Velden in aanvraagtypen configureren

In Payhawk kun je de velden configureren voor de aanvraagtypen die binnen je bedrijf worden gebruikt.

Met deze functie kun je zelf bepalen welke gegevens er tijdens het indienen van een aanvraag worden verzameld, en zorg je ervoor dat je alle benodigde gegevens van medewerkers ontvangt.

Elk veld dat vanuit de gegevensbank Velden aan een aanvraag wordt toegevoegd, neemt de instellingen uit de gegevensbank Velden over.

Velden aanmaken voor aanvraagtypen

Je kunt verschillende velden toevoegen voor aanvraagtypen, afhankelijk van het doel van deze velden voor de aanvraag.

Velden met aanvullende informatie aanmaken voor aanvraagtypen

Je kunt velden met aanvullende informatie toevoegen om meer achtergrondinformatie over de aanvraag te verzamelen en ervoor te zorgen dat deze de juiste workflow volgt.

Zo maak je velden met aanvullende informatie aan:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > aanvraagtypen.

2. Klik op het gewenste aanvraagtype, bijvoorbeeld Hardware.

3. Klik op het tabblad velden onder aanvullende informatie op + Toevoegen.

4. In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:

   1. Aangeven wat voor type veld dit moet worden door op een van de beschikbare opties te klikken: Uitklapmenu, Datum of Tekst.

   2. Het veld een naam geven.

   3. Een korte beschrijving voor het veld opgeven.

   4. Selecteer onder Zichtbaarheid in de uitklapmenu's de rollen die dit veld zullen gebruiken.

   5. Onder Vereist kies je:

      1. Schakel de schakelaar Verplicht voor inzending in, zodat inzenders verplicht een waarde voor het veld moeten invullen.

      2. Schakel de schakelaar Verplicht voor beoordeling in, zodat beoordelaars verplicht een waarde voor het veld moeten invullen.

   6. Klik onder Waarden op + Toevoegen om de waarden voor dit veld toe te voegen. Je kunt ook de schakelaar Andere toestaan inschakelen, zodat medewerkers zelf tekst kunnen invoeren.

5. Klik op opslaan.

   

Er zijn extra velden aanwezig in de aanvraag zelf, die niet worden gedeeld met de velden in de gegevensbank Velden.

Categoriseringsvelden voor aanvraagtypen aanmaken

Je kunt categorisatievelden toevoegen die je kunt gebruiken voor de indeling van boekhoudkundige gegevens en rapportages.

Zo voeg je categoriseringsvelden toe:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar instellingen > aanvraagtypen.

2. Klik op het gewenste aanvraagtype, bijvoorbeeld Hardware.

3. Klik op het tabblad velden onder categorisatie op + Toevoegen.

4. In het schermpje dat verschijnt, kun je het volgende doen:

   1. Kies in het uitklapmenu welk veld moet worden toegevoegd, bijvoorbeeld Locatie.

   2. Onder Zichtbaarheid in de vervolgkeuzelijst aangeven welke rollen dit veld gaan gebruiken, bijvoorbeeld IT-beheerder en Senior AP-specialist.

   3. Onder Vereist kies je:

      1. Schakel de schakelaar Verplicht voor inzending in, zodat inzenders verplicht een waarde voor het veld moeten invullen.

      2. Schakel de schakelaar Verplicht voor beoordeling in, zodat beoordelaars verplicht een waarde voor het veld moeten invullen.

5. Klik op opslaan.

   

Workflows instellen voor aanvraagtypen

Je kunt goedkeuringsworkflows voor aanvraagtypen instellen via het tabblad Workflow van het respectievelijke aanvraagtype. Als je bijvoorbeeld de workflow voor het aanvraagtype Hardware wilt configureren, ga je naar instellingen > aanvraagtypen > hardware > workflow > workflow bewerken.

Je kunt ook goedkeuringsworkflows voor aanvraagtypen instellen via het tabblad Workflows in de Instellingen. Als je bijvoorbeeld de workflow voor het uitgaventype Hardwarewilt configureren, ga je naar instellingen > workflows > aanvraagtypen > hardware > workflow bewerken.