Felder in Ausgabenarten konfigurieren

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In Payhawk können Sie die Felder für jede einzelne Ausgabenart verwalten, die in Ihrem Unternehmen verwendet wird.

Mit diesen Funktionen können Sie Ausgaben besser an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen, je nach Anwendungsfall die relevanten Informationen erfassen und den Ausgabenprozess in Ihrer Organisation vereinfachen.

Die in der Felderbibliothek festgelegten Einstellungen gelten für alle Ausgabenarten.

Felder in Ausgabenarten erstellen

So fügen Sie neue Felder hinzu:

  1. Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenarten.

  2. Wählen Sie die gewünschte Ausgabenart aus, indem Sie darauf klicken, zum Beispiel Rechnung.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder auf + Hinzufügen.

  4. Im sich öffnenden Bereich:

    • Klicken Sie auf Bestehendes Feld hinzufügen, um der ausgewählten Ausgabenart ein vorhandenes Feld aus der Felderbibliothek hinzuzufügen, indem Sie es aus der Dropdown-Liste auswählen, zum Beispiel Standort. Beachten Sie, dass für das gewählte Feld bereits Einstellungen in der Felderbibliothek festgelegt sind.

    • Klicken Sie auf Neues Feld erstellen, um ein neues Feld in der Felderbibliothek zu erstellen und es der ausgewählten Ausgabenart hinzuzufügen.

      • Geben Sie einen Namen für das Feld ein.

      • Geben Sie eine kurze Beschreibung für das Feld ein.

      • Wählen Sie einen Typ für das Feld, indem Sie auf eine der verfügbaren Optionen klicken: Vordefinierte Liste, Dynamische Liste, Freitexteingabe oder Datum.

      • Wählen Sie unter Sichtbarkeit in den Dropdown-Listen die Einheiten und Rollen aus, die dieses Feld verwenden.

      • Unter Erforderlich:

        • Aktivieren Sie den Schalter Erforderlich für Übermittlung, damit Einreichende einen Wert für das Feld angeben müssen.

        • Aktivieren Sie den Schalter Überprüfung erforderlich, damit Prüfende einen Wert für das Feld angeben müssen.

          Nachdem Sie das Feld erstellt haben, können Sie in den Einstellungen des Felds ändern, ab welchem Schritt es erforderlich ist (Optional, Einreichen oder Prüfung), und eine Bedingung hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Verwaltung der Feldeinstellungen.

  5. Klicken Sie auf Feld erstellen.

    Bereich Feld hinzufügen für die Ausgabenart Rechnung mit ausgewähltem Neues Feld erstellen, dem Namen Project, einer Beschreibung, dem Typ Vordefinierte Liste, den Rollen unter Sichtbarkeit, den Schaltern unter Erforderlich und der Schaltfläche Feld erstellen.

Das in der Ausgabenart erstellte Feld wird der Felderbibliothek mit aktivierter Verfügbarkeit für Ausgaben hinzugefügt und nur für diese Ausgabenart verwendet. Sie können dieses Feld bei Bedarf später weiteren Ausgabenarten hinzufügen.

Workflows für Ausgabenarten festlegen

Sie können auf der Registerkarte Workflow der jeweiligen Ausgabenart Genehmigungs-Workflows für Ausgabenarten festlegen. Um zum Beispiel den Workflow für die Ausgabenart Rechnung zu konfigurieren, öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenarten > Rechnung > Workflow > Workflow bearbeiten.

Registerkarte Workflow der Ausgabenart Rechnung mit den Schritten Einreichen, Genehmigen, Überprüfen und Bezahlen und dem Link Workflow bearbeiten.

Alternativ können Sie Genehmigungs-Workflows für Ausgabenarten auf der Registerkarte Workflows unter Einstellungen festlegen. Um zum Beispiel den Workflow für die Ausgabenart Rechnung zu konfigurieren, öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > Ausgabenarten > Rechnung > Workflow bearbeiten.