Door aanvraagtypen aan te maken en te configureren, kun je zelf instellen hoe aanvragen worden ingediend, beoordeeld en goedgekeurd op basis van de vereisten van je bedrijf.
Door specifieke aanvraagtypen, velden en workflows te configureren, kun je gestandaardiseerde informatie verzamelen, je eigen goedkeuringsworkflows maken en meer zichtbaarheid en controle krijgen over de bedrijfsuitgaven.
Aanvraagtypen aanmaken
In het Payhawk-webportaal kun je een nieuw aanvraagtype aanmaken:
Ga naar instellingen > aanvragen.
Klik onder typen op type toevoegen.
Vul in het dialoogvenster dat verschijnt gegevens in zoals de naam en de beschrijving, en eventueel een hint. De velden naam en betaalmethoden zijn verplicht voor het aanmaken van het aanvraagtype.
Voer in het veld betaalmethoden de betalingsmethode in die door het systeem wordt geaccepteerd voor het aanvraagtype.
Onder kaartuitgave kunnen medewerkers een kaart die al op hun naam is uitgegeven of een kaart voor eenmalig gebruik die op hun naam wordt uitgegeven selecteren na goedkeuring van de aanvraag. Als ze een bestaande kaart selecteren, wordt deze automatisch opgewaardeerd met het gevraagde bedrag na goedkeuring van de aanvraag. In dat geval kunnen ze de aanvraag alleen koppelen aan kaartuitgaven.
Onder rekening kunnen medewerkers bankoverschrijvingen selecteren als betaalmiddel dat aanvraagtype. In dergelijke gevallen kunnen ze die aanvraag alleen koppelen aan uitgaven op rekening.
Medewerkers kunnen de optie geen betaling nodig selecteren als betalingsmethode voor aanvragen wanneer de gevraagde goederen al zijn aangeschaft of ter plaatse beschikbaar zijn.
Als je twee of meer betaalmethoden hebt geselecteerd, wordt het bestand met de standaardbetaalmethode geladen. Standaard is de betaalmethode voor aanvragen ingesteld op kaartuitgave. Je kunt deze echter instellen op een van de andere gedefinieerde betaalmethoden of op geen.
Klik op type toevoegen.
De ingebouwde velden van aanvragen configureren
De standaardvelden van een aanvraagtype kunnen op verschillende niveaus worden bewerkt, afhankelijk van hun functie. De beschrijving van de aanvraag is bijvoorbeeld het enige verplichte veld dat alle aanvragers moeten invullen om een aanvraag op te stellen, en kan daarom niet worden gewijzigd:
Beschrijving - Aanvragers moeten een reden of beschrijving voor de aanvraag opgeven. Aangezien het systeem vertrouwt op de beschrijving om de aanvraag aan te maken, is dit veld verplicht voor aanvragers en kan het niet worden gewijzigd. Als er rollen zijn die het aanvraagveld niet kunnen zien, worden deze ook weergegeven.
Document - Je kunt instellen of het uploaden van een document met betrekking tot de aanvraag vereist is voor indiening of beoordeling. De andere velden, zoals de schakelaar inschakelen/uitschakelen en de instellingen wat betreft zichtbaarheid , kunnen niet worden gewijzigd.
Herhaling,leverancier, en speciale instructies
Je kunt de opties voor medewerkers in- en uitschakelen om aan te geven of wat ze nodig hebben periodiek of eenmalig zal voorkomen, om de leverancier voor de aanvraag in te vullen eventuele instructies voor de leverancier toe te voegen, zoals bijzonderheden over de levering of verpakkingsvereisten.
Je kunt de zichtbaarheidsinstellingen van de aanvraagvelden bewerken en bepalen welke rollen ze kunnen zien. Payhawk Accountants en Beheerders binnen jouw bedrijf zijn standaard inbegrepen en kunnen deze velden altijd bekijken. Als er rollen zijn die het aanvraagveld niet kunnen zien, worden deze ook weergegeven.
Je kunt ook aangeven of de gegevens vereist zijnvoor indiening (de aanvrager moet de gegevens in het veld invullen) of voor beoordeling (de beoordelaar moet de gegevens in het veld invullen).
Herhaling kan niet worden ingesteld zoals vereist.
Betaalmethode
Hier kun je zien welke typen onkosten je medewerkers mogen selecteren wanneer ze een aanvraag van dat type aanmaken, zoals rekening, kaart of geen betaling, en of ze een kaart voor eenmalig gebruik mogen aanvragen speciaal voor de aanvraag of dat ze de kaarten moeten gebruiken die al aan hen zijn toegewezen. Deze instellingen kunnen echter worden gewijzigd vanuit de app workflows. Klik desgewenst op naar workflow.
Je kunt de optie inschakelen dat medewerkers dit veld zien wanneer ze aanvragen van dit type aanmaken.
Je kunt de zichtbaarheidsinstellingen van de aanvraagvelden bewerken en bepalen welke rollen ze kunnen zien. Payhawk Accountants en Beheerders binnen jouw bedrijf zijn standaard inbegrepen en kunnen deze velden altijd bekijken. Als er rollen zijn die het aanvraagveld niet kunnen zien, worden deze ook weergegeven.
Je kunt ook aangeven of de gegevens vereist zijnvoor indiening (de aanvrager moet de gegevens in het veld invullen) of voor beoordeling (de beoordelaar moet de gegevens in het veld invullen).
Zo stel je de standaardvelden voor het aanvraagtype in:
Navigeer naar het aanvraagtype vanuit instellingen > aanvragen > typen.
Selecteer het gewenste veld van dat aanvraagtype.
Wijzig de gewenste opties.
Klik op opslaan.
De aangepaste velden van aanvragen configureren
Zo definieer je de velden waarin extra informatie over de aanvraag wordt verzameld:
Navigeer naar het aanvraagtype.
Ga naar velden > aanvullende informatie en klik op veld toevoegen.
Selecteer de manier waarop je wilt dat de aanvrager de gegevens aanlevert door de vorm te selecteren waarin medewerkers de vereiste gegevens moeten aanleveren. Je kunt kiezen uit uitklapmenu, datum, eenregelige tekst, meerregelige tekst, meerkeuze, ja/nee, en bestand uploaden.
Als je aanvragers wilt laten kiezen uit een vooraf gedefinieerde reeks waarden, selecteer je uitklapmenu.
Als je een van de velden van een aangepaste aanvraag wilt uitschakelen, klik je op het menu (de drie stippen) en selecteer je uitschakelen. Om het weer in te schakelen, doe je hetzelfde en klik je op inschakelen. Als je een veld voor een aangepaste aanvraag wilt verwijderen, klik je op de drie stippen en selecteer je verwijderen.
Velden voor categorisatie van onkosten-item koppelen aan aanvragen
Je kunt elk van de aangepaste onkostenvelden die zijn gedefinieerd voor je bedrijf koppelen aan het aanvraagtype in het gedeelte Categorisatie van de instellingen voor het aanvraagtype:
Navigeer naar het aanvraagtype.
Klik in categorisatie op de knop veld toevoegen.
In het dialoogvenster dat verschijnt, selecteer je het aangepaste veld. Als je een nieuw veld wilt definiëren, kun je klikken op Ga naar veldenbibliotheek.
Als je een veld niet langer aan dat aanvraagtype wilt koppelen, verwijder het dan door op het menu (de drie stippen) te klikken en veld verwijderen te selecteren.
Alle wijzigingen die worden aangebracht in de door het systeem gedefinieerde instellingen voor aangepaste velden binnen een specifiek aanvraagtype zijn alleen van toepassing op aanvragen van dat type. Deze lokale wijzigingen hebben geen invloed op de algemene instellingen van het aangepaste veld in het hele systeem.
Aanvraagtypen inschakelen, uitschakelen en verwijderen
Eenmaal aangemaakt zijn aanvraagtypen standaard uitgeschakeld.
Je kunt aanvraagtypen inschakelen door het gewenste aanvraagtype te selecteren in instellingen > aanvragen, de schuifregelaar aan te zetten onder het tabblad algemeen en te klikken op wijzigingen opslaan.
Als je het aanvraagtype wilt uitschakelen, schakel je de schuifregelaar uit en klik je nogmaals op wijzigingen opslaan.
Als je het aanvraagtype wilt in- of uitschakelen, selecteer je de optie inschakelen of uitschakelen in het menu (via de drie stippen).
Om een aanvraagtype te verwijderen, klik je op de drie stippen en selecteer je de optie verwijderen . Bevestig de actie in het dialoogvenster dat wordt geopend. Op deze manier kun je elk aanvraagtype verwijderen, ongeacht of het is in- of uitgeschakeld.
Aanvraagtypen worden gemarkeerd met een badge die hun status aangeeft, bijvoorbeeld als het aanvraagtype is ingeschakeld (actief) zoals in de volgende afbeelding.
