След като проверките за съответствие и процесът на кандидатстване приключат, можете да преминете към стъпките за въвеждане на акаунтите ви в Payhawk.
Payhawk се стреми процесът на въвеждане в работата да бъде възможно най-цялостен – създаването на акаунт, проверките за съответствие и предаването са обвързани с реалния процес на иплементация, така че да имате пълен общ преглед на необходимите действия.
Продуктът на Payhawk не може да се инсталира локално. Той е облачно решение, а мобилното приложение е задължително за обработката на плащания с карта.
Общ преглед на процеса в Payhawk по въвеждане в работата
Въвеждането в Payhawk се състои от следните стъпки:
Начален етап (свързан със съответствието)
Имплементация (техническа настройка)
Стартиране (свързано с предаването)
На изображението по-долу са показани трите основни стъпки и ключовите етапи към тях.
Контролен списък за имплементация
За да протече стъпката по имплементация безпроблемно, трябва предварително да подготвите конкретни данни преди началната среща по техническите въпроси, да изпълните част от настройките заедно с Мениджъра по имплементация на Payhawk, а останалите конфигурации – самостоятелно.
Начална среща по техническите въпроси
Преди началната среща по техническите въпроси трябва да подготвите следното:
Попълнете шаблона за масови импорти със сметките от главната книга и персонализираните полета, както и кодовете за ДДС или данъци в зависимост от използваната ERP система или счетоводен софтуер.
Подгответе необходимите процеси за одобрение и политики за разходи за различните групи потребители.
Поканете всички бъдещи администратори и счетоводители на Payhawk в платформата.
Изпратете първия депозит, за да активирате издаването на карти по-късно.
Ако искате да свържете Payhawk с вашата ERP система или счетоводен софтуер, вижте документацията за поддържаните активни интеграции и проверете предварителните изисквания.
Техническа настройка: Общи стъпки
В списъка по-долу са обобщени действията, които трябва да изпълните заедно с Мениджъра по имплементация на Payhawk по време на техническата настройка:
Създайте всички необходими валутни сметки.
Настройте директната интеграция или счетоводния шаблон.
Изберете и конфигурирайте съответните типове разходи.
Конфигурирайте съответните работни процеси за одобрение и политики за разходи.
Поканете потребителите във въведената организационна структура.
Конфигурирайте и издайте карти.
Стандартизирайте глобалното използване чрез настройката за управление на група от дружества.
Тествайте най-важните функционалности на практика, за да осигурите правилната им настройка.
Техническа настройка: Индивидуални стъпки
В списъка по-долу са обобщени действията, които трябва да извършите индивидуално по време на техническата настройка:
Изградете активна интеграция чрез API за разработчици на Payhawk.
(За интеграции с инструмент от магазин за приложения) Сключете договора и настройте активната интеграция чрез конекторите на трета страна.
Изградете инструменти за отчетност въз основа на решението от магазин за приложения Google Sheet или функционалностите за експорт на Payhawk.