Payhawk ist in PPF (Portail Public de Facturation) integriert, das nationale französische E-Rechnungssystem für den elektronischen Austausch von Beschaffungs- und Rechnungsdokumenten, das Ihrem Unternehmen dabei hilft, die ab September 2026 geltende französische Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich einzuhalten.
Payhawk arbeitet über seinen Partner Invopop, eine von der französischen Regierung zugelassene Plattform (Plateforme Agréée), die Ihre Rechnungen entgegennimmt und die erforderlichen behördlichen Daten und Statusmeldungen in Ihrem Namen an die Steuerbehörde übermittelt.
Besonderheiten
Vor der Anbindung an die PPF-Plattform muss die KYC-Verifizierung bei Payhawk abgeschlossen werden. Die PPF-Registrierung kann erst nach Abschluss der KYC-Prüfung finalisiert werden.
Falls Ihr Unternehmen Teil einer Mehrwertsteuergruppe ist, kann die SIREN-Nummer, die Payhawk automatisch aus Ihrer USt-IdNr. ableitet, fehlerhaft sein. Sollte eine vorausgefüllte SIREN-Nummer falsch sein, wenden Sie sich bitte an den Payhawk-Support und fügen Sie ein offizielles Dokument bei (z. B. einen Handelsregisterauszug), das die korrekte SIREN bestätigt, damit das Team diese für Sie anpassen kann. Nach einer Änderung der SIREN wird diese aufgrund verzögerter Aktualisierungen im Verzeichnis (annuaire) erst am folgenden Tag aktiv.
Payhawk mit PPF verbinden
So verbinden Sie Ihr Payhawk-Konto mit PPF:
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > E-Rechnungen .
Im Dialogfeld PPF klicken Sie auf Verbinden.
Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Weiter.
Auf der Seite Registrierung auf dem Portail Public de Facturation (PPF):
Payhawk prüft, ob Sie über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, die Ihrem Konto zugeordnet ist, und leitet daraus die SIREN-Nummer ab.
Falls Ihre SIREN-Nummer derzeit bei einem anderen Anbieter für elektronische Rechnungsstellung registriert ist, können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen:
Einleitung einer Migration direkt über die Payhawk-Benutzeroberfläche während des Verbindungsvorgangs. Wenn ein bereits vergebener Routing-Key ausgewählt wird, startet Payhawk automatisch den Migrationsprozess, der eine Alternative zur manuellen Abmeldung beim bisherigen Anbieter darstellt. Die Verbindung wird als ausstehend angezeigt, während die Migration im Hintergrund abgeschlossen wird (was bis zu einer Woche dauern kann). Der bestehende Anbieter erhält weiterhin E-Rechnungen, bis eine Benachrichtigungs-E-Mail den Abschluss des Wechsels bestätigt.
Hinzufügen eines Suffixes nach Ihrer SIREN-Nummer, um Payhawk und Ihren bestehenden Anbieter für elektronische Rechnungsstellung parallel zu nutzen.
Wenn Sie Ihre SIREN mit einem Suffix registriert haben, aber möchten, dass Payhawk Ihre einfache SIREN (ohne Suffix) übernimmt, die noch bei einem anderen Anbieter registriert ist, heben Sie die Registrierung in Payhawk auf und registrieren Sie sie anschließend erneut, wobei Sie das Suffix leer lassen. Die Registrierung der einfachen SIREN ohne Suffix löst die Portabilitätsmigration (portabilité) aus, die sie vom anderen Anbieter zu Payhawk umstellt.
Geben Sie Ihre SIREN-Nummer ein und stimmen Sie der vorschriftsmäßigen Bearbeitung elektronischer Rechnungen zu, sofern Ihre SIREN-Nummer nicht bereits bei einem anderen Anbieter verwendet wird.
Klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie auf der nächsten Seite auf OK. Sobald die Integration vollständig aktiviert ist, erhalten Sie per E-Mail eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Verbindung.
Die Aktivierung erfolgt nahezu sofort. Der Verbindungsvorgang dauert weniger als eine Minute, und Ihre PPF-Adresse ist einsatzbereit, sobald Sie fertig sind.
Es gibt keinen verpflichtenden Prüfzeitraum, sodass Sie sofort eRechnungen empfangen können. Tatsächlich empfangen einige Organisationen bereits live eRechnungen, noch vor der Frist im September 2026.
Empfang von PPF-Rechnungen in mehr als einem System
Das PPF nutzt Peppol als Transportnetzwerk. Eine Teilnehmer-Netzwerkkennung kann nur von einem einzigen Zugriffspunkt „besessen“ werden – zum Beispiel von Payhawk.
Um zwei Plattformen beim PPF zu registrieren, zum Beispiel Payhawk und Pennylane, müssen Sie sicherstellen, dass mindestens eine dieser Registrierungen ein Suffix verwendet. Dies weist das System an, sie als eine andere Teilnehmer-Netzwerkkennung zu behandeln (ähnlich einer anderen elektronischen Adresse für die Rechnungen, die es versendet).
Infolgedessen kann Ihr Lieferant wählen, an welche Teilnehmer-Netzwerkkennung (Adresse) er die Rechnung sendet, und die Rechnung gelangt entweder zu Payhawk oder zu Pennylane, aber nicht zu beiden.
Diese Infrastruktur hilft, Rechnungskonflikte durch Duplikate zu vermeiden: Wenn die Rechnung in Payhawk empfangen wird und du danach deine Ausgaben nach Pennylane exportierst, wird kein Duplikat erstellt, da die Rechnung nur an Payhawk gesendet wurde.
Übermittlung der Status im Rechnungslebenszyklus an PPF
Während eine Rechnung ihren Lebenszyklus durchläuft, wird ihr Status an PPF übermittelt.
Die Meldung dieser Rechnungslebenszyklus-Stati ist Teil des PPF-Austauschs und bleibt von der elektronischen Berichterstattung (eReporting) getrennt. Während das eReporting die Übermittlung von Transaktions- und Zahlungsdaten an die Steuerbehörde übernimmt, ist dies eine Funktion des ERP-Systems und liegt außerhalb des Leistungsumfangs von Payhawk.
Die folgenden Status sind verpflichtend und werden immer übermittelt:
200 Déposée wird von der Plateforme Agréée (PA) des Lieferanten übermittelt, sobald die Rechnung eingereicht wird.
210 Refusée wird übermittelt, wenn Sie in Payhawk eine von PPF erhaltene E-Rechnung löschen.
212 Encaissée wird von der PA des Lieferanten übermittelt, sobald sie die Zahlung erhält.
213 Rejetée wird entweder von der PA des Lieferanten oder von Invopop übermittelt, wenn auf deren Seite funktionale Kontrollen (Validierungen) fehlschlagen.
Andere Status wie genehmigt und empfangen sind optional, daher übermittelt Payhawk sie nicht.