Voor elk aanvraagtype kun je aangeven welke rollen of specifieke medewerkers aanvragen en inkooporders (indien ingeschakeld voor je bedrijf) kunnen beoordelen, goedkeuren en sluiten. Je kunt ook aangeven dat een goedkeuringsstap in de levenscyclus niet relevant of nodig is voor het bedrijf, bijvoorbeeld de beoordelingsstap.
De geconfigureerde workflows voor het goedkeuren van aanvragen kunnen flexibel zijn en gebaseerd op de hiërarchieniveaus binnen je bedrijf (bijvoorbeeld een tweedelijns manager), specifieke medewerkers (bijvoorbeeld budgethouders van kostenplaatsen en gedefinieerde beheerders van kostencategorieën) of Payhawk-rollen (Payhawk-Accountants en Payhawk Beheerders).
Zodra een aanvraagtype is aangemaakt, wordt er automatisch een goedkeuringsworkflow aan toegewezen op basis van de configuratie die je hebt ingesteld. Aanvragen en inkooporders die vóór de nieuwe workflow zijn aangemaakt, behouden de eerder toegekende workflow.
Je kunt een goedkeuringsworkflow configureren voor aanvragen van een specifiek aanvraagtype vanuit instellingen > aanvragen of vanuit instellingen > workflows > aanvragen.
Zo werk je de workflow voor een specifiek aanvraagtype bij:
Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad instellingen > aanvragen > typen.
Selecteer het gewenste aanvraagtype.
Ga naar het tabblad workflow en klik op workflow bewerken.
Je kunt ook klikken op Ga naar workflows en je wordt doorgestuurd naar het scherm instellingen > workflows > aanvragen.
Maak een goedkeuringsworkflow die past bij je vereisten door de stappen te volgen voor het definiëren van aangepaste workflows en de volgende specifieke kenmerken te noteren die gelden voor aanvraagtypen:
De stap verzenden is altijd zichtbaar.
De stappen beoordelen en goedkeuren stappen kun je zelf definiëren. Als een of beide stappen niet relevant zijn voor je interne processen, kun je ze overslaan.
De stap inkooporder aanmaken is zichtbaar als inkooporders zijn ingeschakeld voor het Payhawk-account van je bedrijf.
De stap ontvangen is zichtbaar als er ontvangstbewijzen nodig zijn voor het specifieke aanvraagtype.
De stap factuur is altijd zichtbaar.
De stap betalen bevat workflows voor het betalen van aanvragen per factuur en per kaart. Je kunt verschillende goedkeuringen definiëren voor gematchte en niet gematchte hoeveelheden.
De stap sluiten is altijd zichtbaar. Deze bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aanvragen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aanvragen handmatig te sluiten als 'automatisch sluiten' niet wordt gebruikt.
Wanneer je een workflow moet instellen voor een stap in de levenscyclus van een aanvraag, kun je de stappen voor het definiëren van aangepaste workflows toepassen. Als een of beide stappen die kunnen worden overgeslagen niet nodig zijn, verwijder je ze door te klikken op het optiemenu (drie stippen) en verwijderen te selecteren.
Klik op Workflow publiceren om al je wijzigingen op te slaan.