Im Payhawk-Webportal können Payhawk-Administratoren nun unter Einstellungen > Feldbibliothek die Sichtbarkeit von Feldern und Feldwerten sowohl für Ausgaben- als auch für Antragsarten zentral steuern.
Payhawk-Administratoren können festlegen, welche Felder und Feldwerte in einzelnen Ausgaben- oder Antragsarten verfügbar sind. Zudem kann pro Feld definiert werden, ob es für die Einreichung und/oder die Prüfung erforderlich ist. Darüber hinaus können Felder so konfiguriert werden, dass sie in einer Spesenabrechnung abhängig von der Auswahl in einem anderen Dropdown-Feld angezeigt werden.
Bisher mussten Payhawk-Administratoren die Ausgabenfelder für alle Ausgaben- und Antragsarten unter Einstellungen > Ausgabenfelder konfigurieren. Dabei war es nicht möglich, die Sichtbarkeit von Feldwerten je Ausgabenart individuell festzulegen oder zu bestimmen, ob ein Feld für die Einreichung oder Prüfung verpflichtend ist.
Die Logik zur Anzeige von Feldern basierend auf der Auswahl in einer Kategorie war zudem auf wenige Standardfelder beschränkt und konnte nicht auf eine breitere Auswahl wie benutzerdefinierte Felder angewendet werden.
Was ändert sich?
Payhawk behält das bestehende Feldkonzept bei und erweitert es um bedingte Konfigurationen. Dadurch erhalten Administratoren einen zentralen Bereich, in dem sie Felder sowie die Sichtbarkeit von Feldwerten umfassend verwalten können.
Die neuen Funktionen sind in der zentralen Feldbibliothek verfügbar, die zuvor als Ausgabenfelder bezeichnet wurde.
Zusätzlich führt Payhawk neue Optionen zur Steuerung der Sichtbarkeit ein. Diese ermöglichen es, Felder abhängig von der Rolle oder dem Team eines Benutzers sowie von der Art der Ausgaben- oder Antragsart anzuzeigen.
Payhawk nimmt zudem Änderungen an bestehenden Funktionen im System vor, die betreffen, wie und wo die Einstellungen für Felder und Werte verwaltet werden.
Beispielsweise werden Felder – einschließlich ihrer Arbeitsabläufe und Einstellungen – nun nicht mehr zentral, sondern für jede Ausgabenart und jede Antragsart einzeln konfiguriert.
Kurz gesagt: Payhawk strukturiert die Feldverwaltung und deren Darstellung im System neu und erweitert die Sichtbarkeitseinstellungen der Stammdaten.
Benutzerdefinierte Sichtbarkeit von Feldern
Felder können je nach Ausgaben- oder Antragsart angezeigt oder ausgeblendet werden. So kann beispielsweise das Feld Geschäftsgrund in der Ausgabenart Erstattung verfügbar sein, in der Ausgabenart Rechnung jedoch nicht.
Darüber hinaus können Felder je nach Ausgabenart unterschiedliche Konfigurationen aufweisen. So kann das Feld Ort beispielsweise in den Ausgabenarten Rechnung und Kartenzahlung sichtbar sein, während es in den Ausgabenarten Tagegeld, Kilometerpauschale und Erstattung ausgeblendet ist.
Auch die Pflichtigkeit von Feldern kann je nach Ausgabenart variieren. Das Feld Standort kann beispielsweise in den Ausgabenarten Rechnung und Kartenzahlung sowohl für die Einreichung als auch für die Prüfung erforderlich sein, während es in der Ausgabenart Kartenzahlung optional bleibt.