In bepaalde gevallen verstuurt Payhawk meldingen via e-mail en mobiel om je op de hoogte te houden van je zakelijke uitgaven en goedkeuringsverzoeken.
Meldingen op platformniveau
Meldingen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat acties zoals het indienen en goedkeuren van onkosten efficiënt worden uitgevoerd, afgestemd op verschillende rollen, waaronder gebruikers, goedkeurders en Payhawk-beheerders.
Payhawk informeert medewerkers bijvoorbeeld wanneer zij een uitgave moeten indienen of als managers op de hoogte moeten zijn van hun openstaande verzoeken.
In de onderstaande tabel worden de soorten meldingen en de bijbehorende details samengevat.
Onderwerp | Doel | Frequentie | Medium | Ontvangers |
Teruggestuurde uitgaven | Om een medewerker op de hoogte te stellen van het feit dat de uitgave is teruggestuurd voor extra informatie. | Bij terugsturen van de uitgave | Mobiel en e-mail | Iedereen |
Afgewezen uitgaven | Om medewerkers te informeren dat hun uitgave is afgewezen. | Als de uitgave wordt afgewezen | Iedereen | |
Nieuwe aanvragen voor fondsen, kaarten en inkooporders ter goedkeuring | Om te melden dat een aanvraag is ingediend. | Realtime | Mobiel | Goedkeurders (op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows) |
Aanvragen voor fondsen en inkooporders ter goedkeuring | Om eraan te herinneren dat een ingediende aanvraag nog in afwachting is van goedkeuring. | Als er binnen 15 minuten na indiening van de aanvraag geen actie wordt ondernomen. | Goedkeurders (op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows) | |
Onkosten en aanvragen die moeten worden goedgekeurd | Om goedkeurders te herinneren aan alle onkosten en aanvragen die ze moeten goedkeuren. | Eenmaal per dag, alleen als er onkosten, facturen of inkooporders op goedkeuring van de goedkeurder wachten. Het exacte tijdstip verschilt. | Goedkeurders (op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows) | |
Uitgaven waar nog documenten voor moeten worden ingediend | Om medewerkers op de hoogte te stellen van een geslaagde kaarttransactie en hen eraan te herinneren dat ze een ontvangstbewijs moeten opsturen. | Realtime | Mobiel | Iedereen |
Uitgaven met ontbrekende informatie | Om werknemers te herinneren aan alle uitgaven die nog niet zijn ingediend | Elke maandag om 7:00 uur GMT | Iedereen | |
Medewerkers met uitgaven met ontbrekende informatie | Om een samenvatting te geven van hoeveel uitgaven er niet worden verstuurd, en door welke medewerker. | Elke maandag om 16:00 uur GMT | Beheerders en boekhouders |
Goedkeurders die e-mailmeldingen hebben uitgeschakeld, of van wie de gebruiker niet actief is, ontvangen de dagelijkse goedkeuringsherinnering niet. Onkosten en aanvragen die nog niet zijn ingediend, worden niet meegenomen.
Echte meldingen van Payhawk herkennen
Alle meldingen van Payhawk per e-mail komen van het e-mailadres no-reply@payhawk.com. Oplichters kunnen vanaf adressen buiten het domein payhawk.com e-mails sturen die eruitzien als meldingen van Payhawk, bijvoorbeeld herinneringen over uitgaven of verzoeken die op je goedkeuring wachten.
Voordat je iets doet met een e-mail over openstaande acties:
Controleer het volledige e-mailadres van de afzender, en niet alleen de naam van de afzender. Het adres moet
no-reply@payhawk.comzijn.Klik niet op links in de e-mail, maar open het Payhawk-webportaal of de mobiele app van Payhawk rechtstreeks. Ga in het webportaal naar Postvak-IN > Verzoeken aan mij > In behandeling. Ga in de mobiele app naar Postvak-IN > Verzoeken > In behandeling.
Zie je de openstaande acties uit de e-mail niet in je Payhawk-Postvak-IN? Klik dan niet op links in de e-mail, beantwoord de e-mail niet en neem via de chat contact op met Payhawk Support.
Herinneringen van de Financial Controller AI-agent
Als je bedrijf de Financial Controller AI Agent heeft ingeschakeld, ontvangen medewerkers en goedkeurders ook geconsolideerde herinneringen via het Payhawk-webportaal, de mobiele app en Slack (indien verbonden). Deze herinneringen groeperen alle openstaande uitgaven in één bericht en volgen een aanpasbaar herinneringsschema dat is ingesteld door een Payhawk-beheerder.
De AI-agentherinneringen werken naast de standaard platformmeldingen die hierboven zijn vermeld; ze vervangen ze niet. Voor meer details, zie het artikel over hoe het herinneringsschema van de AI-agent werkt.