AI агентът за снабдяване е разговорен инструмент с AI, който позволява на служителите да създават, управляват и проследяват заявки чрез разговор, без да превключват между инструменти или да разчитат на ръчно проследяване.
Като превръща нуждите, изразени на естествен език, в структурирани заявки, той извлича детайли от оферти или връзки и напътства потребителите през всяка стъпка от процеса на подаване, AI Agent улеснява подаването на съответстващи на изискванията заявки още от самото начало. Освен това държи служителите информирани с актуализации в реално време относно статуса на заявките, одобренията, коментарите и необходимите действия, така че винаги да виждат докъде е стигнала дадена заявка и какво следва.
Освен подаването на заявки, AI Agent подпомага и по-широкия процес на снабдяване, като помага на екипите да управляват доставчици, да свързват фактури, да потвърждават получаването на стоки и да преглеждат разходите и ангажиментите, свързани със заявките. Всяко действие се извършва в рамките на съществуващите работни процеси за снабдяване, правила за одобрение и бюджетен контрол на вашата компания, което поддържа процеса последователен, съответстващ на изискванията и проследим.
Ако не сте сигурни какво точно може да направи AI агента за снабдяване за вас, можете да го попитате директно.
Често срещани предизвикателства в управлението на снабдяването
Екипите по снабдяване често срещат затруднения при набавянето на стоки и услуги, необходими за дейността на компанията. Най-честите предизвикателства, които могат да прекъснат дейностите по снабдяване и да повлияят на бизнес резултатите, са:
Неточно въвеждане на данни поради ръчната им обработка, което води до грешки и неефективност.
Неефективни ръчни процеси при изпълнение на задачи по снабдяването, които забавят операциите.
Липса на контрол и видимост, водеща до неодобрени или извъндоговорни покупки.
Бюджетни ограничения и превишаване на разходите, които натоварват финансите и прекъсват дейностите по снабдяване.
AI агентът за снабдяване на Payhawk се справя с тези предизвикателства, като автоматизира ключови процеси на снабдяване, например проследяване на заявки и работни процеси за одобрение. Това намалява ръчната работа, подобрява точността на данните и осигурява по-добра видимост и контрол в целия цикъл на снабдяване, като дава възможност на екипите да работят по-ефективно и да вземат информирани решения.
Как AI агентът за снабдяване помага на екипите по снабдяване
Като използват AI агента за снабдяване, екипите по снабдяване могат да оптимизират процесите на закупуване и да повишат цялостната си ефективност със:
Актуализации в реално време за заявителите и одобряващите, които осигуряват прозрачност и по-бързо вземане на решения в целия цикъл на снабдяване.
Автоматизирани последващи действия в множество канали, като имейл, коментари, насочени известия и чат, за да се придвижват напред заявките и одобренията без забавяне.
Подобрен надзор върху работния процес, намаляване на времето на цикъла на снабдяване, свеждане до минимум на забавянията при одобрения или комуникация с доставчици и осигуряване на съответствие с политиките за снабдяване.
Служителите могат да подават заявки без предварително въвеждане в работата или познания за процеса на снабдяване. Те влизат в AI агента за снабдяване, посочват от какво се нуждаят и той ги насочва през всяка стъпка.
Как AI агентът за снабдяване помага на служителите
Служителите могат безпроблемно да реагират на интелигентните напомняния на Payhawk в продукта на Payhawk (уеб портал и мобилно приложение) и в Slack и да извършват следното:
Да получават подкани за проверка или одобряване на заявки, когато са назначени като проверяващи или одобряващи.
Да подават и одобряват заявки директно в продукта или в Slack чрез чат с агента.
Да въвеждат всички необходими данни, като категории и персонализирани полета, чрез разговорен чат, без да превключват между приложения.
Достъп до AI агента за снабдяване
AI агентът за снабдяване е включен по подразбиране – в уеб портала и мобилното приложение Payhawk.
AI агентът ще е достъпен в Slack само ако Администратор на Payhawk в компанията ви е активирал комуникационния канал в уеб портала на Payhawk от Настройки > AI екип.
За да използват пълноценно интеграцията между Payhawk и Slack, служителите трябва първо да се удостоверят, като предоставят на Slack достъп до данните си за разходите. За повече информация вижте ръководството за служители за настройка на връзка със Slack.
Обработка на данните ви
За повече информация относно начина, по който Payhawk обработва личните данни за функцията AI агент за снабдяване, вижте следните ресурси:
Глобална политика за поверителност – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като администратор.
Приложение за обработката на данни – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като обработващ.