Als Mitarbeitender müssen Sie möglicherweise Anfragen stellen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Wenn Sie beispielsweise Grafikdesigner sind, müssen Sie möglicherweise eine Kaufanfrage für ein neues Grafiktablett oder eine spezielle Design-Software einreichen, um Ihre Projekte effizient abschließen zu können.
In der Regel müssen Sie in solchen Fällen die grundlegenden Details Ihrer Anfrage angeben, die anschließend von autorisierten Personen oder Funktionen innerhalb Ihres Unternehmens, beispielsweise Ihrem Teammanager oder dem Finanzvorstand, geprüft und genehmigt werden müssen.
Nach der Genehmigung kann der Lieferprozess entweder teilweise oder vollständig beginnen. In jedem Fall erhält Ihr Unternehmen möglicherweise Empfangsbestätigungen (Dokumente, die die Lieferung der Waren bestätigen), sofern dies von einem Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen so festgelegt wurde, sowie Rechnungen über die an den Lieferanten zu zahlenden Beträge. Dieser Prozess wird fortgesetzt, bis alle Waren oder Dienstleistungen geliefert, die vollständige Zahlung geleistet und der Kauf abgeschlossen ist (d. h. keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind).
Arten von Anfragen in Payhawk
Die Payhawk Administratoren in Ihrem Unternehmen können verschiedene Arten von Anfragen definieren. Das Ziel besteht darin, die Transparenz der Unternehmensausgaben zu verbessern, Budgets effektiver zu verwalten, Ausgaben besser zu kategorisieren und maßgeschneiderte Workflows basierend auf der spezifischen Art von Anfrage einzurichten.
Zum Beispiel:
Wenn Sie eine Anfrage für ein neues Grafiktablett einreichen, können Sie die Art von Anfrage Hardware auswählen, vorausgesetzt, dass diese Art von einem Payhawk Administrator für Ihr Unternehmen definiert wurde.
Diese Art von Anfrage erfordert möglicherweise die Genehmigung durch den IT-Teammanager anstelle Ihres direkten Teammanagers.
Am Ende des Monats hat Ihr Unternehmen einen besseren Überblick darüber, wie viel speziell für neue Hardware ausgegeben wurde.
Bestellungen können ebenfalls für Ihre Anfrage generiert werden, sofern diese für das Payhawk-Konto von einem Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen aktiviert wurden. Eine Bestellung ist ein offizielles Dokument, das von einem Käufer an einen Lieferanten ausgestellt wird. Darin sind die zu erwerbenden Produkte oder Dienstleistungen sowie deren Mengen, Preise und Lieferdetails aufgeführt.
Was die Häufigkeit der Anfragen oder Bestellungen betrifft, so können sie entweder einmalig oder wiederkehrend sein.
Anmerkungen zu Anfragen
Payhawk Administratoren in Ihrem Unternehmen haben möglicherweise Einstellungen für Anfragen definiert, die Ihren Prozess betreffen. Beachten Sie die folgenden Besonderheiten:
Für einige Anfragen ist eine Empfangsbestätigung erforderlich (z. B. wenn das Unternehmen Waren kauft), für andere nicht (z. B. wenn das Unternehmen Dienstleistungen kauft).
Payhawk Administratoren können Abweichungsregeln für Anfragen festlegen. Diese Regeln sind für Situationen vorgesehen, in denen die Rechnung des Lieferanten den angeforderten Betrag übersteigt oder die erhaltene Menge der Posten von der Bestellung des Unternehmens abweicht. In solchen Fällen können autorisierte Personen oder Rollen in Ihrem Unternehmen zusätzliche Informationen von Ihnen anfordern, um das Problem zu lösen.
Buchhalter und Administratoren von Payhawk sowie zugewiesene Prüfer haben Zugriff auf alle Anfragen des Unternehmens.
Phasen im Lebenszyklus einer Anfrage
Um sich an den Meilensteinen zu orientieren, die jede Anfrage in Ihrem Unternehmen durchlaufen muss, gliedert Payhawk den Lebenszyklus jeder Anfrage in die folgenden Schlüsselphasen (oder Schritte), die für Anfragebesitzer relevant sind:
Schlüsselphase | Aktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten |
Erstellung von Anfragen und deren Übermittlung zur Überprüfung oder Genehmigung | Sie können Ihre Anfrage unter Anfragen > Einreichen erstellen und dann abschicken. Dort finden Sie auch die Anfragen, die von autorisierten Personen in Ihrem Unternehmen an Sie zurückgeschickt wurden, wenn zusätzliche Einkaufsdaten benötigt werden oder die Informationen aktualisiert werden müssen. Von hier aus können Sie als Anfragender:
Sobald Sie Ihre Anfrage eingereicht haben:
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Genehmigung und Überprüfung von Anfragen | Die von Ihnen eingereichten Anfragen müssen von autorisierten Personen in Ihrem Unternehmen geprüft und/oder genehmigt werden, die von einem Payhawk Administrator als Teil des Prüfungs- und/oder Genehmigungsworkflows zugewiesen wurden. Während der Überprüfungs- und/oder Genehmigungsphase haben Sie als Anfragender weiterhin die Möglichkeit:
Wenn Ihr Unternehmen verlangt, dass Anfragen erst geprüft werden, bevor sie genehmigt werden, wird die Anfrage unter Anfragen > Genehmigen verschoben, sobald sie geprüft worden ist. Wenn Ihr Unternehmen keine Überprüfung von Anfragen verlangt, wird die Anfrage nicht bearbeitet:
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Empfangsbestätigungen und Rechnungen für Ihre Anfragen hochladen | Während des Lieferprozesses erhalten Sie Empfangsscheine für die angeforderten Waren und Rechnungen für die gelieferten Posten oder Dienstleistungen, die Sie Ihrer Anfrage hinzufügen können. Von Anfragen > Empfangen und Anfragen > Rechnungen, können Sie:
Wenn Ihre Anfrage Empfangsbestätigungen erfordert, alle Empfangsbestätigungen empfangen und hochgeladen wurden und die Lieferung abgeschlossen ist, wird die Anfrage in Anfragen > Rechnung verschoben. Wenn alle Rechnungen hochgeladen wurden, wird Ihre Anfrage in Anfragen > Bezahlen verschoben. |
Anfragen bezahlen und abschliessen | Sobald alle Rechnungen für Ihre Anfrage von den autorisierten Personen in Ihrem Unternehmen bezahlt wurden, wird Ihre Anfrage:
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Zuordnung von Rechnungspositionen zu verschiedenen Rechnungen oder Rechnungspositionen
Wenn Sie eine Anfrage erstellen, fügen Sie die benötigten Waren oder Dienstleistungen als Einzelposten hinzu und geben deren Stückpreise an. Beim Abgleich von Anfragen oder Bestellpositionen mit Ausgaben- oder Rechnungspositionen gelten die folgenden Regeln:
Bankspesen können mit Anfragen verknüpft werden, deren Zahlungsmethode auf Rechnung oder Keine eingestellt ist.
Kartenausgaben können mit Anfragen verknüpft werden, deren Zahlungsmethode auf Karte oder Keine eingestellt ist.
Ausgaben können nicht mit Anfragen verknüpft werden, deren Zahlungsmethode auf Keine Zahlung erforderlich eingestellt ist.
Anfragen und Bestellungen mit inaktiven Lieferanten sind von den Abgleichoptionen ausgeschlossen.
Bei der Auswahl von Ausgaben, die mit Anfragen und Bestellungen abgeglichen werden sollen, stehen nur Ausgaben mit dem Status Offen zur Verfügung, und die folgende Filterlogik wird angewendet:
Wenn der Ausgabe ein Lieferant zugeordnet ist, können Sie aus allen Anfragen und Bestellungen auswählen, denen entweder derselbe Lieferant oder kein Lieferant zugeordnet ist.
Wenn die Ausgabe einen vorgeschlagenen Lieferanten hat, können Sie die Ausgabe trotzdem mit allen Anfragen abgleichen.
Wenn die Ausgabe eine Bestellungskennung hat, wird das Automatisierungstool von Payhawk sie automatisch mit der Bestellung abgleichen, da PO-Kennungen im System eindeutig sind.
Die Anfragen und Bestellungen, die Sie sehen können, hängen von Ihrer Payhawk-Rolle und Ihren Berechtigungen ab. Wenn Sie z. B. die Berechtigungen haben, Ausgaben mit Anfragen und Bestellungen zu verknüpfen, können Sie diese Aktion auch dann durchführen, wenn Sie die Ausgabe, die Anfrage oder die Bestellung ursprünglich nicht eingereicht haben.
Wo Sie die Anfrage verknüpfen, hängt von der Ausgabe ab. Bei einer Ausgabe ohne Einzelposten wählen Sie die Anfrage im Feld Anfrage im Abschnitt Details aus. Bei einer Ausgabe mit Einzelposten wählen Sie im Abschnitt Betrag für jeden Einzelposten die Anfrage und im Feld Passender Anfrageartikel die passende Anfrageposition aus. In beiden Fällen wird die verknüpfte Anfrage im Abschnitt Verknüpft der Ausgabe angezeigt. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Übersicht des Auswahlelements Anfrage.
Um jede einzelne Position der Anfrage genau mit den entsprechenden Ausgaben abzugleichen, beachten Sie bitte die folgenden Szenarien:
Enthält die Anfrage eine einzige Position, wird die Rechnung automatisch vom Payhawk-Automatisierungstool zugeordnet.
Wenn die Anfrage einen einzelnen Posten und die Rechnung mehrere Zeilen hat, müssen Sie jede Ausgabenzeile bearbeiten, die Informationen für jede Zeile eingeben und auf Speichern klicken, um sie zu aktualisieren.
Wenn die Anfrage mehrere Positionen hat und die Rechnung nur eine einzige Zeile, müssen Sie manuell auswählen, welche Anfrageposition im Feld Passender Anfrageartikel abgeglichen werden soll.
Wenn Sie mehr Kontext für Positionen in Anfragen benötigen, die keine Kategorisierungsfelder haben, können Sie die Ausgabe in Einzelposten aufteilen. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der Ausgabe, wählen Sie Aufteilen und legen Sie im Bereich Ausgabe aufteilen fest, wie sie aufgeteilt werden soll:
Wählen Sie Anforderungszeilen, um jeden Einzelposten der verknüpften Anfrage zuzuordnen, oder Manuelle Aufteilung, um die Zeilen und Beträge selbst einzugeben.
Wenn ein Beleg angehängt ist, können Sie die Zeilen auch aus dem Beleg extrahieren.
Wenn die Anfrage und die Rechnung eine unterschiedliche Anzahl von Positionen aufweisen, müssen Sie die Anfragepositionen manuell den entsprechenden Rechnungspositionen aus der Ausgabe zuordnen. Wählen Sie dazu im Abschnitt Betrag für jede Ausgabenposition die Anfrage und die passende Anfrageposition aus.
Wenn eine Rechnung mehrere Anfragen oder Bestellungen abdeckt, zum Beispiel wenn ein Lieferant mehrere Bestellungen auf einmal in Rechnung stellt, müssen Sie sie nicht mehrmals hochladen. Wählen Sie im Abschnitt Betrag für jede Ausgabenposition die Anfrage und die passende Anfrageposition aus. Positionen, die sich auf keine Anfrage beziehen, können ohne Anfrage bleiben.
Nützliche Ressourcen