Inkooporders (PO's) voegen een extra laag van controle en zichtbaarheid toe aan het uitgavenbeheerproces van je bedrijf. Wanneer deze functie is ingeschakeld in Payhawk, kunnen aanvragen automatisch PO-documenten en unieke PO-nummers genereren, en matchingsproces met drie documenten en ontvangstbewijzen ondersteunen om de nauwkeurigheid tussen de bestelling, levering en factuur te garanderen.
Als Payhawk-beheerder kun je de instellingen voor inkooporders configureren en regels voor afwijkingen definiëren die aansluiten bij het interne beleid van je bedrijf.
Om te bepalen welke rollen specifieke velden op inkooporders kunnen zien, ga je naar Instellingen > Veldenbibliotheek, selecteer je het veld en voeg je de vereiste rollen toe onder de instellingen voor Zichtbaarheid. Velden die voor een rol niet zichtbaar zijn bij onkosten, zijn voor die rol ook niet zichtbaar op inkooporders.
Algemene instellingen inkooporders
Via het tabblad Instellingen > Verzoeken > Inkooporders kun je de basisinstellingen voor inkooporders definiëren, zoals wie inkoopaanvragen ter goedkeuring kan indienen en welke nummering voor inkooporders wordt gebruikt.
Zo configureer je de basisinstellingen voor inkooporders voor je bedrijf:
Ga naar het tabblad Inkooporders:
Selecteer in het gedeelte Rollen via het vervolgkeuzemenu welke medewerkers in je bedrijf inkoopaanvragen ter goedkeuring kunnen indienen.
Definieer in het gedeelte Aanpassing het voorvoegsel en de opmaak voor automatisch gegenereerde inkoopordernummers, zoals PO-[automatisch gegenereerd nummer].
(Optioneel) Je kunt een centraal factuuradres opgeven dat automatisch wordt gekoppeld aan inkooporders, zodat leveranciers direct facturen kunnen sturen.
(Optioneel) Voeg je bedrijfslogo toe, zodat dit automatisch wordt weergegeven op alle inkooporders.
(Optioneel) Je kunt extra factureringsgegevens aan inkooporders toevoegen door de schakelaar Aanvullende informatie in te schakelen. Geef het gedeelte een titel en vul de informatie in die je op de inkooporders wilt weergeven.
Klik op Wijzigingen opslaan om je instellingen te bevestigen.
Instellingen voor ontvangstbewijzen configureren voor inkooporders
Wanneer inkooporders zijn ingeschakeld, kun je vanuit de workflow van het betreffende aanvraagtype ontvangstbewijzen verplicht stellen voor aanvragen voor een specifieke onkostencategorie.
De onkostencategorieën worden gedefinieerd in Instellingen > Veldenbibliotheek en kunnen worden beheerd via Instellingen > Veldenbibliotheek.
Als je een ontvangstbewijs voor een onkostencategorie verplicht stelt, wordt voor die categorie het drievoudige matchingsproces geactiveerd en moet het finance-team de gegevens van de aankoop, de factuur van de leverancier en het ontvangstbewijs controleren alvorens de betaling uit te voeren.
Handige bronnen