Massenimport von benutzerdefinierten Feldwerten für Administratoren

In dieser Anleitung wird erklärt, wie Sie Werte benutzerdefinierter Felder im Massenverfahren importieren und verwalten können.

Hinzufügen und Aktualisieren von benutzerdefinierten Feldwerten

Um die Filterung, Kategorisierung und Berichterstattung in Ihrem Payhawk-Konto zu verbessern, wenn Sie benutzerdefinierte Feldwerte importieren, beachten Sie die Informationen in der folgenden Tabelle.

Spaltenname

Beschreibung

Anmerkungen

Name des benutzerdefinierten Felds

Der Name des benutzerdefinierten Feldes, für das Sie Werte hinzufügen oder aktualisieren möchten.

Jede Vorlage für ein benutzerdefiniertes Feld enthält eine Spalte Benutzerdefinierter Feldname, die immer denselben Einzelwert enthalten muss, nämlich den Namen des spezifischen benutzerdefinierten Feldes, für das die Vorlage erstellt wurde.
Um ein anderes benutzerdefiniertes Feld zu aktualisieren, müssen die Benutzer eine neue Vorlage über das Payhawk-System erstellen.
In jeder Zeile muss die Zelle unter dieser Spalte ausgefüllt werden.

Wert des benutzerdefinierten Felds

Der Wert, der zu dem angegebenen benutzerdefinierten Feld hinzugefügt werden soll.

Dies ist die Bezeichnung, die die Benutzer bei der Kategorisierung auswählen.
Sie muss innerhalb desselben benutzerdefinierten Feldes und derselben Entität eindeutig sein.

Wert externe ID

Die ID, die in Ihren externen Systemen verwendet wird, um auf den Wert des benutzerdefinierten Feldes zu verweisen.

(Optional) Diese ist nützlich für die Integration mit externen Systemen wie ERP- oder HR-Plattformen.

Manager des benutzerdefinierten Felds

Die Liste der bereits vorhandenen Benutzer im Payhawk-System.

Diese Person kann für die Überprüfung oder Genehmigung der entsprechenden Dateneinträge zuständig sein.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü der vordefinierten Benutzer aus.

Werte-ID des benutzerdefinierten Felds (nicht ändern)

Die eindeutige ID, die von Payhawk bei der erstmaligen Erstellung von Werten benutzerdefinierter Felder generiert wird.

Dadurch wird sichergestellt, dass Aktualisierungen für die richtigen Werte angewandt werden, auch wenn die Zeilen neu sortiert werden. Wenn zum Beispiel Manager für mehrere Werte hinzugefügt werden, muss für jeden einzelnen Manager dieselbe in Payhawk hinterlegte Werte-ID in die jeweilige Zeile eingegeben werden.
Bei neuen Werten müssen Sie dieses Feld leer lassen.

Vollständiger Pfad (automatisch generiert)

Sie können diese Spalte ignorieren; sie wird automatisch generiert.

Hinzufügen und Aktualisieren von Werten benutzerdefinierter Felder auf Gruppenebene

Wenn Ihre Gruppe mehrere Entitäten umfasst und Ihre Werte benutzerdefinierter Felder auf Gruppenebene verwaltet werden, ist die folgende Spalte ebenfalls anwendbar.

Spaltenname

Beschreibung

Anmerkungen

Entität

Die spezifische Entität innerhalb Ihrer Gruppe, in der der Wert dieses benutzerdefinierten Feldes sichtbar sein wird.

Werte benutzerdefinierter Felder können entitätsspezifisch sein und müssen pro Entität importiert werden.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Entitäten innerhalb Ihrer Gruppe aus.

Massenimport und -export von Werten benutzerdefinierter Felder

Als Payhawk-Administrator können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder auf folgende Weise in großen Mengen importieren:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf die Registerkarte Einstellungen > Ausgabenfelder > Projekte.
Klicken Sie unter Werte auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Importieren aus.
Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm eine der folgenden Optionen aus:
1. Um vorhandene Benutzer zu aktualisieren und/oder neue Benutzer hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen und/oder bestehende aktualisieren aus.
2. Um vorhandene Daten beizubehalten und neue hinzuzufügen, wählen Sie Nur Hinzufügen aus.
Klicken Sie auf Erzeugen, um die Vorlagendatei herunterzuladen.
Geben Sie die erforderlichen Daten in die Vorlagendatei ein, kehren Sie dann zum Assistenten zurück und laden Sie die Datei hoch. Klicken Sie auf Hochladen.
Auf dem Bildschirm Vorschau:
1. Überprüfen Sie die Daten, die hinzugefügt oder aktualisiert werden sollen.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Importoptionen aus, wie das System die neuen Daten hinzufügen soll.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung.
4. Klicken Sie auf Importieren.
Klicken Sie auf dem Bestätigungsbildschirm auf Erledigt.

Um die Daten Ihrer benutzerdefinierten Felder zu exportieren und als ZIP-Ordner herunterzuladen, wählen Sie die Option Exportieren aus dem Drei-Punkte-Menü.

Hinweise zum Importieren von Werten benutzerdefinierter Felder

Wenn Sie eine Datei aus einem anderen benutzerdefinierten Feld verwenden und deren Daten überschreiben, wird der Import nicht fortgesetzt, da die Vorlage eine versteckte integrierte Validierung für jedes benutzerdefinierte Feld enthält.
Verwenden Sie nicht die gleiche generierte Vorlage aus einem benutzerdefinierten Feld, um Werte aus einem anderen benutzerdefinierten Feld zu importieren.
Stellen Sie sicher, dass Name des benutzerdefinierten Feldes mit einem vorhandenen benutzerdefinierten Feld übereinstimmt.