De instellingen van ingebouwde uitgavenvelden beheren

Prev Next

Je kunt de zichtbaarheid en de opties vereist voor beoordelen of indienen voor elk ingebouwd onkostenveld instellen.

Beschikbare zichtbaarheidsinstellingen voor ingebouwde onkostenvelden

De beschikbare zichtbaarheidsopties voor de onkostenvelden verschillen als volgt naargelang het veld en de functie ervan:

Ingebouwd onkostenveld

Zichtbaarheidsinstellingen

Categorie

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt bovendien zichtbaarheid toekennen aan alle Payhawk-rollen behalve Medewerker door deze toe te voegen in de zichtbaarheids- instellingen. Deze rollen zullen dan het veld onkosten kunnen bekijken.

Opmerking

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Document

  • Kan niet worden uitgeschakeld.

  • Voorgeselecteerde rollen:Alle Payhawk-rollen (kunnen niet worden gewijzigd).

Documentdatum

  • Kan niet worden uitgeschakeld.

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Vervaldatum

  • Kan niet be uitgeschakeld.

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Documenttype

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Documentnummer

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Service periode

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Leverancier

  • Kan niet be uitgeschakeld.

  • Voorgestelden rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Belastingtarief

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Korting

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Afschrijving

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

Team

  • Voorgeselecteerde rollen: Accountant en Beheerder (kunnen niet worden gewijzigd).

  • Je kunt alle Payhawk-rollen toevoegen aan de zichtbaarheidsinstellingen, zodat die rollen het onkostenveld kunnen zien.

De zichtbaarheid van ingebouwde onkostenvelden instellen

Door de zichtbaarheidsinstellingen voor de ingebouwde onkostenvelden te configureren, kun je bepalen welke rollen binnen je bedrijf ze kunnen bekijken.

In dit voorbeeld wijzig je de instellingen voor de zichtbaarheid van het onkostenveld documentdatum:

  1. Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > onkostenvelden.

  2. Selecteer documentdatum.

  3. Selecteer in uitklapmenu zichtbaarheid de rollen die je toegang wilt geven tot dat veld - bijvoorbeeld Senior AP Specialist en Auditor.

  4. Klik op wijzigingen opslaan.

    Instellingen voor onkostenvelden, inclusief zichtbaarheid en indieningsvereisten voor rollen.

De opties 'vereist voor beoordeling' instellen voor ingebouwde onkostenvelden

Als Payhawk beheerder kun je ook instellen welke ingebouwde velden vereist zijn voor het controleren van onkosten. Als een van de verplichte velden leeg gelaten is, kunnen beoordelaars een onkostennota niet als gecontroleerd markeren.

Bijvoorbeeld, om beoordelaars te verplichten een documentdatum voor een onkosten-item in te vullen:

  1. Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > onkostenvelden.

  2. Selecteer documentdatum.

  3. Schakel vereist voor beoordeling in.

  4. Klik op wijzigingen opslaan.

De optie 'vereist voor indienen' instellen voor ingebouwde onkostenvelden

Als Payhawk Beheerder kun je ook instellen welke ingebouwde velden vereist zijn voor het indienen van onkosten. Als een van de verplichte velden leeg gelaten is, kunnen eigenaars van onkosten de onkosten niet indienen.

Bijvoorbeeld om eigenaars van onkosten te verplichten de documentdatum in te vullen bij het indienen van een onkostennota:

  1. Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > onkostenvelden.

  2. Selecteer documentdatum.

  3. Schakel vereist voor indienen in.

    Het ingebouwde onkostenveld document biedt een extra optie voor het instellen van een drempel waaronder je medewerkers geen document nodig hebben om een onkostennota in te dienen. Voer het gewenste bedrag in om dit in te schakelen.

  4. Klik op wijzigingen opslaan.

Instellingen voor onkostencategorieën

Onkostencategorieën bieden extra opties voor suggestie-strategieën voor het automatisch invullen van uitgavengegevens in het veld 'categorie' van de uitgave. Zie voor meer informatie het artikel over de suggestie strategieën en de aangepaste onkostenvelden.

Zie de volgende bronnen voor meer informatie over het beheren van uitgavencategorieën:

Handige bronnen