Voor elk aanvraagtype kun je aangeven welke rollen of specifieke medewerkers aanvragen en inkooporders (indien ingeschakeld voor je bedrijf) kunnen beoordelen, goedkeuren en sluiten. Je kunt ook aangeven dat een goedkeuringsstap in de levenscyclus niet relevant of nodig is voor het bedrijf, bijvoorbeeld de beoordelingsstap.
De geconfigureerde workflows voor het goedkeuren van aanvragen kunnen flexibel zijn en gebaseerd op de hiërarchieniveaus binnen je bedrijf (bijvoorbeeld een tweedelijns manager), specifieke medewerkers (bijvoorbeeld budgethouders van kostenplaatsen en gedefinieerde beheerders van kostencategorieën) of Payhawk-rollen (Payhawk-Accountants en Payhawk Beheerders).
Zodra een aanvraagtype is aangemaakt, wordt er automatisch een goedkeuringsworkflow aan toegewezen op basis van de ingestelde configuratie.
Je kunt een goedkeuringsworkflow voor een aanvraagtype configureren vanaf het tabblad instellingen > aanvragen >workflow van het aanvraagtype of vanuit instellingen > workflows > Aanvragen.
Zo werk je de workflow voor een specifiek aanvraagtype bij:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad instellingen > aanvragen > typen.
Selecteer het gewenste aanvraagtype.
Ga naar het tabblad workflow en klik op workflow bewerken.
Je kunt ook klikken op Ga naar workflows en je wordt doorgestuurd naar het scherm instellingen > workflows > aanvragen.
Maak een goedkeuringsworkflow die past bij je vereisten door de stappen te volgen voor het definiëren van aangepaste workflows en de volgende specifieke kenmerken te noteren die gelden voor aanvraagtypen:
De stap verzenden is altijd zichtbaar.
De stappen beoordelen en goedkeuren stappen kun je zelf definiëren. Als een of beide stappen niet relevant zijn voor je interne processen, kun je ze overslaan.
De stap inkooporder aanmaken is zichtbaar als inkooporders zijn ingeschakeld voor het Payhawk-account van je bedrijf.
Je kunt de stap ontvangen toevoegen, verwijderen en configureren voor de specifieke goedkeuringsworkflow.
.png)
De stap factuur is altijd zichtbaar, tenzij de betaling is ingesteld op 'alleen met kaart'.
In de stap betalen kun je de beschikbare betaalmethoden voor een specifiek aanvraagtype configureren. Je kunt ervoor kiezen betaalopties in te schakelen, zodat medewerkers hun ingediende aanvraag kunnen betalen met een kaart, via overschrijving, of door geen betaling nodig te selecteren..
Als u je optie rekening inschakelt:
Mogen medewerkers 'bankoverschrijving' selecteren als betaalmethode voor ingediende aanvragen van dit type.
De goedkeuringsworkflow voor het onkostentype rekening wordt vervolgens bijgewerkt om de volgende goedkeuringsscenario's te ondersteunen: geen aanvraag, overeenkomende aanvraag, of aanvraag met afwijking.
Als een medewerker de optie rekening kiest, kan de aanvraag pas later aan een factuur worden gekoppeld.
Als je de optie kaart inschakelt:
Kunnen medewerkers bij deze aanvraagtypen kiezen voor betaling per kaart. Als de optie kaart is geselecteerd, kan de aanvraag alleen achteraf aan een kaartuitgave worden gekoppeld.
De goedkeuringsworkflow voor het onkostentype kaart wordt vervolgens bijgewerkt om de volgende goedkeuringsscenario's te ondersteunen: geen aanvraag, overeenkomende aanvraag, of aanvraag met afwijking.
Als een medewerker de optie kaart kiest, kan deze kiezen uit kaarten die aan hem of haar zijn toegewezen of een kaart voor eenmalig gebruik aanvragen. Als je een kaart voor eenmalig gebruik selecteert, wordt deze zodra de aanvraag is goedgekeurd, automatisch uitgegeven op naam van de aanvrager.
Als je de optie geen betaling nodig inschakelt:
Deze optie biedt flexibiliteit in gevallen waarin een betaling niet nodig is. De aanvrager of beoordelaar kan beslissen of de aanvraag per kaart, per bankoverschrijving of helemaal niet wordt betaald.
Een aanvraag hoeft bijvoorbeeld niet te worden betaald als de artikelen al zijn gekocht of op voorraad zijn.
De stap sluiten is altijd zichtbaar. Deze bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aanvragen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aanvragen handmatig te sluiten als 'automatisch sluiten' niet wordt gebruikt.
Wanneer je een workflow moet instellen voor een stap in de levenscyclus van een aanvraag, kun je de stappen voor het definiëren van aangepaste workflows toepassen. Als een of beide stappen die kunnen worden overgeslagen niet nodig zijn, verwijder je ze door te klikken op het optiemenu (drie stippen) en verwijderen te selecteren.
Klik op Workflow publiceren om al je wijzigingen op te slaan.