Door verschillende aanvraagtypen te definiëren, krijg je een duidelijker beeld van de bedrijfsuitgaven en kun je ervoor zorgen dat elke aanvraag in de juiste context wordt bekeken.
Met aanvraagtypen kun je ook specifieke, gestandaardiseerde informatie verzamelen en goedkeuringsworkflows op maat maken, waardoor je het inkoopproces efficiënter en transparanter maakt. Je kunt bijvoorbeeld een aanvraagtype hardware aanmaken en specifieke details over de hardwarebehoeften van de aanvrager invullen.
Elk aanvraagtype wordt gedefinieerd via de algemene instellingen, veldinstellingen en workflowinstellingen.
Als de stap beoordeling niet is opgenomen in de goedkeuringsworkflow van het aanvraagtype, moeten aanvragers een kaart (kaart) of bankoverschrijving (rekening) kiezen als betaalmethode voor hun aanvraag, of de optie betaling niet vereist voor goederen die bijvoorbeeld in de winkel worden verkocht en waarvoor geen aankoopproces nodig is.
Voor meer informatie:
Algemene instellingen voor aanvraagtypen
De instellingen van elk bestaand aanvraagtype bevinden zich op het tabblad Instellingen en omvatten de belangrijkste configuraties, zoals:
De schakelaar om het aanvraagtype in of uit te schakelen.
De naam van het aanvraagtype.
De beschrijving van het aanvraagtype.
Een hint voor aanvragen van dat type; als deze is ingevuld, helpt de hint aanvragers te begrijpen welke informatie ze moeten opgeven.
De zichtbaarheidsinstellingen van het aanvraagtype.
De schakelaar die de standaardstatus van de bedragensectie voor aanvragen van dat type bepaalt – met of zonder uitsplitsing van items.
Voor meer informatie, zie het artikel over het aanmaken van aanvraagtypes.
Aanvullende informatie en categorisering
De veldinstellingen vind je op het tabblad velden en bestaan uit:
Een standaardset velden (bijvoorbeeld samenvatting en beschrijving).
Aangepaste velden die meer specifieke informatie verzamelen op basis van de aard van de aanvraag (bijvoorbeeld locatie kantoor).
Aangepaste velden die op systeemniveau zijn gedefinieerd, kun je handmatig koppelen aan het specifieke aanvraagtype en het formulier kun je verder aanpassen om ervoor te zorgen dat alle benodigde gegevens worden vastgelegd (bijvoorbeeld categorie of project).
De velden voor categorisering worden toegepast op regelniveau. Zo kan elk item binnen een aanvraag onafhankelijk worden gecategoriseerd.
Workflow-instellingen voor aanvraagtypen
De workflow-instellingen staan op het tabblad workflow en hiermee kun je de workflow van dat aanvraagtype aanmaken of bijwerken.