AI агентът за снабдяване е разговорен инструмент с AI, който позволява на служителите да създават и управляват заявки директно в уеб портала или мобилното приложение Payhawk или в Slack (очаквайте скоро MS Teams), ако акаунтът в Payhawk е свързан с комуникационния канал от Администратор на Payhawk във вашата компания. AI агентът интегрира ключови функции на системата за снабдяване на Payhawk в ежедневните работни процеси на компанията, така че да можете да обработвате заявки, без да превключвате между инструменти.
Служителите могат да подават заявки чрез предварително конфигурирани типове заявки, като AI агентът ги насочва през целия процес, за да гарантира съответствие с работните процеси на компанията. След подаване служителите получават актуализации в реално време за статуса на заявката си – включително одобрения, отхвърляния, коментари или необходими действия – и могат да проверяват статуса и историята на заявките си по всяко време.
Ако не сте сигурни какво точно може да направи AI агента за снабдяване за вас, можете да го попитате директно.
Често срещани предизвикателства в управлението на снабдяването
Екипите по снабдяване често срещат затруднения при набавянето на стоки и услуги, необходими за дейността на компанията. Най-честите предизвикателства, които могат да прекъснат дейностите по снабдяване и да повлияят на бизнес резултатите, са:
Неточно въвеждане на данни поради ръчната им обработка, което води до грешки и неефективност.
Неефективни ръчни процеси при изпълнение на задачи по снабдяването, които забавят операциите.
Липса на контрол и видимост, водеща до неодобрени или извъндоговорни покупки.
Бюджетни ограничения и превишаване на разходите, които натоварват финансите и прекъсват дейностите по снабдяване.
AI агентът за снабдяване на Payhawk се справя с тези предизвикателства, като автоматизира ключови процеси на снабдяване, например проследяване на заявки и работни процеси за одобрение. Това намалява ръчната работа, подобрява точността на данните и осигурява по-добра видимост и контрол в целия цикъл на снабдяване, като дава възможност на екипите да работят по-ефективно и да вземат информирани решения.
Основни функционалности
AI агентът за снабдяване помага за оптимизиране на процесите и повишаване на ефективността в различни ситуации.
Функционалност | Възможност |
Разговорни заявки и помощ в уеб портала и мобилното приложение Payhawk и Slack | Служителите могат да създават и подават заявки директно в уеб портала и мобилното приложение Payhawk и Slack чрез направляван разговорен интерфейс. AI агентът за снабдяване събира цялата необходима информация – като категория, персонализирани полета или детайли за елементи – чрез чат, поставени връзки или качени изображения и документи. Това позволява на потребителите да останат в предпочитаните от тях ежедневни работни процеси, като същевременно гарантира, че всички необходими данни са въведени преди подаване. AI агентът за снабдяване може да отговаря и на често задавани въпроси, свързани със заявки, като Какъв е статусът на поръчката ми за лаптоп? или Кой трябва да одобри тази заявка? Това помага на служителите бързо да намират информация, без да търсят в имейли или портали. |
Извличане на данни с AI | Интегрираният AI извлича данни от изображения, файлове, URL адреси и самия чат разговор, като премахва необходимостта от ръчно въвеждане на данни и осигурява точност чрез автоматично попълване на полетата в заявката. Това помага за намаляване на грешките и осигурява централизиран и надежден източник на данни за снабдяването. |
Подобряване на процесите | Подателите на заявки могат да ги подават чрез чат с агента, а упълномощените служители могат да одобряват, проверяват, коментират или връщат заявки на техните податели. Подателите на заявки могат да ги подават, а одобряващите могат да ги одобряват директно в уеб портала и мобилното приложение Payhawk с бутоните Подаване и Одобряване, достъпни при чат с агента в продукта. AI агентът за снабдяване изпраща автоматични напомняния и известия за статус до одобряващите и подателите на заявки, като помага за предотвратяване на забавяния и осигурява спазване на политиките за одобрение. В продукта и в Slack AI агентът за снабдяване обобщава промените от последния етап на одобрение – например ако дадена заявка е подадена повторно или върната на подателя. Освен това агентът известява проверяващите и одобряващите, когато някой друг вече е извършил проверка или одобрение, като по този начин предотвратява дублиращи се действия. |
Видимост и следене на разходите в реално време | Чрез автоматизиране на работните процеси и точно въвеждане на данни AI агентът за снабдяване подобрява видимостта върху фирмените разходи. Това помага за разкриване на неупълномощени заявки, подпомага проследяването на бюджети и дава възможност за по-добро вземане на решения въз основа на данни в реално време. |
Контрол на бюджета и оптимизиране на разходите | AI агентът за снабдяване подпомага контрола на бюджета, като гарантира, че всички заявки за снабдяване са правилно категоризирани, одобрени и съответстват на бизнес приоритетите. Интеграцията с външни и ERP системи позволява на екипите да наблюдават моделите на харчене, да идентифицират възможности за намаляване на разходите и да коригират проактивно стратегиите за доставки. |
Автоматизирана функционална еквивалентност между платформите на Payhawk | AI агентът за снабдяване предоставя достъп до всички функции за снабдяване, които са налице в уеб портала на Payhawk, и може да се използва в мобилното приложение Payhawk, за да осигури пълна функционална еквивалентност между двете платформи. Използването на AI агента предлага по-добра практическа работа: Той ви насочва през всяка стъпка, позволява ви да общувате с него в разговорен формат и автоматично попълва всички необходими полета, без да се налага ръчно въвеждане. Можете да управлявате заявки, да получавате актуализации в реално време и да преглеждате подробности по заявките без усилие – процесът става значително по-лесен и интуитивен. |
Интелигентна помощ | AI агентът за снабдяване не може да отговаря директно на ежедневни въпроси от типа „как да“ и общи въпроси, но в такива случаи ще ви пренасочи към AI агента за плащания. AI агентът за плащания от своя страна ще ви отговори директно, като използва информация от помощния център на Payhawk. Ако поискате действие, което се обработва от друг AI агент на Payhawk, AI агентът за снабдяване ще ви уведоми кой AI агент може да помогне. След това съответният AI агент ще ви пише директно, за да изпълните задачата. Например ако поискате от AI агента за снабдяване да резервира пътуване до Виена, той ще обясни, че AI агентът за пътувания се занимава с резервациите за пътувания. След това AI агентът за пътувания ще ви изпрати съобщение, за да продължи разговора и да помогне с организирането на пътуването. |
Как AI агентът за снабдяване помага на екипите по снабдяване
Като използват AI агента за снабдяване, екипите по снабдяване могат да оптимизират процесите на закупуване и да повишат цялостната си ефективност със:
Актуализации в реално време за заявителите и одобряващите, които осигуряват прозрачност и по-бързо вземане на решения в целия цикъл на снабдяване.
Автоматизирани последващи действия в множество канали, като имейл, коментари, насочени известия и чат, за да се придвижват напред заявките и одобренията без забавяне.
Подобрен надзор върху работния процес, намаляване на времето на цикъла на снабдяване, свеждане до минимум на забавянията при одобрения или комуникация с доставчици и осигуряване на съответствие с политиките за снабдяване.
Служителите могат да подават заявки без предварително въвеждане в работата или познания за процеса на снабдяване. Те влизат в AI агента за снабдяване, посочват от какво се нуждаят и той ги насочва през всяка стъпка.
Как AI агентът за снабдяване помага на служителите
Служителите могат безпроблемно да реагират на интелигентните напомняния на Payhawk в продукта на Payhawk (уеб портал и мобилно приложение) и в Slack и да извършват следното:
Да получават подкани за проверка или одобряване на заявки, когато са назначени като проверяващи или одобряващи.
Да подават и одобряват заявки директно в продукта или в Slack чрез чат с агента.
Да въвеждат всички необходими данни, като категории и персонализирани полета, чрез разговорен чат, без да превключват между приложения.
Достъп до AI агента за снабдяване
AI агентът за снабдяване е включен по подразбиране – в уеб портала и мобилното приложение Payhawk.
AI агентът ще е достъпен в Slack само ако Администратор на Payhawk в компанията ви е активирал комуникационния канал в уеб портала на Payhawk от Настройки > AI екип.
За да използват пълноценно интеграцията между Payhawk и Slack, служителите трябва първо да се удостоверят, като предоставят на Slack достъп до данните си за разходите. За повече информация вижте ръководството за служители за настройка на връзка със Slack.
Обработка на данните ви
За повече информация относно начина, по който Payhawk обработва личните данни за функцията AI агент за снабдяване, вижте следните ресурси:
Глобална политика за поверителност – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като администратор.
Приложение за обработката на данни – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като обработващ.