In Payhawk kun je velden en bijbehorende waarden aanmaken die gebruikt zullen worden binnen je bedrijf. Daarnaast kun je de standaardinstellingen voor velden en hun waarden configureren en beheren.
Met velden kun je specifieke gegevens verzamelen voor onkostendeclaraties. Waarden bieden vooraf gedefinieerde opties die helpen bij het standaardiseren van de gegevensinvoer binnen je bedrijf.
Velden aanmaken en configureren
Zo maak je nieuwe velden aan:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > gegevensbank Velden.
Klik op de knop + Nieuw.
In het schermpje dat verschijnt (Nieuw aangepast veld), kun je het volgende doen:
Het veld een naam geven.
Het veld een beschrijving geven voor extra context.
Een type kiezen voor het veld uit de lijst:
Met het veldtype Vooraf gedefinieerde lijst kunnen gebruikers één optie uit een lijst selecteren.
Met het veldtype Dynamische lijst kunnen gebruikers een keuze maken uit vooraf gedefinieerde opties of een nieuwe optie invoeren.
Met het veldtype Datum kunnen gebruikers een datum op een kalender selecteren.
Met het veldtype Tekstveld kunnen gebruikers een kort antwoord invoeren.
Klik op doorgaan.
In het schermpje dat verschijnt (Veldinstellingen), kun je het volgende doen:
Onder Zichtbaarheid in de vervolgkeuzelijst aangeven welke entiteiten dit veld mogen gebruiken.
Onder Beschikbaarheid aangeven voor welke typen transacties het veld zal worden gebruikt:
Schakel de schakelaar Uitgaven in om dit veld op te nemen in uitgaventypen en selecteer in het uitklapmenu voor welke, bijvoorbeeld Rekeningen en Kaartbetalingen.
Schakel de schakelaar Aanvragen in om dit veld op te nemen in aanvraagtypen en selecteer in het uitklapmenu voor welke, bijvoorbeeld Hardware en Software.
Klik op veld aanmaken.
Wanneer je nieuwe velden aanmaakt in de gegevensbank Velden, kun je de velden die je definieert niet langer vanuit de gegevensbank Velden bewerken. Wil je de velden Beschikbaarheid verder te bewerken, dan doe je dat vanuit het betreffende uitgaven- of aanvraagtype.
De waarden van velden aanmaken en configureren
Zo maak je nieuwe waarden aan:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > gegevensbank Velden.
Klik op het gewenste veld, bijvoorbeeld Kostenplaats.
Ga naar het tabblad Waarden en klik op + Waarde toevoegen.
In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:
De waarde een naam geven.
De bovenliggende waarde selecteren in het uitklapmenu als je een subcategorie wilt aanmaken. Wil je dat niet, laat het veld dan leeg.
In het uitklapmenu onder Zichtbaarheid kun je de volgende keuzes maken:
Welke entiteiten deze waarde gaan gebruiken.
Welke teams, gebruikers of rollen deze waarde gaan gebruiken.
Voorwaardelijke weergave als de waarde alleen zichtbaar mag zijn wanneer bepaalde waarden in een ander veld zijn geselecteerd.
Klik op + waarde toevoegen.
