Les Payhawk AI Agents vous permettent d'effectuer des tâches courantes et d'obtenir des informations en interagissant avec eux comme avec des assistants IA, sans avoir à tout faire manuellement.
Que vous souhaitiez soumettre des dépenses, réserver des voyages, gérer des cartes d'entreprise ou effectuer des demandes d'achats, vous pouvez interagir avec les AI Agents via Slack, MS Teams (actuellement pris en charge par le Financial Controller AI Agent uniquement), le portail Web ou l'application mobile pour accomplir vos tâches plus efficacement.
Les AI Agents, notamment les Financial Controller, Implementation, Payments, Procurement, et Travel agents, prennent en charge diverses tâches via des interactions par messagerie. Ces fonctionnalités sont organisées en compétences et en playbooks.
Compétences
Les compétences sont des tâches en une seule étape qui représentent les capacités natives d'un AI Agent. Parmi les exemples figurent la soumission d'une dépense, la soumission d'une note de frais, le blocage d'une carte ou la consultation d'un bon de commande.
Chaque agent dispose d'un ensemble de compétences, mais vous n'avez pas besoin de savoir quel agent est responsable de quelle tâche. Si votre demande nécessite une compétence appartenant à un autre agent, Payhawk la redirige vers cet agent et l'exécute en conséquence.
Playbooks
Les playbooks sont des procédures financières complètes et en plusieurs étapes, telles que la clôture de fin de mois. Vous pouvez les considérer comme des recettes : un playbook exécute une séquence de compétences dans le même ordre à chaque fois pour atteindre un résultat défini. Les playbooks couvrent des procédures structurées comme la clôture de fin de mois, ainsi que des tâches plus longues telles que la réservation d'un vol ou d'un hôtel.
Payhawk propose des playbooks par défaut (intégrés), tels que le playbook Vérifier la couverture du prochain cycle de paiement, qui surveille la disponibilité des devises pour les virements à venir, ou le rapprochement à trois voies, qui compare les montants commandés, reçus et facturés afin d'identifier les écarts et de récupérer les documents manquants avant le paiement.
Chaque playbook est géré par un agent, en fonction des tâches qu'il effectue. Le même mécanisme de routage que pour les compétences s'applique : vous pouvez demander à n'importe quel agent d'exécuter n'importe quel playbook.
Playbooks personnalisés
Vous pouvez créer vos propres playbooks. Vous en créez un nouveau via le chat, et il peut s'appuyer sur des compétences existantes et des playbooks intégrés. Par exemple, vous pouvez ajouter des étapes à la clôture de fin de mois standard. Les playbooks personnalisés s'appuient sur les données et les fonctionnalités de la plateforme déjà disponibles pour votre entreprise.
Autorisations et accès
L'accès aux compétences et aux playbooks repose sur les rôles, ce qui signifie que vous voyez et déclenchez uniquement les actions correspondant à votre rôle. La plupart des playbooks sont conçus pour les rôles comptable Payhawk et administrateur Payhawk, tandis que le rôle employé Payhawk donne accès à un ensemble plus restreint.
Rechercher et exécuter des compétences et des playbooks
Dans le portail Web et l'application mobile, vous pouvez filtrer les compétences et les playbooks par domaine, agent et type. Vous pouvez exécuter des playbooks sur toutes les entités de votre organisation. Lorsque vous ouvrez un playbook, la plateforme en liste les étapes pour que vous puissiez les réviser avant son exécution.
La plateforme conserve l'ensemble des interactions et des actions. Aucun historique n'est supprimé, ce qui vous permet de consulter les exécutions passées à tout moment.
Points d'entrée
Vous pouvez exploiter vos données et accomplir vos tâches soit en utilisant les compétences et les playbooks des AI Agents, soit en connectant votre assistant IA au MCP et en utilisant les playbooks depuis cet environnement.
Les deux points d'entrée produisent des résultats identiques, permettant aux utilisateurs de choisir la méthode qui correspond le mieux à leur processus de travail :
Utilisez les AI Agents si vous travaillez principalement dans le portail Web de Payhawk.
Utilisez le MCP si vous accédez et interrogez principalement les données de la plateforme via des assistants IA externes.
Interaction
Pour effectuer une tâche, il vous suffit d'exprimer votre demande ou de poser une question. Les AI Agents identifient la compétence ou le playbook approprié et déclenchent l'action correspondante. Pour obtenir des informations détaillées sur des fonctionnalités spécifiques, les utilisateurs peuvent interroger les agents directement.
Aperçu des capacités des Agents
Le tableau suivant présente un résumé des fonctionnalités de chaque AI Agent, offrant un aperçu général de ses capacités.
AI Agent | Ce que les AI Agents peuvent accomplir pour vous |
|---|---|
Il gère l'ensemble du cycle de vie des dépenses : soumission des dépenses, téléchargement et rapprochement des justificatifs, récupération des factures des fournisseurs, ainsi que le suivi ou l'annulation de vos propres dépenses. En tant que responsable de la vérification ou de la validation, gérez votre file d'attente, approuvez, rejetez ou renvoyez des dépenses (individuellement ou en masse), et reclassifiez les catégories, la fiscalité et les champs à grande échelle. Il gère également vos clôtures, exportations, éléments non exportés et en échec, Budgets, relances de dépenses avec un calendrier de rappels personnalisable, et vous fournit des rapports, des révisions d'anomalies et une piste d'audit complète. | |
Il guide les administrateurs Payhwak pas à pas lors de la configuration. Il élabore un plan de déploiement personnalisé, affiche toujours la prochaine étape disponible et gère les blocages en arrière-plan. Il vous accompagne dans la connexion de votre système de comptabilité ou système ERP, le mappage des comptes, la création de workflows d'approbation, l'émission de cartes et l'alimentation de votre compte, puis vérifie que tout fonctionne correctement afin que vous effectuiez votre première dépense en quelques jours. | |
Gérez vos cartes, fonds et finances d'entreprise en un seul endroit : consultez vos cartes et dépenses, bloquez, débloquez ou clôturez une carte, demandez une nouvelle carte, des fonds supplémentaires ou des liquidités, et gérez les réclamations, les notes de kilométrage et les indemnités. Il vous fournit la position de trésorerie, la visibilité sur la durée de vie des fonds et la couverture des virements sur l'ensemble des devises et entités, répond à vos questions sur les dépenses, factures, abonnements et opérations de change, et tient vos équipes informées grâce à des alertes sur les refus, réclamations et soldes faibles. | |
Il crée et suit les demandes d'achat de bout en bout : transformez un besoin formulé en langage courant en une demande du bon type, préremplissez-la à partir d'un devis ou d'un lien, et suivez son avancement. Les responsables de la validation peuvent approuver, rejeter, retourner, modifier ou commenter une demande, effectuer un rapprochement à trois voies, et enregistrer les reçus et factures. Il gère également la gestion des fournisseurs, les budgets et les engagements, et répond aux questions sur les dépenses fournisseurs et les demandes. | |
Il planifie et réserve les voyages d'affaires de bout en bout : recherchez et comparez des vols et hôtels conformes à la politique de l'entreprise, sélectionnez les tarifs et les chambres, et effectuez la réservation sur la bonne entité et la bonne carte. Consultez, modifiez ou annulez des voyages, réservez pour des collègues, des groupes ou des itinéraires avec plusieurs destinations, et lancez l'enregistrement automatique. Les responsables de la validation peuvent réviser les demandes et prendre une décision, et l'agent gère les remboursements, les nouvelles réservations, les programmes de fidélité, les indemnités journalières et les documents de voyage. | |
Tous les Payhawk AI Agents | Chaque agent peut expliquer le fonctionnement de Payhawk pour votre configuration. Tous les agents (à l'exception du Payments AI Agent) peuvent également rechercher des personnes et ce qu'elles détiennent, afficher les équipes et définir un délégué en cas d'absence. |
La liste détaillée des compétences et des playbooks pris en charge par chaque agent est disponible dans la documentation de chaque agent :