An expense with the same document date, document number, and amount has already been exported

Fehlermeldung

An expense with the same document date, document number, and amount has already been exported. 

(Eine Ausgabe mit demselben Belegdatum, derselben Belegnummer und demselben Betrag wurde bereits exportiert.)

Betroffene ERP-Integrationen

• Exact Online

Ursache

Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie versuchen, eine Ausgabe von Payhawk nach Exact Online zu exportieren, Exact Online jedoch erkennt, dass bereits ein Eintrag mit einer ähnlichen Kombination von Schlüsselfeldern vorhanden ist. Exact Online führt eine Validierungsprüfung auf doppelte Einträge anhand einer Matrix der folgenden Felder durch: Konto, Ihre Referenz (Belegnummer), Rechnungsdatum (Belegdatum) und Betrag.

Das System ist so konzipiert, dass doppelte Buchungen verhindert werden. Wenn die Kombination dieser Felder mit einem bestehenden Eintrag übereinstimmt, wird der neue Export blockiert.

Die Validierungsmatrix sieht wie folgt aus:

Lösung

Um dieses Problem zu beheben, passen Sie die Ausgabendetails in Payhawk an, sodass diese Ausgabe gemäß den Validierungsregeln von Exact Online kein Duplikat ist, oder bestätigen Sie, dass es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt und sie daher nicht exportiert werden darf.

1. Prüfen Sie die Ausgabendetails in Payhawk: Belegdatum, Belegnummer (Ihre Referenz), zugeordneter Lieferant (Konto) und Betrag.

2. Vergleichen Sie mit bestehenden Einträge in Exact Online, indem Sie sich bei Exact Online anmelden und nach vorhandenen Einträgen suchen, die zu den Angaben der Ausgabe passen.

3. Konflikte zwischen Feldern anpassen:

   • Wenn Sie einen vorhandenen Eintrag finden, der identisch ist und die Payhawk-Ausgabe ein echtes Duplikat darstellt, müssen Sie die Ausgabe entweder in Payhawk als nicht exportierbar markieren oder sie löschen, wenn sie versehentlich erstellt wurde.

   • Wenn die Payhawk-Ausgabe berechtigt ist und sich von einem bestehenden Eintrag unterscheidet, aber trotzdem den Fehler auslöst, müssen Sie eines der Konfliktfelder ändern, damit die Validierung von Exact Online erfolgreich verläuft. Fügen Sie zum Beispiel, wenn möglich, eine eindeutige Kennung zur Belegnummer hinzu oder passen Sie das Datum geringfügig an, sofern dies nicht wesentlich ist.

4. Versuchen Sie, die Ausgabe erneut aus Payhawk zu exportieren. Der Export sollte nun erfolgreich sein.