AI агентът за пътувания е интелигентен инструмент, който оптимизира всяка стъпка от командировката: от резервация на полети и престои в хотели в съответствие с политиките до автоматично плащане, генериране на фактури и обработка на промени в реално време.
Той премахва излишната комуникация, която често затруднява пътуващите, офис мениджърите и финансовите екипи. Ако AI агентът за пътувания е включен в плана ви, той ще бъде вграден в уеб портала и мобилното приложение Payhawk като основен инструмент за резервации, а също така ще работи безпроблемно в комуникационни канали като Slack (очаквайте скоро MS Teams).
Ако не сте сигурни какво точно може да направи AI агентът за пътувания за вас, можете да го попитате директно.
Често срещани предизвикателства при командировките
Финансовите екипи често се сблъскват с разпокъсани процеси за пътувания и разходи, харчене извън политиките и сложни инструменти за резервации, което води до неефективност и увеличена административна работа. AI агентът за пътувания на Payhawk се справя с тези предизвикателства, като прилага политиките на компанията в реално време и осигурява интуитивен начин на работа с резервациите. Това гарантира съответствие с политиките и лесна работа както за служителите, така и за финансовите екипи.
Основни функционалности
AI агентът за пътувания помага за оптимизиране на процесите и повишаване на ефективността в различни случаи.
Функционалност | Възможност |
Прилагане на политиките на компанията за пътувания |
|
Интуитивен начин на работа с резервациите |
|
Резервиране от името на други служители | Администраторите и Служителите на Payhawk с необходимите права могат да резервират полети и престои в хотели от името на други служители. Командированият е отговорникът за пътуването и одобренията следват неговия профил, а не профила на резервиращия. |
Резервиране на пътувания за няколко командировани | Администраторите и Служителите на Payhawk могат да организират едно пътуване за група от най-много 10 командировани. Всеки командирован получава собствена резервация, потвърждение, маршрут, отпусната сума и отчет за разходи – всичко се управлява от едно пътуване. |
Автоматично плащане и генериране на фактури |
|
Автоматизирани дневни за пътувания | Когато за даден тип пътуване се използва режим на дневни, AI агентът за пътувания добавя дневни към заявката за пътуване и създава разхода след одобрението на заявката. Командированият не подава искане за възстановяване на разходи – Payhawk възстановява дневните след пътуването. |
Интелигентна помощ | AI агентът за пътувания не може да отговаря директно на ежедневни въпроси от типа „как се прави" и общи въпроси, но ще ви пренасочи към AI агента за плащания. AI агентът за плащания ще ви отговори директно, като използва информация от помощния център на Payhawk. Ако заявите действие, което се обработва от друг AI агент на Payhawk, AI агентът за пътувания ще ви уведоми кой AI агент може да помогне. След това този AI агент ще ви изпрати съобщение директно, за да можете да изпълните задачата. Например ако поискате от AI агента за пътувания да качи фактура за разход с карта, той ще обясни, че AI агентът за финансов контрол се занимава с тези заявки. След това AI агентът за финансов контрол ще ви изпрати съобщение, за да продължи разговора и да помогне за изпълнението на задачата. |
Как AI агентът за пътувания помага на финансовите екипи
С активирането на AI агента за пътувания финансовите екипи могат да оптимизират управлението на пътуванията и да подобрят съответствието с политиките чрез:
Прилагане на политиките в реално време по време на резервирането, за да се гарантира, че всички пътувания са в рамките на насоките на компанията.
Автоматизирани плащания и генериране на фактури – разходите се създават незабавно и разходните документи се прикачват автоматично, което премахва необходимостта от ръчно равняване.
Централизирана видимост върху разходите за пътувания, намаляване на разходите извън политиките и опростено отчитане в края на месеца.
Как AI агентът за пътувания помага на служителите
С AI агента за пътувания на Payhawk служителите могат лесно да резервират командировки в съответствие с политиките. AI агентът за пътувания ги насочва през процеса на резервация чрез опростен разговорен интерфейс и им позволява да търсят, избират и потвърждават полети и престои в хотели с няколко естествени подкани.
AI агентът за пътувания позволява на служителите да:
Резервират командировки в съответствие с политиката на компанията директно в уеб портала, мобилното приложение Payhawk и Slack – без отделни влизания в системата или обучение. Имайте предвид, че AI агентът за пътувания резервира командировки, без да изисква паспорт или лична карта, тъй като такива документи са необходими на по-късен етап – например при чекиране за полет или настаняване в хотел.
Плащат с карти Payhawk, като разходните документи и фактурите се прикачват автоматично към разходите.
Получават актуализации в реално време за потвърждения и отмяна на резервации или закъснения.
Първи стъпки с AI агента за пътувания
Когато е включен в плана ви, AI агентът за пътувания е наличен по подразбиране и е включен в мобилното приложение и уеб портала на Payhawk. Ако компанията ви се състои от група дружества и AI агентът за пътувания е включен в плана ви, агентът ще бъде достъпен за цялата група.
Достъпът на служителите до AI агента в Slack зависи от това дали Администратор на Payhawk в компанията ви е активирал комуникационния канал в уеб портала на Payhawk от Настройки > AI екип.
Обработка на данните ви
За повече информация относно начина, по който Payhawk обработва личните данни за функцията AI агент за пътувания, вижте следните ресурси:
Глобална политика за поверителност – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като администратор.
Приложение за обработката на данни – Обхваща личните данни, за които Payhawk действа като обработващ.