Payhawk опростява финансовите работни процеси, като автоматично обработва входящите електронни фактури от доставчици и ги съпоставя с правилните записи.
По време на въвеждането на задължителното електронно фактуриране във Франция доставчиците може да изпращат едновременно структурирана електронна фактура и PDF копие, което може да доведе до дубликати.
Как Payhawk обработва електронните фактури
Когато електронна фактура постъпи в системата, Payhawk прилага специфична логика, за да се гарантира правилното ѝ обработване според конкретния случай:
Електронните фактури се присвояват на потребител въз основа на разпознатото лице за контакт на купувача, съпоставяне с отворена заявка за покупка, насочване по разходен център или подателя по подразбиране на акаунта.
Ако дадена електронна фактура бъде съпоставена с транзакция с карта Payhawk, тя автоматично се прикачва към тази транзакция като документ за разход.
Ако транзакция не се съпостави с електронната фактура, тя се третира като неплатена и се появява като нова фактура в раздел Подаване.
При разход със собствени средства на служителя електронната фактура постъпва като нова фактура, вместо автоматично да се прикачи към искането за възстановяване на разходи. Payhawk не потиска фактурата, когато за нея се показва нулева дължима сума, и не използва полето за ведомост или идентификатор на служителя за съпоставяне. Сливането със заявката за възстановяване на разходи на служителя се извършва ръчно.
Ако използвате ERP система заедно с Payhawk, електронните фактури може да се появят и в двете системи. Това осигурява пълен запис в Payhawk за управление на карти, като същевременно се запазват съществуващите работни процеси в ERP системата.
Установяване и коригиране на дубликати
Payhawk отбелязва дубликати, когато доставчикът, номерът на фактурата и сумата съвпадат. За да поддържате записите си изчистени – особено при възстановяване на разходи на служители или дублирани PDF фактури – трябва да коригирате тези записи по правилния начин.
Преместване или сливане вместо изтриване
От съществено значение е да преместите дублирания документ на електронната фактура към разхода, който искате да запазите, чрез опцията Преместване в друг разход, вместо да изтривате електронната фактура.
Преместване в друг разход е различно действие от сливането на разходи, затова, ако искате да преместите документ на електронна фактура, винаги използвайте Преместване в друг разход.
Изтриването на електронна фактура, получена чрез френския Portail Public de Facturation (PPF), задейства статус в жизнения цикъл 210 Refusée. С него се уведомява мрежата и данъчните органи, че фактурата е отхвърлена, което е некоректно за валидни или вече уредени разходи.
При статусите в жизнения цикъл на PPF Payhawk проследява самия документ на електронната фактура, а не разхода. Отказът 210 Refusée се изпраща само когато изтриете разхода, който все още съдържа документа на електронната фактура от PPF. Ако първо използвате Преместване в друг разход, за да преместите документа на електронната фактура към друг разход, първоначалният, вече празен разход може да бъде изтрит безопасно, без да се задейства отказ. Изтриването на разхода, който в момента съдържа документа, ще задейства отказа.
Ако електронна фактура не е била съпоставена с плащане с карта и вместо това е създала отделна нова фактура, преместете документа на електронната фактура от тази нова фактура към съществуващия разход с карта. Преместването на документа не изтрива самостоятелен запис, затова не се изпраща статус за отказ.
Уверете се, че електронната фактура от PPF е версията, запазена като основен официален запис за данъчно съответствие.
Италиански електронни фактури от SDI
При електронни фактури, получени чрез италианската система Sistema di Interscambio (SDI), номерът IdentificativoSdI се присвоява на XML файла и остава свързан с него. Не изтривайте документа, получен от SDI. Вместо това го преместете към ръчно създадения разход, който искате да запазите, чрез опцията Преместване в друг разход.
Когато Payhawk открие дублиран разход, се показва предупреждение с връзка към дубликата.
Документът запазва информацията за произхода си, като например номера IdentificativoSdI, така че все още можете да видите, че е получен от SDI.
Разходът, към който се премества документът, запазва първоначалния си етикет за създател и не получава етикета за източник на електронно фактуриране. Етикетът показва само кой е създал разхода.
След като преместите документа, разходът, от който е преместен, остава празен. Payhawk не го изтрива автоматично, но можете безопасно да го изтриете сами.
Справяне с неволни откази
Ако статус 210 Refusée бъде изпратен по погрешка, ситуацията е поправима. Данъчните органи третират отказана фактура като неиздадена. За да коригирате записа, трябва да поискате от доставчика да преиздаде документа.
Стратегически препоръки
Въпреки че категории като хотели и ресторанти може да не изискват задължително електронно фактуриране до септември 2027 г., дубликати все пак могат да възникнат. Сливането остава стандартният начин за справяне с тези случаи.
За да избегнете ръчното сливане, преминете от разходи със собствени средства на служителите към карти Payhawk. Картовите транзакции осигуряват безпроблемно и напълно автоматизирано равняване при получаване на електронната фактура.
Не е необходим отделен адрес за получаване на разходи. В реформата е описан специален адрес за разходи (SIREN номер с окончание), но това предполага отделни системи за задължения към доставчици и разходи на служители. Payhawk управлява и двете на едно място, така че втори адрес би функционирал по същия начин и не добавя стойност.