Als je auditors een bevestiging nodig hebben van de tegoeden die je bedrijf bij Payhawk aanhoudt, kun je die zelf rechtstreeks in Payhawk aanvragen. De saldobevestiging vermeldt het beschikbare saldo van alle actieve rekeningen van je entiteit op een datum naar keuze. Je ontvangt de bevestiging meestal binnen enkele minuten per e-mail als pdf.
Als je auditors een bevestiging in hun eigen format nodig hebben, kun je die ook per e-mail aanvragen bij Payhawk Support.
Je kunt een saldobevestiging aanvragen als je rol de machtiging Bedrijfstegoeden bekijken heeft. Payhawk-beheerders en auditors hebben deze machtiging standaard.
Elke saldobevestiging geldt voor één entiteit. Heeft je bedrijf meerdere entiteiten? Vraag dan voor elke entiteit afzonderlijk een bevestiging aan via de pagina Fondsen.
De saldobevestiging vermeldt de saldi op de gekozen datum om 23.59 uur UTC. Gereserveerde bedragen tellen niet mee.
Een saldobevestiging aanvragen in Payhawk
Zo vraag je een saldobevestiging aan:
Open in het Payhawk-webportaal de app-switcher linksboven en ga naar Fondsen.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Saldobevestigingen.
Klik in het venster dat verschijnt op Bevestiging aanvragen.
Kies bij Saldo per de datum waarvoor je het saldo wilt laten bevestigen. Je kunt elke datum tot en met gisteren kiezen. Standaard is de laatste dag van de vorige maand geselecteerd.
Klik op Bevestiging aanvragen.
Je aanvraag verschijnt vervolgens bovenaan de lijst met de status In behandeling. Zodra de bevestiging klaar is, ontvang je deze per e-mail als pdf-bijlage. De status verandert dan in Gemaild naar, gevolgd door je e-mailadres.
Je bevestiging ontvangen
Payhawk stuurt de bevestiging naar het e-mailadres van degene die deze heeft aangevraagd. De e-mail heeft als onderwerp Je saldobevestiging is klaar en bevat de bevestiging als pdf-bijlage. Je kunt deze direct doorsturen naar je auditors.
In de bevestiging staat het volgende:
De datum waarop de bevestiging is afgegeven en de datum waarop de saldi betrekking hebben.
Alle actieve rekeningen van je entiteit, met per rekening het rekeningnummer, de financiële instelling waar de rekening wordt aangehouden, de valuta en het beschikbare saldo.
Als je entiteit een kredietlijn bij Payhawk heeft, de goedgekeurde kredietlimiet, het beschikbare saldo en het nog te betalen bedrag.
Je rekeningen kunnen bij verschillende financiële instellingen liggen waarmee Payhawk samenwerkt. In dat geval bevat de bevestiging voor elke instelling een aparte pagina, die namens die instelling is ondertekend.
De status van je aanvragen volgen
Zo bekijk je je eerdere aanvragen:
Log in op het Payhawk-webportaal.
Open de app-switcher linksboven en ga naar Fondsen.
Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer Saldobevestigingen. Je ziet dan alle saldobevestigingen die voor je entiteit zijn aangevraagd, met de nieuwste bovenaan. Iedereen met de machtiging om de bedrijfstegoeden te bekijken, ziet dezelfde lijst.
Bij elke aanvraag zie je de peildatum van de bevestiging, wie de aanvraag heeft ingediend en wanneer, en de status:
In behandeling: de bevestiging wordt voorbereid en is meestal binnen enkele minuten klaar.
Verzonden naar: de bevestiging is naar het vermelde e-mailadres verstuurd.
Afgewezen: de bevestiging kon niet worden afgegeven. Neem voor hulp contact op met Payhawk Support.
Aandachtspunten bij saldobevestigingen
Alleen degene die de saldobevestiging heeft aangevraagd, ontvangt deze.
Sommige saldobevestigingen moeten eerst nog door het Payhawk-team worden gecontroleerd. In dat geval blijft de aanvraag iets langer op In behandeling staan. Je hoeft niets te doen. Zodra de bevestiging klaar is, ontvang je deze per e-mail.
De saldobevestiging vermeldt alleen de beschikbare saldi. Gesloten rekeningen worden niet vermeld.
Kun je de e-mail niet vinden? Controleer dan je spammap of map met ongewenste e-mail.
Handige links