Met velden in Payhawk voeg je aanvullende informatie toe aan een uitgave of aanvraag, zodat deze kan worden gecategoriseerd, bijvoorbeeld Documentdatum of Serviceperiode.
Bij de meeste velden kun je definiëren wie ze kan zien bij het openen van een uitgave of verzoek (de zichtbaarheid), of degene die de uitgave of het verzoek indient dat veld moet invullen (vereist voor indienen) en of degene die de uitgave of het verzoek beoordeelt dat veld moet invullen (vereist voor beoordeling).
Payhawk-velden
De Payhawk-velden worden door het systeem als standaardvelden voor uitgaven of aanvragen aangeboden in het gedeelte Instellingen > Veldbibliotheek. Voorbeelden van dergelijke velden in Payhawk zijn de onkostencategorie, de documentdatum, het documentnummer en nog veel meer.
Welke informatie en instellingen je op deze velden kunt toepassen, verschilt per veld. Voor uitgavencategorieën moet je bijvoorbeeld waarden instellen voor de naam, zoals Reclame en marketing, de grootboekcode, zoals 4501, en het belastingtarief, zoals 12%. Voor belastingtarieven moet je waarden instellen voor de naam, zoals Standaard BG, de belastingcode, zoals 133, en het tarief, zoals 20%.
Soorten velden en instellingen
In dit gedeelte vind je de beschikbare Payhawk-velden en een overzicht van de bijbehorende Instellingen. Zie de artikelen over Integraties voor meer informatie.
Categorie
Met uitgavencategorieën kunnen bedrijven hun uitgaven beter structureren en het beheer ervan eenvoudiger maken. Afhankelijk van de gekochte goederen of diensten valt elke uitgave of aanvraag in een specifieke categorie, bijvoorbeeld operationeel of niet-operationeel. Op basis van de vereisten en behoeften van je organisatie kunnen categorieën verder worden onderverdeeld in subcategorieën die aansluiten op interne processen.
Met uitgavencategorieën in Payhawk kun je waarden instellen voor namen, grootboekcodes en belastingtarieven. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je ook bepalen of deze verplicht zijn bij het indienen en beoordelen, en kun je het automatisch invullen van categoriegegevens inschakelen en configureren.
Notitie
In het veld Notitie voeren medewerkers de reden of het doel van een uitgave of aanvraag in. Je kunt configureren of het veld verplicht is voor indienen en beoordelen.
Standaard is Notitie een invoerveld voor vrije tekst. Je kunt ook een sjabloon maken om te bepalen welke gegevens er worden weergegeven, of het zo instellen dat er automatisch inhoud wordt gegenereerd op basis van historische gegevens. Zie voor meer informatie het artikel over gebruik van slimme notitiesuggesties en sjablonen.
Document
Het veld Document vereist een geüploade bestandsbijlage (uitgavedocument) en is altijd zichtbaar voor alle medewerkers. Je kunt bepalen of een geüpload document verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen.
Documentdatum
In het veld Documentdatum staat de uitgiftedatum van het document. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een documentdatum verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen.
Vervaldatum
In het veld Vervaldatum staat de laatste dag waarop je de rekening moet betalen om extra kosten of boetes te voorkomen. Vervaldatum is alleen van toepassing op, en dus alleen zichtbaar voor, rekeningbetalingen. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een vervaldatum verplicht is wanneer eigenaars uitgaven indienen en beoordelaars deze beoordelen.
Documenttype
Het veld Documenttype bevat de vooraf gedefinieerde opties voor facturen en bonnen. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een documenttype verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen.
Documentnummer
In het veld Documentnummer staat het nummer van het document. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een documentnummer verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen.
Serviceperiode
Het veld Serviceperiode geeft de boekingsperiode van het document aan. De gegevens worden handmatig ingevuld door het finance-team.
Leverancier
Het veld Leverancier is altijd verplicht voor het beoordelen van rekeningbetalingen. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of de leverancier verplicht is voor het beoordelen van uitgaven.
Belastingtarief
Het veld Belastingtarief toont de belastingtarieven die door de overheid worden geheven op de soorten gekochte goederen of diensten, bijvoorbeeld btw. In Payhawk kun je met belastingtarieven waarden instellen voor namen, belastingcodes en tarieven. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een belastingtarief verplicht is voor het beoordelen van uitgaven of aanvragen.
Korting
Het veld korting geeft de belastingkorting weer die de staat aanbiedt voor bepaalde goederen of diensten die je organisatie heeft ingekocht en de betreffende gegevens worden handmatig ingevuld door het finance-team.
Team
Team is zichtbaar als veld als de optie Instellingen > Teams > Teamorganisatie en -beheer is ingeschakeld. Wanneer een medewerker die deel uitmaakt van een team een uitgave aanmaakt, wordt de naam van het team daardoor weergegeven bij die uitgave in de app Uitgaven.
Daarnaast zijn de teamnaam en externe ID zichtbaar voor elke uitgave bij export vanuit de app Exporteren. Teammanagers en Payhawk-accountants kunnen nog steeds het team selecteren waarop deze uitgave betrekking heeft voor uitgaven die zijn ingediend door medewerkers die geen deel uitmaken van een team.
Afschrijving
Een samengesteld veld voor uitgaven die over een bepaalde periode worden afgeschreven, bijvoorbeeld een abonnement van 12 maanden op een dienst.
Standaard is de zichtbaarheid ingesteld op Niemand. Daarom is het veld niet beschikbaar in uitgaven. Als de zichtbaarheidsinstellingen zijn bijgewerkt, worden bij uitgaven en inkooporders de volgende velden met betrekking tot afschrijving weergegeven:
Afschrijvingsschema
Begindatum afschrijving
Einddatum afschrijving
Boekingsvelden
Met boekingsvelden voeg je aanvullende informatie toe aan een uitgave of aanvraag, afgestemd op de behoeften van je bedrijf, bijvoorbeeld Kostenplaats. Je kunt ze handmatig aanmaken en configureren via Instellingen > Veldbibliotheek.
Met velden voor vooraf gedefinieerde en dynamische lijsten kun je de betreffende opties (waarden) instellen om de labels, externe ID's en beheerders te definiëren.
Met velden voor vrije tekstinvoer en datum kun je een omschrijving instellen die als hint wordt weergegeven aan medewerkers.
Afhankelijk van de gedefinieerde zichtbaarheid, kun je ook beslissen of deze velden vereist zijn voor het indienen en beoordelen van uitgaven en verzoeken.
Met uitzondering van het veldtype 'datum' (aangezien automatisch invullen niet van toepassing is op vereiste gegevens), kun je de suggestie-strategie voor die veldgegevens inschakelen en instellen.
Ook gebruikt Payhawk boekingsvelden om klassen en trackingcategorieën te mappen vanaf ERP-systemen en integraties met boekhoudsoftware.
Soorten boekingsvelden
Afhankelijk van het soort boekingsveld dat je definieert, hebben medewerkers verschillende opties voor het invullen van de vereiste gegevens:
Vooraf gedefinieerde lijsten — Bij het invullen van een boekingsveld van het type vooraf gedefinieerde lijst, kunnen medewerkers alleen kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst met opties.
Dynamische lijsten — Bij het invullen van een boekingsveld van het type dynamische lijst, kunnen medewerkers opties selecteren uit de vooraf gedefinieerde lijst of hun eigen waarden aanmaken bij het indienen van hun uitgave.
Vrije tekstinvoer — Bij het invullen van een boekingsveld van het type vrije tekstinvoer, kunnen medewerkers tekst invoeren in het veld bij het indienen van hun uitgave.
Datum — Bij het invullen van een boekingsveld van het type datum kunnen medewerkers de vereiste data selecteren in een datumkiezer.
Updates toepassen op bestaande velden
Vanwege auditvereisten werkt Payhawk de volgende velden niet met terugwerkende kracht bij.
Categorieën
Boekingsvelden
Belastingtarieven
Teams
Leveranciers
Stel, als voorbeeld van hoe het systeem omgaat met bijgewerkte waarden voor boekingsvelden, dat je een veld Project hebtmet de waarde MyProject. Als je de waarde MyProject gebruikt in 10 uitgaven, wordt de waarde MyProject opgeslagen bij de uitgave of aanvraag. Als je de waarde Project via Instellingen > Veldbibliotheek wijzigt van MyProject in MyNEWProject, wordt de nieuwe waarde toegepast op toekomstige uitgaven of aanvragen met Project, maar niet met terugwerkende kracht bijgewerkt voor uitgaven of aanvragen waarvoor de waarde MyProject al is gebruikt.