Um Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften für Spesenabrechnungen zu unterstützen, verfügt Payhawk über Richtlinien zur automatischen Sperrung von Karten. In diesem Artikel wird erläutert, wie diese Funktion funktioniert, wie Sie eine automatische Sperrung vermeiden können und wie Sie solche Richtlinien aufheben oder konfigurieren können.
Übersicht über automatische Sperrrichtlinien
Eine Payhawk-Karte kann so konfiguriert werden, dass sie automatisch gesperrt wird, wenn die Kartenausgaben einen festgelegten Grenzwert überschreiten und nicht eingereicht werden.
Eine Ausgabe gilt als verspätet, wenn sie über den zulässigen Zeitraum hinaus, der beispielsweise sieben Tage betragen kann, im Status Einreichen verbleibt.
Die Karte kann gesperrt werden, sobald eine bestimmte Anzahl solcher verspäteten Zahlungen angesammelt ist, beispielsweise fünf verspätete Zahlungen innerhalb von fünf Tagen.
Gründe für die automatische Kartensperrung
Sobald der Grenzwert für nicht eingereichte Ausgaben erreicht ist, wird die Karte gesperrt, und alle während dieser Zeit versuchten Zahlungen werden abgelehnt.
Karten können aufgrund von Warnmeldungen des Zahlungsnetzwerks, wie beispielsweise Visa, gesperrt werden, die auf potenziell kompromittierte Daten wie CVV oder PAN hinweisen.
Karten können aufgrund von Netzwerkwarnungen, wie beispielsweise von Visa erkannten potenziellen Betrugsfällen, gesperrt werden. Diese Sperren schützen Gelder vor unbefugten Transaktionen. Sollte ein solches Problem auftreten, wenden Sie sich bitte an das Payhawk-Supportteam.
Automatische Kartensperrung vermeiden
So verhindern Sie, dass Karten vom System gesperrt werden:
Prüfen Sie regelmäßig offene Spesenabrechnungen und schließen Sie diese ab.
Bei ausstehenden Hotelautorisierungen oder ähnlichen Fällen fügen Sie bitte ein Platzhalterbild bei und reichen Sie die Ausgabe mit einem Vermerk ein, aus dem hervorgeht, dass es sich um eine voraussichtlich ablaufende Autorisierung handelt.
Payhawk sendet Benachrichtigungen, die Benutzer dazu auffordern, Ausgaben einzureichen und automatische Sperrungen zu vermeiden.
Reaktivierung einer gesperrten Karte
Wenn eine Karte aufgrund nicht eingereichter Ausgaben gesperrt wird:
Ausgaben müssen eingereicht werden. In einigen Konfigurationen führt bereits die Einreichung einer einzigen überfälligen Ausgabe zum automatischen Entsperren der Karte. Andere Richtlinien verlangen jedoch, dass alle überfälligen Ausgaben beglichen werden müssen, bevor die Karte entsperrt wird.
Sobald die Karte wieder aktiv ist, können zuvor abgelehnte Zahlungen erneut durchgeführt werden.
Automatische Sperrrichtlinien konfigurieren
Als Payhawk Administrator können Sie automatische Sperrrichtlinien wie folgt konfigurieren:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Karten > Einstellungen > Erweiterte Steuerungen.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Unter Karten automatisch sperren passen Sie die Parameter an Ihre Anforderungen an:
Legen Sie den Zeitraum fest, nach dessen Ablauf Ausgaben als verspätet gelten.
Legen Sie die Anzahl der verspäteten Ausgaben fest, die als Auslöser für die automatische Sperrung zulässig sind.
Deaktivieren Sie die automatische Sperrregel vollständig, wenn sie nicht benötigt wird.
Klicken Sie auf Speichern.