In dit artikel vind je de antwoorden op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) over verschillende typen onkosten in Payhawk.
Kan ik terugbetalingen doen in Amerikaanse entiteiten zonder kredietlimiet als ik geen kaarten gebruik?
Ja, als je Amerikaanse entiteit ervoor kiest geen zakelijke kaarten te gebruiken, kunnen terugbetalingen nog steeds worden verwerkt, maar er gelden wel enkele vereisten om dat mogelijk te maken. Om de onkosten van je Amerikaanse medewerkers via je Amerikaanse entiteit te vergoeden, moet je een eenvoudig KYC-proces doorlopen en een kredietlimiet van USD 1,00 instellen. Het geld voor dergelijke vergoedingen wordt direct opgenomen van je bestaande Amerikaanse bankrekening in plaats van je Payhawk-account.
Waarom stelt Payhawk per reisboeking een factuur op in plaats van dat maandelijkse verzamelfacturen worden gegenereerd?
Payhawk genereert individuele facturen per reisboeking in plaats van maandelijkse verzamelfacturen, om financiële controle en inzicht makkelijker te maken. Zo profiteren financiële afdelingen van meer controle en efficiëntie: gegevens in real time voor betere besluitvorming, zonder de administratieve rompslomp.
In de onderstaande tabel zie de kenmerken van de facturatiemethode per boeking en de gecentraliseerde facturatiemethode.
Facturen per boeking | Gecentraliseerde facturatie |
|---|---|
Financiële afdelingen zien reiskosten zodra ze worden gemaakt. Zo kunnen ze budgetten makkelijker bijhouden en vroegtijdig ingrijpen als het reisbeleid niet wordt nageleefd. | Financiële afdelingen krijgen pas na het maandelijkse overzicht een volledig beeld van de gemaakte onkosten. Daardoor is het voor hen lastiger om halverwege de maand de kasstroom te voorspellen. |
Facturen kunnen bij het boeken automatisch worden gelabeld aan kostenplaatsen, afdelingen of projecten. | Om reizen aan afdelingen, kostenplaatsen of projecten te koppelen, moeten deze intern worden toegewezen, nadat de maandelijkse forfaitaire som is betaald. Als gegevens niet nauwkeurig worden geregistreerd, moet dat handmatig gebeuren en kunnen er fouten worden gemaakt. |
Leidinggevenden worden aan het einde van de maand niet overvallen door één grote, onoverzichtelijke factuur met alle reizen erop. | Als beleid gedurende de maand wordt genegeerd, kunnen de financiële afdelingen pas achteraf ingrijpen; tegen die tijd zijn de uitgaven al gedaan. |