Когато свържете Payhawk с мрежа за електронно фактуриране, като Peppol или френската PPF, компанията ви се регистрира с идентификатор на участник в мрежата. Доставчиците използват този идентификатор, за да ви изпращат директно структурирани електронни фактури.
Източници на идентификатори и окончания
Идентификаторът ви за електронно фактуриране се извежда от ДДС номера на компанията ви. Френските власти използват SIREN номера.
С окончанието се създава отделен адресен ред към същия основен идентификатор. Окончанието е необходимо само ако насочвате конкретни фактури към отделна система – обикновено когато друг доставчик запазва основния идентификатор.
Ако всички фактури постъпват в Payhawk, използвайте основния идентификатор без окончание. Доставчиците ще могат да открият адреса ви автоматично, без да е необходимо да им го споделяте. В Payhawk окончанието е незадължително и по подразбиране е payhawk.
Преминаване от друг доставчик към Payhawk
Идентификаторът на участник в мрежата Peppol може да бъде регистриран само в една точка за достъп за получаване в даден момент. Ако друг доставчик в момента притежава идентификатора ви, трябва да поискате от него да отмени регистрацията на функцията ви за получаване, преди да можете да се регистрирате в Payhawk.
Регистрирането на алтернативен идентификатор – например IBAN или GLN в Peppol или окончание в PPF – докато друг доставчик запазва регистрационния ви номер по подразбиране, обикновено води до проблеми. Системите на доставчиците обичайно изпращат към идентификатора по подразбиране, регистриран по ДДС, което води до разделени потоци от фактури, пропуснати фактури и излишна комуникация с доставчици. Най-надеждният подход е да се отмени регистрацията при предишния доставчик, така че Payhawk да може да получава фактурите по идентификатора ви по подразбиране.
KSeF в Полша е изключение. Множество системи могат да получават един и същ информационен поток и няма идентификатори на участници както при Peppol.
Множество идентификатори и акаунти за група от дружества
Всяко юридическо лице трябва да регистрира собствен идентификатор. Payhawk не поддържа множество идентификатори в Peppol за едно дружество или акаунт. Множество идентификатори са необходими само когато фактурите трябва да се насочват към различни системи, което не се изисква, когато всички фактури постъпват в Payhawk.
Ако дадена компания е регистрирана в една държава с клон в друга, всяко дружество използва собствен идентификатор. Само френски дружества могат да се регистрират във френската PPF. Дружество, което не е френско, не може да се регистрира за PPF дори ако има френски клон със SIREN номер и френски ДДС номер.
Получаването и изпращането са разделени
Payhawk управлява само обхвата на задълженията към доставчици (получаване) за идентификатора ви. Компанията ви може да регистрира същия идентификатор при друг доставчик за вземания (изпращане). Тези обхвати са независими, така че регистрацията в Payhawk няма да блокира съществуващите ви услуги за фактуриране или управление на вземания.
Прекъсване на интеграцията
Когато прекъснете интеграцията, идентификаторът ви в Peppol се премахва незабавно. Във Франция промените в Annuaire (регистъра) обикновено се разнасят в рамките на 24 часа.
Схеми за идентификатори на доставчици
Компанията ви е достъпна само чрез конкретните схеми, в които сте регистрирани. Например френската PPF използва схемата SIREN (0225), докато много други държави в Peppol използват схеми въз основа на ДДС номера. Ако доставчик използва различна схема, фактурата няма да достигне до вас.
За да проверите коя схема и точка за достъп са регистрирани за дадена компания, използвайте регистъра на Peppol.