На стъпките за подаване, одобряване и проверка от жизнения цикъл на разходите можете да сливате разходи в Payhawk, при условие че съответните разходи отговарят на определен набор от изисквания.
Изисквания за сливане на разходи
Можете да сливате разходи в Payhawk, които отговарят на следните изисквания:
Да не са проверени.
Да са в една и съща валута на разхода.
Да са от един и същ тип.
Да не са за пробег или дневни.
Да не съдържат артикули.
Да не са абонаменти.
(За разходи с карта) Да са в една и съща валута на плащане.
(За разходи с карта) Общата им сума да не е нула.
(За фактури и възстановими разходи) Да не са платени.
Сливане и разделяне на разходи
Можете да сливате разходи като начин за отмяна на операция по разделяне на разход. Не можете обаче да слеете разходи, които са получени чрез разделяне на други разходи.
Например ако имате разход А, разделен на разходи А1 и А2, разход Б, разделен на разходи Б1 и Б2, и разход В, не можете да слеете разходи A1 и Б1, A1 и В, или А1, А2 и Б1.
Резултат от сливането на разходи
След сливането полученият разход ще има следните характеристики:
Сумата му ще е равна на сбора от сумите на всички избрани разходи.
За него ще се показват всички документи на слетите разходи.
Независимо от евентуални предишни одобрения на някой от слетите разходи, статусът на одобрение на получения разход винаги ще бъде „неподаден“, тоест ще се намира в раздел Подаване (ако опцията за подаване е активирана).
Данните за разхода, датата на създаване и другите данни ще бъдат наследени от най-горния разход, показан вдясно в диалоговия прозорец при избора на разходите за сливане.
Сливане на допустими разходи
За да слеете разходи, отговарящи на посочените по-горе изисквания:
В уеб портала на Payhawk отидете на Разходи > раздел Подаване (Одобряване или Проверка).
Задръжте курсора върху желаните разходи и поставете отметка в квадратчетата до тях.
В отворилия се диалогов прозорец вдясно изберете Сливане и поставете отметка в квадратчето, за да потвърдите, че разбирате, че тази операция не може да бъде отменена.
Кликнете върху Сливане.
Експортиране на слети разходи към ERP система
Можете да експортирате слети разходи с карта към ERP системата си чрез директните интеграции на Payhawk. Когато слеете разходи с карта към един и същи доставчик, слетият разход се експортира като единична фактура с няколко плащания, например в Oracle NetSuite.
Сливането на разходи с карта е удобно, когато доставчик издава една месечна фактура, покриваща няколко плащания с карта от един и същи период, например няколко такси с еднаква сума по модела „плащаш само за използваното“. В такива случаи можете да слеете разходите с карта, да прикачите месечната фактура като документ за разход и да проверите разхода, за да го експортирате като една фактура.
При експортиране на слети разходи с карта имайте предвид следното:
Payhawk експортира само уредени плащания. След като слетият разход бъде проверен, всяко плащане се експортира към ERP системата веднага щом бъде уредено, без да се изчаква сетълмента на останалите плащания.
Сливането на голям брой разходи с карта (над 50) може да доведе до изтичане на времето за изчакване при експорта и до връщане на грешка. В такъв случай слейте разходите с карта на по-малки групи.