In Deutschland haben Arbeitnehmer Anspruch auf Tagespauschalen zum Ausgleich der zusätzlichen Kosten für Verpflegung und Unterkunft, die ihnen während einer Dienstreise entstehen. Diese Tagespauschalen gelten nicht als Teil des regulären Arbeitsentgelts und sind daher bis zu einem gesetzlich festgelegten Höchstbetrag steuerfrei. In Deutschland werden Tagespauschalen anhand von tagebasierten Sätzen berechnet.
Abzüge
Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss diese von der Tagespauschale abgezogen werden. Dies gilt zum Beispiel, wenn das Hotel ein kostenloses Frühstück anbietet. Diese Abzüge gelten nur für den Verpflegungsanteil der Tagespauschale. Die Übernachtungspauschale wird für jede Nacht in voller Höhe gezahlt und nicht um bereitgestellte Mahlzeiten gekürzt.
Hier sind die Standardsätze für den Abzug von Mahlzeiten:
20 % der Tagespauschale sind abzuziehen, wenn ein Frühstück angeboten wird.
40 % der Tagespauschale sind abzuziehen, wenn ein Mittagessen angeboten wird.
40 % der Tagespauschale sind abzuziehen, wenn ein Abendessen angeboten wird.
Besonderheiten
Die folgenden Richtlinien enthalten wichtige Details und Sonderfälle zu Tagespauschalen, Dauer von Geschäftsreisen, Nachweispflichten und steuerfreien Erstattungen in Deutschland.
Wenn ein Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen unternimmt, können die Gesamtstunden aller Reisen zusammengefasst werden.
Umfasst ein Tag sowohl eine Inlands- als auch eine Auslandsreise, wird der gesamte Tag mit dem Auslandssatz für das letzte erreichte Reiseziel vergütet. Ob er als ganzer oder halber Tag zählt, richtet sich nach der Gesamtdauer der Abwesenheit und nicht nach den im Ausland verbrachten Stunden.
Alle Rechnungsbelege müssen auf die Firmenadresse ausgestellt sein. Rechnungen über 150 EUR müssen zusätzlich den Namen und die Adresse des Arbeitgebers sowie den ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag enthalten.
Alle Original-Ausgabenbelege, wie Belege und Rechnungen, müssen physisch oder digital innerhalb der EU gespeichert werden.
Inlandsreisen
Bei inländischen Dienstreisen richten sich die Tagessätze nach der Dauer der Reise, die anhand der Gesamtzeit der Abwesenheit des Mitarbeiters berechnet wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Reise vom Wohnort, vom Hauptarbeitsplatz oder von einem anderen Arbeitsort aus beginnt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Berlin nach Stuttgart in Deutschland und hat folgende Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Deutschland
Zielort-Code: DEU-Stuttgart
Währung: EURO
Halbtags: 14
Erster/letzter Tag: 14
Ganzer Tag: 28
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 5,6. 11,2. 11,2.
Übernachtungspauschale. 20.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
Auslandsreisen
Für Mitarbeiter, die ins Ausland reisen, gelten andere Regelungen. Die Höhe des Tagegeldes hängt von dem jeweiligen Zielland ab.
Die Sätze sind in einer Verordnung auf der Grundlage des deutschen Einkommensteuergesetzes festgelegt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter reist von Berlin (Deutschland) nach London (Großbritannien) und hat die folgenden Reisedaten eingegeben:
In der Payhawk-Vorlage werden die entsprechenden Spalten auf der Grundlage der vom Arbeitnehmer eingegebenen Daten wie folgt ausgefüllt:
Bestimmungsort: Vereinigtes Königreich
Zielort-Code: GBR-London
Währung: EURO
Halbtags: 44
Erster/letzter Tag.44
Ganzer Tag: 66
Frühstück. Mittagessen. Abendessen. 13,2. 26,4. 26,4.
Übernachtungspauschale. 163.
In diesem Fall berechnet das System die Raten wie folgt:
