In Payhawk kun je de velden beheren voor elk afzonderlijk uitgaventype dat binnen je bedrijf wordt gebruikt.
Met deze functies kun je de afhandeling van uitgaven beter afstemmen op hoe dat voor jouw organisatie het meest efficiënt is, de relevante informatie verzamelen die je nodig hebt op basis van het specifieke gebruiksscenario, en het proces voor onkostendeclaraties binnen je organisatie stroomlijnen.
De instellingen die in de gegevensbank Velden zijn gedefinieerd, gelden voor alle typen uitgaven.
Velden in een uitgaventype configureren
Zo voeg je nieuwe velden toe:
Ga naar instellingen > uitgaventypen.
Klik op het gewenste uitgaventype, bijvoorbeeld Rekening.
Klik op het tabblad Velden op + Toevoegen.
In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:
Klik op Bestaand toevoegen om een bestaand veld uit de gegevensbank Velden toe te voegen aan het geselecteerde uitgaventype, door een keuze te maken uit het uitklapmenu, bijvoorbeeld Locatie. Houd er rekening mee dat voor het gekozen veld al instellingen zijn gedefinieerd in de gegevensbank Velden.
Klik op nieuwe aanmaken om een nieuw veld aan te maken in de gegevensbank Velden en dit toe te voegen aan het geselecteerde uitgaventype.
Geef het veld een naam.
Voer een korte beschrijving voor het veld in.
Geef aan wat voor type veld dit moet worden door op een van de beschikbare opties te klikken: Vooraf gedefinieerde lijst, Dynamische lijst, Datum of Tekst.
Selecteer onder Zichtbaarheid in de uitklapmenu's de entiteiten en rollen die dit veld zullen gebruiken.
Onder Vereist kies je:
Schakel de schakelaar Verplicht voor inzending in, zodat inzenders verplicht een waarde voor het veld moeten invullen.
Schakel de schakelaar Verplicht voor beoordeling in, zodat beoordelaars verplicht een waarde voor het veld moeten invullen.
Klik op veld aanmaken.
Het veld dat op basis van het uitgaventype is aangemaakt, wordt toegevoegd aan de gegevensbank Velden en kan worden gebruikt voor uitgaven. Het wordt echter alleen voor dat specifieke uitgaventype toegevoegd. Indien nodig kun je dit veld later aan andere uitgaventypen toevoegen.
Workflows instellen voor uitgaventypen
Je kunt goedkeuringsworkflows voor uitgaventypen instellen via het tabblad Workflow van het respectievelijke uitgaventype. Als je bijvoorbeeld de workflow voor het uitgaventype Rekening wilt configureren, ga je naar instellingen > uitgaventypen > rekening > workflow > workflow bewerken.
Je kunt ook goedkeuringsworkflows voor uitgaventypen instellen via het tabblad Workflows in de Instellingen. Als je bijvoorbeeld de workflow voor het uitgaventype Rekeningwilt configureren, ga je naar instellingen > workflows > uitgaventypen > rekening > workflow bewerken.