Je moet weten of het saldo op je Payhawk-valutarekeningen voldoende is voor de ingestelde kaartlimieten van je medewerkers en de geplande factuurbetalingen aan je leveranciers.
Onvoldoende saldo op de hoofdrekening van het bedrijf kan gevolgen hebben voor alle kaarten die eraan gekoppeld zijn: ze kunnen pas weer worden gebruikt als de rekening is aangevuld.
Beschikbaar saldo controleren voor maandelijkse kaartlimieten
Nadat de kaarten voor je medewerkers zijn uitgegeven en de maandelijkse kaartlimieten zijn ingesteld, kun je controleren of het beschikbare geld op je Payhawk-rekening voldoende is voor alle kaartlimieten.
Alle kaarten van je bedrijf besteden uit hetzelfde saldo op de Payhawk-rekening van je bedrijf, dus je hoeft niet per kaart apart geld toe te voegen. Elke kaart kan uitgeven tot het eigen beschikbare bedrag.
Ook als een kaart een hoge bestedingslimiet heeft, wordt het bedrag dat echt kan worden uitgegeven bepaald door het beschikbare saldo op de financieringsrekening. Als de kaartlimiet bijvoorbeeld USD 5.000 is, maar de financieringsrekening maar USD 587,33 bevat, kan de kaarthouder maximaal USD 587,33 uitgeven.
Log in op het Payhawk-webportaal.
Open de app-switcher linksboven en ga naar Kaarten.
Controleer in de lijst met kaarthouders of er rode bedragen staan. Rode bedragen geven aan dat het beschikbare geld op je Payhawk-rekening niet voldoende is voor deze maandelijkse kaartlimiet.
Los dit op een van de volgende manieren op:
Verlaag de maandelijkse limiet van de kaart. Dit is geschikt als de kaarthouder de kaart tot het einde van de maand of tot de volgende keer dat je geld op je Payhawk-rekening wilt storten niet gebruikt.
Stort geld op je Payhawk-rekening. Dit wordt aanbevolen als de kaarthouder tot het einde van de maand of tot de volgende keer dat je geld op je Payhawk-rekening wilt storten zakelijke uitgaven betaalt.
Beschikbaar saldo controleren voor geplande betalingen en abonnementen
Zo controleer je of het saldo op je Payhawk-valutarekeningen voldoende is voor de komende geplande betalingen en abonnementen:
Open de app-switcher linksboven en ga naar Fondsen.
Selecteer de gewenste valutarekening door erop te klikken.
Selecteer in de kalender de periode waarvoor je het beschikbare saldo wilt controleren.
In het scherm dat wordt geladen:
Het bedrag Beschikbaar is het geld dat op dit moment op je Payhawk-valutarekening beschikbaar is.
Als er betalingen voor deze Payhawk-valutarekening aankomen, klik je op de sectie Aankomende betalingen om de geplande betalingen en verschuldigde abonnementen voor de geselecteerde periode te bekijken.
De sectie Veilig uit te geven toont het geld dat je echt kunt uitgeven: het beschikbare saldo min de aankomende betalingen.
Als het saldo niet voldoende is voor de aankomende betalingen in de geselecteerde periode, toont het systeem een waarschuwing wanneer je de rekening opent.
Als een recente storting nog niet in het rekeningsaldo zichtbaar is, moet je wachten tot die is verwerkt voordat je een betaling opnieuw probeert.
E-mailmeldingen instellen bij laag saldo
Je kunt het systeem automatisch e-mailmeldingen laten sturen als het beschikbare saldo op je valutarekening onder een door jou ingestelde drempel komt.
Open de app-switcher linksboven, ga naar Fondsen en selecteer de gewenste rekening door erop te klikken.
Zet op het tabblad Instellingen de schakelaar E-mailmelding aan en stel de drempel in.
De e-mailmeldingen bij laag saldo worden naar alle Payhawk-beheerders van je bedrijf gestuurd.
Handige bronnen