Mit Payhawk MCP können Sie Ihrem KI-Assistenten Fragen zu Ihrem Payhawk-Konto in einfacher Sprache stellen und auf die Antworten entsprechend reagieren. Das Programm läuft unter Ihrem Namen und mit Ihren eigenen Payhawk-Berechtigungen. Sie sehen und tun daher stets nur das, was Ihre Rolle zulässt. Suchergebnisse werden sofort angezeigt, während bei allen Vorgängen, die Daten ändern, zunächst eine Vorschau angezeigt wird und auf Ihre Bestätigung gewartet wird.
Die Prompts in diesem Artikel sind nach Rollen gruppiert, und Sie können Ihrem Team die für es passende Auswahl zur Verfügung stellen. Sie können mit dem vorgeschlagenen Wortlaut beginnen und diesen dann an Ihre eigenen Daten anpassen. Sie müssen eine Aufforderung nicht wörtlich formulieren: Der Assistent versteht, was Sie meinen.
Wissenswertes
Die folgende Liste enthält Beispiele, die Ihnen verdeutlichen sollen, wie Sie Payhawk MCP nutzen können. Diese können je nach Ihren Rollenberechtigungen variieren.
Sie sehen nur die Tools und Playbooks, die Ihre Rolle und Berechtigungen zulassen. Einige Playbooks stehen nur Administratoren zur Verfügung. Die Genehmigungs-Triage arbeitet Ihre eigene Warteschlange ab und steht allen Rollen offen.
Falls in Ihrem Konto ein KI-Agent deaktiviert ist, gelten dessen Prompts nicht.
Sollte eine Antwort weder in Ihren Daten noch in einem verifizierten Hilfeartikel enthalten sein, wird der KI-Assistent Sie darauf hinweisen und keine fälschlicherweise als richtig eingestufte Antwort liefern.
Analytische Antworten stammen aus der Auswertungsschicht von Payhawk und sind mit einem Hinweis auf die Aktualität versehen. Um eine exakte „Echtzeit“-Angabe zu erhalten, wie z. B. einen Kontostand oder die Information, ob eine Zahlung abgewickelt wurde, stellen Sie stattdessen eine direkte Frage, die keine Analyse oder Bezugnahme auf Erkenntnisse enthält.
Alle Mitarbeitenden
Die Abfragen, die durch die folgenden Prompts ausgelöst werden, erfordern keine bereichsweiten Berechtigungen, das heißt, alle im Konto können sie nutzen.
Thema | Sagen Sie zum Beispiel |
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Alltägliche Abfragen | „Zeig mir bitte meine Ausgaben vom letzten Monat.“ „Für welche meiner Ausgaben fehlt der Beleg?“ „Was ist derzeit auf meiner Firmenkarte hinterlegt?“ „Bitte liste alle meine Karten und deren Status auf.“ „Was soll ich als Nächstes in Payhawk tun?“ „Wie ist der Genehmigungsstatus meiner Ausgabe vom Dienstag?“ „Zeige mir bitte meine Fahrtkostenabrechnungen für dieses Quartal.“ „Wer gehört zu meinem Team, und wer ist noch aktiv?“
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Schnellaktionen (jede Aktion wird vor der Ausführung als Entwurf angezeigt) | „Reiche diesen Erstattungsantrag zur Genehmigung ein.“ „Füge der Ausgabe 4569 eine Notiz hinzu, in der du Maria um die Rechnung bittest.“ „Buche diesen Aufwand auf die Kostenstelle ‚Marketing‘ um.“ „Beantrage eine virtuelle Karte für das neue Abonnement.“ „Bitte buche weitere 500 Euro auf meine Karte für die Konferenz.“ „Bitte reiche meine Spesenabrechnung für März ein.“ „Bitte sende Payhawk ein Feedback, dass beim Hochladen von Belegen das HEIC-Format akzeptiert werden sollte.“
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Belege und Dokumente | „Bitte füge diesen Beleg meinen Hotelkosten bei.“ „Hier ist eine Rechnung. Ordne sie bitte der entsprechenden Transaktion zu.“ „Zeig mir bitte den Beleg für die Ausgabe 4569.“
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Reisen (im Chat ist nichts gebucht) | „Welche Flugmöglichkeiten gibt es für mich am kommenden Dienstag nach Berlin?“ „Suche mir bitte einen Flug und ein Hotel für die Reise nach Paris am 14., unter 400 Euro, mit Ankunft vor Mittag.“ „Buche bitte die Fahrt um 08:40 Uhr mit dem Flex-Tarif.“
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Produkthilfe | „Wie richte ich einen Genehmigungs-Workflow für Ausgaben über 5.000 € ein?“ „Ist diese Funktion in unserem Plan verfügbar?“ „Wie funktioniert der Export zum Monatsende in Payhawk?“
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Genehmigungen (für alle verfügbar) | |
Genehmigende, Teamleitungen und Budgetverantwortliche
Für die durch die folgenden Prompts ausgelösten Suchvorgänge ist keine Berechtigung für das gesamte Konto erforderlich. Sie beschränken sich auf Ihre eigene Warteschlange und die Teams, für die Sie berechtigt sind.
Thema | Formulieren Sie es zum Beispiel so |
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Warteschlange bearbeiten | „Gibt es etwas, das auf meine Genehmigung wartet?“ „Bitte gib mir einen Überblick über meine Genehmigungswarteschlange.“ „Führe mich durch meine Genehmigungswarteschlange und bearbeite jeden einzelnen Eintrag.“
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Elemente bearbeiten | „Genehmige die Anfrage bezüglich der Geldmittel für Karte X.“ „Genehmige die Geldautomatenanfrage von Petar, leite jedoch Marias Ausgaben mit der Bitte um Vorlage der Rechnung zurück.“ „Genehmige die PO INV-148123.“ „Bitte genehmige die bei mir vorliegenden Spesenabrechnungen oder sende sie zurück.“
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Delegations- und Teamausgaben | „Ich bin nächste Woche nicht da. Bitte ernenne Ivan zu meinem stellvertretenden Genehmiger.“ „Bitte lösche meine Abwesenheitsweiterleitung.“ „Zeig mir bitte, was mein Team im letzten Monat ausgegeben hat.“
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Financial Controller and Payhawk Buchhalter
Die folgenden Prompts beziehen sich auf alle Unternehmensausgaben; daher ist hierfür die entsprechende Berechtigung erforderlich.
Thema | Sagen Sie zum Beispiel |
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Abschluss und Abstimmung | „Was verhindert den Abschluss in diesem Monat?“ „Bei welchen Ausgaben fehlen eine Kategorie, eine Steuernummer oder ein Beleg?“ „Wie hoch ist der Betrag der bereits durch die Prüfung gelaufenen Ausgaben, die noch in unser Buchhaltungssystem exportiert werden müssen?“ „Welche Ausgaben lassen sich nicht einwandfrei exportieren, und um welchen Betrag handelt es sich dabei?“ „Zeig mir bitte, welche Lieferungen dieses Monats von diesem Lieferanten noch nicht exportiert wurden.“ „Arbeite die Warteschlange für Überprüfungen ab und markiere diese 20 als überprüft.“ „Gib die Ausgabe 4569 zurück, damit ich sie neu kodieren kann.“ „Buche diese Uber-Gebühr unter ‚Reisekosten‘ um und lege sie als Kostenstelle ‚Vertrieb‘ fest.“ „Zeig mir bitte den Prüfpfad für die Ausgabe 4569.“ „Welche Exporte sind gescheitert, und warum?“
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Mehrwertsteuer, Belege und Prüfung | „Sind wir dabei, Belege einzufordern, die wir eigentlich nicht einfordern müssten?“ „Wie hoch sind unsere Gesamtausgaben für Tagespauschalen und Kilometergeld in den letzten 12 Monaten, aufgeschlüsselt nach den Mitarbeitenden?“ „Welche Ausgaben in Höhe von über 15.000 Euro sind im Jahr 2025 von unseren litauischen Entitäten getätigt worden?“ „Zeig mir bitte alle zwischen dem 1. März und dem 30. April als bezahlt markierten Ausgaben, gruppiert nach Genehmigendem.“
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Playbooks | „Erkläre mir bitte Schritt für Schritt, wie der Monatsabschluss erfolgt.“ „Überprüfe diese Ausgaben.“ „Bitte gib mir den Ausgabenbericht für das zweite Quartal mit den Diagrammen.“ „Wo werden unsere Ausgaben uneinheitlich kodiert, und wie sollte die Standardeinstellung lauten?“ „Wo liegt der engste Engpass, und wie lange dauert jede Phase pro Team?“ „Bitte zeig mir die ungewöhnlichen Ausgaben dieses Monats an, damit ich die Eigentümer dazu befragen kann.“
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CFOs und Finance Leads
Die folgenden Prompts beziehen sich auf alle Unternehmensausgaben, -budgets und -salden; daher erfordern sie die entsprechenden Berechtigungen.
Für Abfragen im Bereich Treasury, wie z. B. Kontostände, Geldmittel-Konten, Einzahlungen, Kontoauszüge und Kontobewegungen, ist die Berechtigung „Geldmittel-Transparenz“ erforderlich. Ohne diese Berechtigung lehnt Ihr KI-Assistent diese Abfragen vollständig ab, anstatt eine Teilansicht anzuzeigen.
Thema | Sagen Sie zum Beispiel |
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Trends und höchste Ausgaben | „Wie hoch waren unsere Reisekosten im letzten Quartal, aufgeschlüsselt nach Teams, und worauf ist der Anstieg zurückzuführen?“ „Wie gestaltet sich die Entwicklung der Kartenausgaben, und wer gibt am meisten aus?“ „Die 10 umsatzstärksten Lieferanten dieses Jahres (in Euro-Äquivalent).“ „Was ist die höchste einzelne Ausgabe in diesem Monat?“ „Vergleiche die Kartenausgaben dieses Monats mit denen des Vorjahresmonats, aufgeschlüsselt nach Kategorie und Team.“
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Kosteneinsparung und Verschwendung | „Wo geben wir zu viel Geld für Software-Abonnements aus?“ „Wie viele unserer ausgestellten Karten werden nicht genutzt?“ „Bezahlen wir einen Lieferanten doppelt?“
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Guthaben, Budgets und Finanzwesen | „Wie hoch ist unser aktuelles Guthaben auf allen Konten in der Wallet?“ „Wie sieht unsere aktuelle Liquiditätslage in den verschiedenen Währungen und Entitäten aus?“ „Wie sieht die Entwicklung des Marketingbudgets in diesem Quartal aus: Soll- und Ist-Zahlen im Vergleich?“ „Zeig mir bitte die Einzahlungen und Aufladungen, die in diesem Monat eingegangen sind.“ „Bitte sende mir den Kontoauszug für das EUR-Konto, beginnend mit dem neuesten Eintrag.“ „Welche fest zugesagten Zahlungen sind in den nächsten 30 Tagen auf diesem Finanzkonto fällig?“
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Diagramme (inline dargestellt) | „Entwicklung der monatlichen Ausgaben, umgerechnet in GBP, als Diagramm.“ „Nach Kalenderquartal, Ausgaben für Show-Karten, Einzahlungen, Zahlungen an Lieferanten und Wechselkursgebühren, umgerechnet in GBP.“
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Playbooks | „Wann wird unser Guthaben bei der derzeitigen Ausgabengeschwindigkeit aufgebraucht sein?“ „Wo befindet sich unser Bargeld derzeit eigentlich?“ „Bei welchen Budgets besteht die Tendenz zu Überschreitungen, und warum?“ „Bitte stelle mir die zusammengefasste Übersicht über alle Entitäten zur Verfügung.“
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Beschaffungsmanager und Rollen in der Kreditorenbuchhaltung
Für die durch die folgenden Prompts ausgelösten Suchvorgänge sind Lieferantenberechtigungen erforderlich.
Thema | Sagen Sie zum Beispiel |
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Lieferanten und Anfragen | „Bitte gib mir einen vollständigen Überblick über die Ausgaben für diesen Lieferanten: Gesamtbetrag, Entwicklung, offene Verbindlichkeiten, unbezahlte Rechnungen, wiederkehrende Kosten.“ „Gibt es bei uns möglicherweise doppelte Lieferanten, die unter leicht abweichenden Namen angelegt sind?“ „An welche Lieferanten zahlen wir konzernweit monatlich mehr als einen festgelegten Betrag, und gibt es dabei Überschneidungen zwischen den einzelnen Entitäten?“ „Erstelle einen Lieferanteneintrag für Acme Ltd. mit dieser Steuernummer und diesem Land.“ „Aktualisiere die Kontakt-E-Mail-Adresse von Acme.“ „Welche POs waren zum 31. März offen: zugesagte vs. in Rechnung gestellte vs. verbleibende?“ „Liste bitte alle Ausgaben im Zusammenhang mit der PO INV-148123 auf und gib an, wie viel des Budgets bereits verbraucht wurde.“ „Erstelle einen Bestellauftrag für die neuen Laptops bei unserem üblichen Lieferanten.“ „Schließe die PO INV-148123.“
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Abonnements, Rechnungen und Zahlungen | „Bitte liste mir alle anstehenden Abonnementverlängerungen in den nächsten 60 Tagen auf, einschließlich Anbieter, Betrag und Verlängerungsdatum.“ „Welche Abonnements sind aktiv, doppelt vorhanden oder werden teurer?“ „Bitte bestätige diese Notion-Gebühr als Abonnement.“ „Welche Rechnungen sind diese Woche fällig?“ „Wie ist der Status der Zahlung an diesen Lieferanten?“
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Playbooks | „Bitte stelle mir ein umfassendes Profil dieses Lieferanten zur Verfügung, damit ich mich auf die Verhandlungen vorbereiten kann.“ „Reduziere die Anzahl der Datensätze zu diesem Lieferanten von fünf auf einen.“
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Payhawk Administratoren und IT-Administratoren
Diese Rollen haben Zugriff auf die vollständige Playbook-Bibliothek.
Sollten Sie mehreren Entitäten angehören und keine davon namentlich benennen, beziehen sich die meisten Antworten auf alle diese Entitäten, gruppiert nach Entität. Finanzielle Gesamtbeträge werden niemals über verschiedene Entitäten hinweg zusammengefasst, und jede Konversation bleibt auf eine Entität beschränkt.
Thema | Sagen Sie zum Beispiel |
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Karten, Ausgabenrichtlinien und Kontrollen | „Abgelehnte Kartentransaktionen anzeigen: Blockieren Ausgabenrichtlinien legitime Ausgaben?“ „Welche Karten verfügen über eigenständige Limits, die nicht durch eine Ausgabenrichtlinie abgedeckt sind?“ „Liste alle Geldautomaten- und Bargeldabhebungstransaktionen der letzten 90 Tage nach Karteninhaber und Entität auf.“ „Zeig mir bitte unsere Ausgabenrichtlinien und was die einzelnen Punkte erlauben.“ „Sperre alle Karten, die dieser Person gehören.“ „Welche unserer Kreditkartenlimits entsprechen nicht den tatsächlichen Ausgaben der Kunden?“
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Wertschöpfung und Nutzung | „Wie schneiden wir im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen ab, und welche unserer Entitäten bleibt zurück?“ „Welche Anbieter, die wir per Banküberweisung bezahlen, akzeptieren auch Kartenzahlungen?“
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Offboarding | |
Über alle Entitäten hinweg | „Welche offenen Vorgänge gibt es heute in allen Entitäten: Ausgaben, die einer Überprüfung bedürfen, Genehmigungsanfragen, zu begleichende Rechnungen?“ „Wie hoch waren im vergangenen Monat unsere Ausgaben in allen unseren Entitäten, in Euro?“ „Bitte zeig die Gesamtausgaben pro Entität für das erste Quartal an, einschließlich der Abweichung gegenüber dem Vormonat.“ „Vergleiche unsere Entitäten hinsichtlich Ausgaben und Wachstum und erstellen Sie mir eine Rangliste der Gruppe.“
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