KSeF (Krajowy System e-Faktur) е националната система за електронно фактуриране в Полша. Интеграцията на Payhawk автоматизира извличането и обработката на тези структурирани електронни фактури, като осигурява данъчно съответствие и намалява ръчното въвеждане на данни.
Номерът от KSeF
Номерът от KSeF се присвоява от правителствената платформа след одобряване на електронната фактура. Той не се съдържа в самия XML файл на електронната фактура FA_VAT. Payhawk съхранява номера от KSeF като запазен референтен номер за разхода, показва го в платформата и в генерирания PDF файл за визуализация. Номерът от KSeF се прехвърля и към ERP системата като част от името на документа.
XML електронни фактури и PDF файлове за визуализация
XML файлът FA_VAT е законосъобразната електронна фактура. PDF файлът е генерирана визуализация с цел проверка от човек и не е основният източник на достоверна информация за счетоводството. Payhawk запазва оригиналния XML файл и генерира PDF визуализацията директно от тези данни.
Извличане на данни от електронно фактуриране чрез KSeF
Доставката чрез KSeF е задължителна за всички електронни фактури, свързани с регистрирано дружество. Информационния поток не може да се филтрира по начин на плащане, доставчик или статус на плащане.
Ако задълженията към доставчици се управляват в ERP система, а картите – в Payhawk, същата електронна фактура ще се появи и в двете системи. Прехвърлянето на всички задължения към доставчици в Payhawk премахва това дублиране.
Присвояване на електронни фактури от KSeF
Електронните фактури, доставени чрез KSeF, следват стандартния работен процес за присвояване при електронно фактуриране:
Съпоставяне с лице за контакт на купувача – Payhawk сканира XML файла за данни за контакт на купувача. Ако имейл адрес или име съвпада с потребител в Payhawk, този потребител се задава като подател на разхода.
Съпоставяне с поръчка за покупка – Ако електронната фактура е автоматично съпоставена с поръчка за покупка, подателят на тази поръчка за покупка се задава като подател на фактурата.
Експортиране на номера от KSeF към вашата ERP система
Когато Payhawk експортира електронна фактура от KSeF, номерът от KSeF се задава като име на експортирания документ. След това можете да добавите скрипт във вашата ERP система, който копира името на документа в собствено персонализирано поле, например поле за идентификатора на фактурата в KSeF.
За MS Business Central и Oracle NetSuite името на експортирания прикачен файл е само идентификаторът от KSeF, последван от оригиналното разширение на файла. Това се прилага автоматично за електронните фактури, получени чрез KSeF, без да е необходима настройка от ваша страна:
Само файловете, постъпили чрез KSeF, се именуват по този начин. Документите с външен идентификатор от друг източник, като Peppol или френската PPF, запазват стандартното описателно име на файла.
Файловете, експортирани преди въвеждането на това именуване, запазват досегашните си имена. Payhawk не ги преименува.
В Oracle NetSuite, когато два файла в един и същ експорт имат един и същ идентификатор от KSeF, например документ и генерираният му преглед, единият файл запазва само идентификатора от KSeF като име, а всеки от останалите получава кратко окончание, така че всеки файл да може да бъде намерен.
За да се върнете към пълното описателно име на файла, свържете се с поддръжката на Payhawk. Настройката се съхранява поотделно за всяка връзка с интеграция, така че се прилага за една връзка с ERP система в даден момент.
Текущи ограничения
Следните функции не се поддържат в момента за електронни фактури от KSeF:
Обработка на разделно плащане (mechanizm podzielonej płatności).
Прилагане на обменен курс на НБП.