Afhankelijk van de goedkeuringsflows van je bedrijf kan elk uitgavetype ter goedkeuring worden toegewezen aan één of meerdere personen of rollen. Als Payhawk-beheerder kun je handmatig controleren of een uitgave naar de juiste goedkeurder is gestuurd.
De volgende stappen voor het oplossen van dit probleem zijn afhankelijk van of de goedkeurder een teammanager, categoriemanager, manager aanpasbare invulvelden of een specifieke persoon is, of een andere goedkeurdersrol heeft.
Controleer de gedefinieerde goedkeuringsflows voor het specifieke type uitgave:
Selecteer de gewenste onkosten om het type weer te geven.
Ga naar instellingen > workflows > uitgavetypen en controleer de gedefinieerde flow voor dit uitgavetype.
Controleren of het uitgavebedrag binnen een vastgestelde drempel valt:
Selecteer de gewenste uitgave en bekijk het bedrag.
Controleer of er een drempelgoedkeuring is gedefinieerd als onderdeel van de goedkeuringsflow voor dat type uitgave.
Controleren wie de teammanager is:
Selecteer de gewenste uitgave en controleer het team van de indiener.
Ga naar medewerkers > teams > [team] > managers en controleer de teammanager van de indiener of de betreffende manager aanpasbare invulvelden.
Controleren of het team, het aanpasbare invulveld of de categorie zijn gedefinieerd als goedkeuringsvoorwaarden:
Selecteer de gewenste uitgave en controleer de uitgavengeschiedenis om te zien welke waarde is geselecteerd voor het team of een ander specifiek aanpasbaar invulveld of categorie en controleer of dit overeenkomt met de verwachte waarde.
Controleer de workflowstructuur voor goedkeuring van het team of het specifieke aanpasbare invulveld.
Als er niemand in een teamveld of aangepast veld is ingevuld, wordt een fallback-workflow geactiveerd. Controleer de geavanceerde workflowinstellingen om te zien welke fallbacks zijn geselecteerd voor de specifieke regel. Om de onkosten naar de juiste goedkeurder te sturen, zoals de Teammanager, in plaats van een beheerder, vul je het team of het aangepaste veld in. Als Goedkeuring herstarten is geselecteerd in de geavanceerde workflowinstellingen, start de goedkeuring daarna opnieuw vanaf de eerste stap en gaat ze naar de juiste goedkeurder.
Als de gedefinieerde persoon of rol niet overeenkomt met de ontvanger van de uitgave-aanvraag, controleer dan of de verwachte goedkeurder de afwezigheidsmodus heeft ingeschakeld.
Controleer of het team van de indiener al aan de uitgave is gekoppeld voordat deze werd ingediend.
Als de indiener behoort tot een team en in de goedkeuringsworkflow staat dat de uitgaven door de Teammanager moeten worden goedgekeurd, maar het veld team op de uitgave is niet ingevuld, volgt de uitgave het terugvalproces. Payhawk vult het veld team pas automatisch in wanneer een medewerker tot één enkel team behoort. Een medewerker die tot meer dan één team behoort, of die aan een team is toegevoegd nadat de uitgave aangemaakt is, moet het team dus zelf selecteren. Om te voorkomen dat het leeg blijft, moet je het veld team verplicht maken. Dat doe je in instellingen > veldenbibliotheek.
Als de medewerker naar een ander team overstapt nadat een uitgave of verzoek is aangemaakt, behoudt de uitgave of het verzoek het oude team en wordt deze naar de manager van het oude team gestuurd. Als het oude team is verwijderd, kan er geen Teammanager worden gevonden en volgt de uitgave of het verzoek het terugvalproces. Om de uitgave of het verzoek naar de nieuwe Teammanager te sturen, wijzig je het veld team op de uitgave of het verzoek. Als Goedkeuring herstarten is geselecteerd in de geavanceerde workflowinstellingen, start de goedkeuring van een uitgave daarna opnieuw vanaf de eerste stap.