Diese Funktion wird derzeit schrittweise eingeführt und steht allen Kunden aus der EU zur Verfügung, die das Onboarding ihrer Entität noch nicht begonnen haben.
Im Abschnitt Unternehmensdokumente des Compliance-Centers sind alle Dokumente aufgeführt, die Sie für Ihre Entität vorlegen müssen. Payhawk benötigt diese Dokumente als Nachweis für die Legitimität der Entität. Aus den Dokumenten geht zudem die Eigentümerstruktur der Entität hervor.
Payhawk ruft einige dieser Dokumente für Sie aus dem amtlichen Unternehmensregister ab. Danach zeigt ein Hinweis oberhalb des Abschnitts, wie viele Dokumente Payhawk aus dem Register abgerufen hat und wie viele Sie noch hochladen müssen. Sie müssen nur die Dokumente hochladen, die mit Maßnahmen erforderlich gekennzeichnet sind.
Je nach Unternehmen kann der Abschnitt auch weitere Dokumente enthalten, die Payhawk aus dem Register abgerufen hat, zum Beispiel eine Bescheinigung über die Geschäftsführer. Einige Dokumente können unter der Bezeichnung des lokalen Registers angezeigt werden, zum Beispiel UBO-opgave für die Bescheinigung über die wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse eines niederländischen Unternehmens.
Wenn zu Ihrer Eigentümerstruktur weitere Unternehmen gehören, werden die Dokumente nach Unternehmen gruppiert.
Amtlicher Auszug aus dem Handelsregister
Der amtliche Auszug aus dem Handelsregister darf nicht älter als sechs Monate sein. Darin muss Folgendes bestätigt sein:
Die offizielle Bezeichnung und Rechtsform Ihres Unternehmens.
Die Anschrift des eingetragenen Firmensitzes.
Die Anschrift des tatsächlichen Betriebsstandorts, sofern diese vom eingetragenen Firmensitz abweicht.
Die Registrierungsnummer, sofern eine solche vergeben wurde.
Sollten Auszüge dieser Art am Sitz Ihres Unternehmens nicht ausgestellt werden, legen Sie stattdessen ein gleichwertiges Dokument vor, beispielsweise eine Bescheinigung über die Rechtsgültigkeit.
Bescheinigung über die wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse
Die Bescheinigung über die wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse darf nicht älter als sechs Monate sein und muss von einer staatlichen Behörde ausgestellt worden sein. Darin sind die Personen aufgeführt, die Ihr Unternehmen letztendlich besitzen oder kontrollieren; diese werden als wirtschaftliche Eigentümer oder Personen mit Kontrollrechten bezeichnet.
Das Dokument enthält in der Regel folgende Angaben:
Ihre vollständigen Namen.
Ihre Staatsangehörigkeit.
Der Prozentsatz, den sie besitzen oder kontrollieren.
Eigentümerstruktur des Unternehmens
Die Eigentümerstruktur Ihres Unternehmens stellt die Eigentumsverhältnisse Ihres Unternehmens dar, einschließlich aller damit verbundenen Mutter- und Tochter-Entitäten.
Um Verzögerungen zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass das Diagramm folgende Angaben enthält:
Jedes Unternehmen in der Eigentumsstruktur, angefangen bei Ihrem Unternehmen bis hin zu den Personen, die es letztendlich besitzen oder kontrollieren.
Die Registrierungsnummer oder das Land, in dem das jeweilige Unternehmen registriert ist.
Die vollständigen Namen der letztendlichen wirtschaftlichen Eigentümer.
Der Beteiligungsanteil auf den einzelnen Ebenen. Aktionäre mit einer Beteiligung von unter 5 % können Sie zusammenfassen.
Das Datum, an dem das Diagramm erstellt wurde.
Lassen Sie das Diagramm nach Möglichkeit von einem Geschäftsführer oder einem bevollmächtigten Vertreter unterzeichnen oder von einem Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt beglaubigen.
Hochgeladene Dokumente prüfen
Wenn Sie ein Dokument hochladen, prüft Payhawk, ob es sich um das angeforderte Dokument handelt, und liest die darin enthaltenen Angaben aus. Bei jeder hochgeladenen Datei wird ihr Status angezeigt:
Wird hochgeladen - Die Datei wird noch hochgeladen.
Dokument wird geprüft - Payhawk prüft, ob es sich bei der Datei um das angeforderte Dokument handelt.
Verifiziert - Payhawk hat die Datei als das angeforderte Dokument erkannt.
Dokument stimmt nicht überein - Die Datei scheint ein anderes Dokument zu sein. Lesen Sie die Erklärung unter der Datei, entfernen Sie die Datei und laden Sie das angeforderte Dokument hoch.
Dokument nicht erkannt - Payhawk konnte die Datei nicht als das angeforderte Dokument erkennen. Laden Sie eine gut lesbare, vollständige Kopie des angeforderten Dokuments hoch.
Hochgeladen - Die Datei wurde hochgeladen und wird nicht automatisch geprüft.
Mit den Angaben, die Payhawk aus Ihren Dokumenten ausliest, werden die entsprechenden Felder im Compliance-Center ausgefüllt und mit einem Funkelsymbol gekennzeichnet. Prüfen Sie diese Werte und korrigieren Sie sie bei Bedarf.
