Dit artikel bevat een overzicht van veelgestelde vragen (FAQ) en oplossingen voor uitzonderingssituaties die kunnen voorkomen bij de integratie tussen Payhawk-systeem en de boekhoudsoftware van Exact Online.
Kan ik de integratie tussen Payhawk en Exact Online gebruiken voor entiteiten in verschillende landen?
Ja. De integratie werkt naadloos in alle landen, inclusief entiteiten in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, België, Luxemburg, Spanje en Duitsland. Er is geen verschil in functionaliteit tussen Exact Online omgevingen voor verschillende landen.
Wat als er een verschil bestaat tussen de bedragen in het inkoopjournaal en de bedragen in het bankjournaal in Exact Online?
Als er een aankoop in vreemde valuta gedaan is en het bedrag in het inkoopjournaal verschilt van het bedrag in het bankjournaal in Exact Online, dan wordt dit meestal veroorzaakt door een koerswinst/-verlies als gevolg van de verschillende wisselkoersen (de op die dag geldende koers en de koers die de betalingsverwerker hanteert). Doorgaans wordt dit verschil geboekt als een extra koerwinst/-verlies. Zie voor meer informatie Exact Online voert een valutaherwaardering uit.
Waarom verschijnen facturen in verschillende valuta die gekoppeld zijn aan USD‑kaartbetalingen, en correct zijn omgerekend in Payhawk, als openstaande posten in de crediteurenadministratie van Exact Online in plaats van te worden afgeboekt tegen het kaartafschrijvingsbedrag?
Dit probleem ontstaat door een asynchrone exporttiming waarbij facturen en kaarttransacties apart worden geëxporteerd. Hierdoor worden de posten in Exact Online niet automatisch gematcht en verschijnen ze als openstaande crediteurenposten. Raadpleeg voor informatie over het verwerken van valutawinsten en ‑verliezen in Exact Online de relevante ondersteuningsdocumentatie van Exact Online.
Hoe ga ik om met servicekosten en fooien voor Amerikaanse transacties in Payhawk?
Bij het verwerken van Amerikaanse transacties met servicekosten, zoals een service charge van 10%, of een fooi die is toegevoegd aan de rekening, heb je twee opties om het verschil tussen het subtotaal op de bon en het uiteindelijke kaartbedrag te beheren:
Splits de uitgave in Payhawk. Als je kaarttransactie bijvoorbeeld 1000 dollar is, maar de bon 900 dollar voor de maaltijd toont met een fooi of servicekosten van 100 dollar, dan kun je de uitgave in Payhawk in tweeën splitsen. Hierdoor worden er afzonderlijke regels aangemaakt in Exact Online.
Dien het totale bedrag in - Je kunt het totale bedrag van 1000 dollar indienen zonder het te splitsen. Houd er echter rekening mee dat het OCR-systeem van Payhawk de afwijking tussen het subtotaal op de bon en het uiteindelijke transactiebedrag kan markeren. Hoewel het OCR-systeem handschrift kan lezen, controleert het nog steeds op verschillen tussen de gedocumenteerde en in rekening gebrachte bedragen.