In bepaalde gevallen verstuurt Payhawk meldingen via e-mail en mobiel om je op de hoogte te houden van je zakelijke uitgaven en goedkeuringsverzoeken.
Meldingen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat acties zoals het indienen en goedkeuren van onkosten efficiënt worden uitgevoerd, afgestemd op verschillende rollen, waaronder gebruikers, goedkeurders en Payhawk-beheerders.
Payhawk informeert medewerkers bijvoorbeeld wanneer zij een uitgave moeten indienen of als managers op de hoogte moeten zijn van hun openstaande verzoeken.
In de onderstaande tabel worden de soorten meldingen en de bijbehorende details samengevat.
Onderwerp | Doel | Frequentie | Medium | Ontvangers |
Teruggestuurde uitgaven | Om een medewerker op de hoogte te stellen van het feit dat de uitgave is teruggestuurd voor extra informatie. | Bij terugsturen van de uitgave | Mobiel en e-mail | Iedereen |
Afgewezen uitgaven | Om medewerkers te informeren dat hun uitgave is afgewezen. | Als de uitgave wordt afgewezen | Iedereen | |
Nieuwe aanvragen voor fondsen, kaarten en inkooporders ter goedkeuring | Om te melden dat een aanvraag is ingediend. | Realtime | Mobiel | Goedkeurders (op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows) |
Aanvragen voor fondsen, kaarten en inkooporders ter goedkeuring | Om eraan te herinneren dat een ingediende aanvraag nog in afwachting is van goedkeuring. | Als er binnen 30 minuten na indiening van de aanvraag geen actie wordt ondernomen. | Goedkeurders (op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows) | |
Onkosten en aanvragen die moeten worden goedgekeurd | Om goedkeurders te herinneren aan alle onkosten en aanvragen die ze moeten goedkeuren. | Dagelijks om 9:00 uur GMT | Goedkeurders (op basis van de gedefinieerde goedkeuringsflows) | |
Uitgaven waar nog documenten voor moeten worden ingediend | Om medewerkers op de hoogte te stellen van een geslaagde kaarttransactie en hen eraan te herinneren dat ze een ontvangstbewijs moeten opsturen. | Realtime | Mobiel | Iedereen |
Uitgaven met ontbrekende informatie | Om werknemers te herinneren aan alle uitgaven die nog niet zijn ingediend | Elke maandag om 7:00 uur GMT | Iedereen | |
Medewerkers met uitgaven met ontbrekende informatie | Om een samenvatting te geven van hoeveel uitgaven er niet worden verstuurd, en door welke medewerker. | Elke maandag om 16:00 uur GMT | Beheerders en boekhouders |