Diese Funktion wird derzeit schrittweise eingeführt und steht allen Kunden aus der EU zur Verfügung, die das Onboarding ihrer Entität noch nicht begonnen haben.
Im Abschnitt Unternehmensführung und Eigentum des Compliance-Centers sind alle Personen und Unternehmen aufgeführt, die Ihre Entität besitzen oder kontrollieren. Payhawk benötigt diese Liste, um zu überprüfen, wer hinter der Entität steht, bevor Ihr Antrag genehmigt werden kann.
Die Liste umfasst alle Personen, die das Unternehmen besitzen oder kontrollieren, einschließlich der Eigentümer, die Payhawk durch Rückverfolgung über die Unternehmensaktionäre ermittelt.
Payhawk füllt diese Liste anhand des amtlichen Unternehmensregisters für Sie aus. Danach zeigt ein Hinweis über der Liste an, wie viele Personen und Unternehmen Payhawk gefunden hat und für wie viele davon noch Angaben von Ihnen benötigt werden.
Wenn Ihre Eigentümerstruktur weitere Unternehmen umfasst, etwa eine Mutter- oder Holdinggesellschaft, ist die Liste nach Unternehmen gruppiert. Ihre Entität wird zuerst angezeigt, gefolgt von den übrigen Unternehmen der Struktur. Eine Person, die in mehreren Unternehmen Funktionen innehat, wird unter jedem dieser Unternehmen angezeigt.
Für jede Person und jedes Unternehmen in der Liste wird angezeigt, was noch fehlt, zum Beispiel Fehlt: Geburtsdatum, Status als politisch exponierte Person.
Das Payhawk-Compliance-Team kann nach Prüfung Ihres Antrags weitere Personen hinzufügen. Wenn aus einem Unternehmensdokument hervorgeht, dass es einen weiteren Eigentümer in der Kette gibt, erscheint diese Person in der Liste mit dem Status Maßnahmen erforderlich.
Eine Person oder ein Unternehmen zum Antrag hinzufügen
Einige Angaben sind möglicherweise bereits aus dem amtlichen Unternehmensregister oder aus von Ihnen hochgeladenen Dokumenten ausgefüllt. Werte, die Payhawk aus Ihren Dokumenten ausgelesen hat, sind mit einem Funkelsymbol gekennzeichnet. Überprüfen Sie diese und korrigieren Sie sie bei Bedarf.
So fügen Sie eine Person oder ein Unternehmen hinzu:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Compliance-Center.
Klicken Sie unter Unternehmensführung und Eigentum auf die Schaltfläche + Person oder Unternehmen hinzufügen und wählen Sie Folgendes aus:
Eine natürliche Person, die als Eigentümer, Geschäftsführer oder Bevollmächtigter auftritt. Sie können aus den folgenden drei Rollen wählen:
Ein Geschäftsführer ist eine Person, die mit der Leitung des Unternehmens betraut ist.
Ein Aktionär ist eine Person oder ein Unternehmen, die bzw. das eine Beteiligung an der Entität hält. In der Liste ist der Beteiligungsanteil neben der Funktion angegeben.
Ein bevollmächtigter Vertreter ist eine Person, die befugt ist, im Namen der Entität zu handeln, beispielsweise um den Antrag zu unterzeichnen.
Ein Unternehmen, das als Eigentümer oder Geschäftsführer auftritt, beispielsweise eine Holdinggesellschaft. Sie können zwischen den folgenden beiden Rollen wählen:
Ein Unternehmensvorstand ist eine Entität, die anstelle einer Einzelperson mit der Leitung der Entität betraut wurde. Payhawk überprüft die Personen, die diese Entität leiten.
Ein Unternehmensaktionär ist ein Unternehmen, das Anteile an der Gesellschaft hält, beispielsweise eine Muttergesellschaft oder eine Holdinggesellschaft. Payhawk verfolgt die Eigentumsverhältnisse über diese Gesellschaft hinweg bis zu den Personen, die die Gruppe letztendlich besitzen oder kontrollieren.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Erforderliche Angaben zu Geschäftsführern und Aktionären
Für jeden Geschäftsführer oder Aktionär müssen Sie im Abschnitt Unternehmensführung und Eigentum die folgenden Angaben machen:
Vorname.
Nachname.
Geburtsdatum.
Staatsangehörigkeit(en) (falls eine Person mehr als eine Staatsangehörigkeit besitzt, sind alle anzugeben).
Wohnsitzland.
Politische Exposition: ob die Person in den letzten 12 Monaten eine politisch exponierte Person (PEP), ein Familienmitglied einer PEP oder eine einer PEP nahestehende Person war. Sie wählen eine von drei Optionen: Diese Person ist eine politisch exponierte Person (PEP), Diese Person ist ein Familienmitglied oder eine nahestehende Person einer PEP oder Nichts davon trifft zu. Eine politisch exponierte Person bekleidet eine herausragende öffentliche Funktion, beispielsweise ein hochrangiger Regierungsbeamter, ein Politiker oder der Leiter eines staatlichen Unternehmens.
Erforderliche Angaben zu bevollmächtigten Vertretern
Für jeden bevollmächtigten Vertreter im Abschnitt Unternehmensführung und Eigentum müssen Sie folgende Angaben machen:
Vorname.
Nachname.
E-Mail-Adresse.
Wohnsitzland.
Wenn Sie einen bevollmächtigten Vertreter für die Unterzeichnung des Antrags auswählen, werden im Abschnitt Sign-off die übrigen Angaben zu dieser Person abgefragt, einschließlich der Vollmacht. Weitere Informationen finden Sie unter Antrag unterzeichnen und einreichen.
Erforderliche Angaben zu Unternehmensvorständen und Unternehmensaktionären
Für jeden Unternehmensvorstand oder Unternehmensaktionär müssen Sie im Abschnitt Unternehmensführung und Eigentum die folgenden Angaben machen:
Firmenname.
Rechtsform, zum Beispiel Gesellschaft mit beschränkter Haftung.
Registrierungsnummer.
Eingetragene Firmenadresse, einschließlich Land der Eintragung, Straße, Ort und Postleitzahl.
Amtlicher Auszug aus dem Handelsregister.
Eine Person aus dem Antrag entfernen
So entfernen Sie eine Person aus dem Antrag:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Compliance-Center.
Öffnen Sie unter Unternehmensführung und Eigentum den Eintrag der gewünschten Person, indem Sie in der Liste auf deren Namen klicken.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld auf Diese Person entfernen.
Wenn Sie eine Person entfernen, werden auch deren Daten und alle von ihr bereitgestellten Dokumente gelöscht. Überprüfen Sie daher die Liste, bevor Sie die Aktion bestätigen. Sie können die Person später erneut hinzufügen, ihre Daten werden jedoch nicht wiederhergestellt.
Klicken Sie auf Entfernen, um den Vorgang zu bestätigen.
Personen oder Unternehmen, die Payhawk im amtlichen Unternehmensregister gefunden hat, sowie Funktionen, die das Payhawk-Compliance-Team bereits akzeptiert hat, können Sie nicht entfernen. Anstelle der Option zum Entfernen wird bei ihnen der Link Ich kann dies nicht angeben angezeigt. Klicken Sie darauf, um zu erfahren, wie Sie das Payhawk-Compliance-Team unter compliance@payhawk.com kontaktieren können.