chaque demande, vous pouvez consulter l'identité de la personne à l'origine de la demande, la date de référence des soldes, la date de la demande et son statut :
En cours : Payhawk prépare la lettre. Elle sera normalement prête dans quelques minutes.
Envoyé par e-mail à : Payhawk a envoyé la lettre à l'adresse e-mail indiquée.
Rejeté : Payhawk n'a pas pu émettre la lettre. Contactez le support Payhawk pour obtenir de l'aide.
Remarques sur les lettres de confirmation d'audit
Seule la personne qui a demandé la lettre la reçoit.
Payhawk effectue parfois une vérification supplémentaire avant d'envoyer une lettre. Dans ce cas, le statut reste En cours un peu plus longtemps. Vous n'avez aucune démarche à faire : Payhawk vous envoie la lettre par e-mail dès qu'elle est prête.
La lettre indique uniquement les soldes disponibles. Les comptes clôturés en sont exclus.
Si vous ne trouvez pas l'e-mail contenant la lettre, vérifiez votre dossier de courrier indésirable ou spam.
Ressources utiles