Voor elk aanvraagtype kun je aangeven welke rollen of specifieke medewerkers aanvragen en inkooporders (indien ingeschakeld voor je bedrijf) kunnen beoordelen, goedkeuren en sluiten. Je kunt ook aangeven dat een goedkeuringsstap in de levenscyclus niet relevant of nodig is voor het bedrijf, bijvoorbeeld de beoordelingsstap.
De geconfigureerde workflows voor het goedkeuren van aanvragen kunnen flexibel zijn en gebaseerd op de hiƫrarchieniveaus binnen je bedrijf (bijvoorbeeld een tweedelijns manager), specifieke medewerkers (bijvoorbeeld budgethouders van kostenplaatsen en gedefinieerde beheerders van kostencategorieƫn) of Payhawk-rollen (Payhawk-Accountants en Payhawk Beheerders).
De levenscyclus van workflows voor aanvragen en inkooporders
De goedkeuringsworkflows voor aanvragen en inkooporders bevatten de volgende stappen en specificaties:
De stap indienen is altijd zichtbaar.
De stappen beoordelen en goedkeuren kun je zelf definiƫren. Als een of beide stappen niet relevant zijn voor je interne processen, kun je ze overslaan.
De stap inkooporder aanmaken is zichtbaar als inkooporders zijn ingeschakeld voor het Payhawk-account van je bedrijf.
Je kunt de stap ontvangen toevoegen, verwijderen en configureren voor de specifieke goedkeuringsworkflow.
Schakel de schakelaar Alleen voor specifieke categorieƫn vereisen in om onvangstbewijzen alleen voor bepaalde onkostencategorieƫn verplicht te stellen.
Selecteer de selectievakjes voor de onkostencategorieƫn en -subcategorieƫn waarvoor je een ontvangstbewijs verplicht wilt stellen.
In de stap betalen kun je de beschikbare betaalmethoden voor een specifiek aanvraagtype, alsmede de automatische functionaliteit voor het detecteren van afwijkingen configureren.
Je kunt ervoor kiezen betaalopties in te schakelen, zodat medewerkers hun ingediende aanvraag kunnen betalen met een kaart, via een overschrijving, of door geen betaling nodig te selecteren.
Als je de optie rekening inschakelt:
Mogen medewerkers 'bankoverschrijving' selecteren als betaalmethode voor ingediende aanvragen van dit type.
De goedkeuringsworkflow voor het onkostentype rekening wordt vervolgens bijgewerkt om de volgende goedkeuringsscenario's te ondersteunen: geen aanvraag, overeenkomende aanvraag, of aanvraag met afwijking.
Als een medewerker de optie rekening kiest, kan de aanvraag pas later aan een factuur worden gekoppeld.
Als je de optie kaart inschakelt:
Kunnen medewerkers bij deze aanvraagtypen kiezen voor betaling per kaart. Als de optie kaart is geselecteerd, kan de aanvraag alleen achteraf aan een kaartuitgave worden gekoppeld.
De goedkeuringsworkflow voor het onkostentype kaart wordt vervolgens bijgewerkt om de volgende goedkeuringsscenario's te ondersteunen: geen aanvraag, overeenkomende aanvraag, of aanvraag met afwijking.
Als een medewerker de optie kaart kiest, kan deze kiezen uit kaarten die aan hem of haar zijn toegewezen of een kaart voor eenmalig gebruik aanvragen. Als je een kaart voor eenmalig gebruik selecteert, wordt deze zodra de aanvraag is goedgekeurd, automatisch uitgegeven op naam van de aanvrager.
Als je de optie geen betaling nodig inschakelt:
Deze optie biedt flexibiliteit in gevallen waarin een betaling niet nodig is. De aanvrager of beoordelaar kan beslissen of de aanvraag per kaart, per bankoverschrijving of helemaal niet wordt betaald.
Een aanvraag hoeft bijvoorbeeld niet te worden betaald als de artikelen al zijn gekocht of op voorraad zijn.
Je kunt ervoor kiezen om de optie voor de detectie van afwijkingen in te schakelen, die automatisch onkosten markeert waarvan het bedrag hoger is dan het aangevraagde bedrag:
Als je de schakelaar detectie van afwijkingen inschakelt en een percentage en/of specifiek bedrag instelt als drempelwaarde, activeert het systeem een workflow voor afwijkingen voor de onkosten wanneer het bestede bedrag hoger is dan het aangevraagde bedrag.
De stap sluiten is altijd zichtbaar. Hiermee kun je de regels voor de optie automatisch sluiten van aanvragen inschakelen en configureren.āØWanneer je een workflow moet instellen voor een stap in de levenscyclus van een aanvraag, kun je de stappen voor het definiĆ«ren van aangepaste workflows toepassen. Als een of beide stappen die kunnen worden overgeslagen niet nodig zijn, verwijder je ze door te klikken op het optiemenu (drie stippen) en verwijderen te selecteren.
Workflows voor aanvragen en inkooporders bijwerken
Je kunt een goedkeuringsworkflow voor een aanvraagtype configureren vanaf het tabblad instellingen > aanvragen > workflow van het aanvraagtype of vanuit instellingen > workflows > Aanvragen.
Zo werk je de workflow voor een specifiek aanvraagtype bij:
Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > aanvragen > typen.
Selecteer het gewenste aanvraagtype.
Ga naar het tabblad workflows en klik op workflow bewerken.āØ
Je kunt ook klikken op naar workflows gaan. Je wordt dan doorgestuurd naar het scherm instellingen > workflows > aanvragen.
Ontwerp een goedkeuringsworkflow die aan jouw wensen voldoet door de stappen voor het definiƫren van aangepaste workflows te volgen.
Klik op workflow publiceren om al je wijzigingen op te slaan.