Политиките за разходи в Payhawk ви позволяват да управлявате множество карти с предварително зададена политика за конфигурирани лимити за разходите и настройки на картите за ръководители, мениджъри и служители.
Всички карти, на които е присвоена политика за разходи, са обект на определените правила на тази политика.
Предимства
Можете да зададете лимит за автоматично одобрение на заявки или да определите персонализирани правила с няколко служители, отговорни за одобрението на всеки праг. Можете също да определите строга политика за разходи и да зададете нулев регулярен месечен лимит за служителите, като по този начин одобрявате всяка заявка, постъпила в системата.
С поддържаните разширени функции за контрол на карти можете да адаптирате политиките за разходи в Payhawk, за да блокирате конкретни търговци или да забраните разходи в дадена държава или регион.
Лимити за разходите
В Payhawk лимитите за разходите определят колко може да харчи картодържателят за една транзакция. Те могат да се задават за отделни карти или като част от политиките за разходи на компанията ви.
За повече информация относно лимитите за разходите в Payhawk и пълния им списък вижте секцията за лимитите за разходите за отделни карти.
Функции за контрол на картите
В Payhawk с функциите за контрол на картите се разрешава или блокира разходването на средства на компанията. Те могат да се задават за отделни карти или като част от политиките за разходи на компанията ви.
За повече информация относно функциите за контрол на картите в Payhawk и пълния им списък вижте секцията за функциите за контрол на отделни карти.
Общ преглед на политиката за автоматично блокиране на карти
В Payhawk автоматичното блокиране е разширен механизъм на политиката за разходи. Ако е активирано, то автоматично блокира картите, свързани с тази политика за разходи, когато картодържателите не са подали разходите си в рамките на предварително определен период.
За да активирате автоматичното блокиране на карти, трябва да определите:
Какво Payhawk да третира като „закъснял“ разход, тоест броя дни, в които документите за даден разход не са подадени.
Допустимия брой на закъснелите разходи, преди да се блокира картата.
След като активирате лимита за автоматично блокиране на карти, системата ще започне да проследява всички нови разходи за картите, на които е присвоена тази политика за разходи. При третирането на даден разход като „закъснял“ системата взема предвид само уредените картови транзакции, а не всички упълномощени картови транзакции.
Всички карти, на които е присвоена политика за разходи, са обект на определените правила на тази политика.
В резултат на това:
Картодържателите със закъснели разходи ще започнат да виждат предупреждения в уеб портала и в мобилното приложение Payhawk, които ще ги подканват да подадат липсващите документи.
Ако картодържателите са близо до прага за максималния предварително определен брой закъснели разходи, те ще получат предварително известие на телефоните и имейлите си 24 часа по-рано.
Ако картодържателите достигнат максималния праг, те ще бъдат известени, че картите им са блокирани от политиката за разходи на компанията им.
За да отблокират картите си, картодържателите трябва да подадат закъснелите си разходи. Веднага щом закъснелите разходи паднат под прага на политиката за разходи, Payhawk автоматично ще отблокира картите им. За повече информация вижте статиите за политиките на компанията, засягащи картодържателите.
Автоматичното блокиране на карти може да се прилага само за карти на отделни служители.