À des occasions particulières, Payhawk envoie des notifications par e-mail et sur le téléphone portable. Cela vous permet de suivre vos dépenses d’entreprise et vos demandes d’approbation.
Notifications au niveau de la plateforme
Les notifications sont conçues pour garantir l'efficacité des actions telles que les soumissions et les approbations de dépenses, adaptées aux différents rôles, et notamment aux utilisateurs, aux approbateurs et aux administrateurs de Payhawk.
Par exemple, Payhawk informe les employés lorsqu'ils doivent soumettre une dépense ou les responsables doivent être au courant de leurs demandes en attente.
Le tableau suivant résume les types de notification et leurs détails.
À propos de | Objet | Occurrence | Moyen | Destinataires |
Dépenses retournées | Informer un employé que sa dépense lui a été retournée pour complément d'information. | En cas de retour de la dépense | Téléphone portable et e-mail | Tous |
Dépenses refusées | Informer les employés que leurs dépenses ont été refusées. | En cas de refus de la dépense | Tous | |
Nouvelles demandes de fonds, de cartes et de bons de commande pour approbation | Pour notifier qu'une demande a été soumise. | En temps réel | Téléphone portable | Approbateurs (sur la base des workflows d'approbation définis) |
Demandes de fonds et de bons de commande pour approbation | Pour rappeler qu'une demande soumise est toujours en attente d'approbation. | Si aucune action n'est entreprise sur la demande dans les 15 minutes suivant sa soumission. | Approbateurs (sur la base des workflows d'approbation définis) | |
Dépenses et demandes d'approbation | Pour rappeler aux responsables d'approbation toutes les dépenses et demandes qu'ils doivent approuver. | Une fois par jour, uniquement lorsque l'approbateur a des dépenses, des factures ou des bons de commande en attente de son approbation. L'heure exacte varie. | Approbateurs (sur la base des workflows d'approbation définis) | |
Dépenses avec soumission de documents en attente | Informer les employés de la réussite d'une transaction par carte et leur rappeler de présenter un reçu. | Temps réel | Téléphone portable | Tous |
Dépenses en attente de saisie | Rappeler aux employés toutes leurs dépenses qui n'ont pas été soumises | Chaque lundi à 7 heures GMT | Tous | |
Employés ayant des dépenses en attente de saisie | Fournir un résumé du nombre de dépenses non soumises, et par quels employés. | Chaque lundi à 16 heures GMT | Administrateurs et comptables |
Les approbateurs qui ont désactivé les notifications par e-mail, ou dont l'utilisateur n'est pas actif, ne reçoivent pas le rappel d'approbation quotidien. Les dépenses et les demandes qui n'ont pas encore été soumises ne sont pas incluses.
Reconnaître les notifications Payhawk authentiques
Tous les e-mails de notification Payhawk proviennent de l'adresse e-mail no-reply@payhawk.com. Des fraudeurs peuvent envoyer, depuis des adresses extérieures au domaine payhawk.com, des e-mails qui imitent l'apparence des notifications Payhawk, par exemple des rappels concernant des dépenses ou des demandes en attente de votre approbation.
Avant de donner suite à un e-mail concernant des actions en attente :
Vérifiez l'adresse e-mail complète de l'expéditeur, et pas seulement son nom. L'adresse doit être
no-reply@payhawk.com.Au lieu de cliquer sur les liens de l'e-mail, ouvrez directement le portail Web Payhawk ou l'application mobile Payhawk. Sur le portail Web, accédez à Boîte de réception > Demandes m'étant adressées > En attente. Dans l'application mobile, accédez à Boîte de réception > Demandes > En attente.
Si vous ne voyez pas les actions en attente mentionnées dans l'e-mail dans votre boîte de réception Payhawk, ne cliquez sur aucun lien de l'e-mail, n'y répondez pas et contactez l'assistance Payhawk par chat.
Rappels de l'agent IA Contrôleur financier
Si votre entreprise a activé l'Agent IA Financial Controller, les collaborateurs et les approbateurs reçoivent également des rappels consolidés via le portail Web Payhawk, l'application mobile et Slack (si connecté). Ces rappels regroupent toutes les dépenses en attente dans un seul message et suivent un calendrier de relance personnalisable défini par un administrateur Payhawk.
Les rappels de l'agent IA fonctionnent en complément des notifications standard de la plateforme répertoriées ci-dessus ; ils ne les remplacent pas. Pour plus de détails, consultez l'article sur le fonctionnement du calendrier de rappels de l'agent IA.