Payhawk vereinfacht Finanzabläufe, indem es eingehende elektronische Rechnungen von Lieferanten automatisch verarbeitet und diesen den richtigen Buchungssätzen zuordnet.
Während der Einführung der französischen E-Rechnungsstellung können Lieferanten sowohl eine strukturierte E-Rechnung als auch eine PDF-Kopie versenden, was zu möglichen Doppelbuchungen führen kann.
So verarbeitet Payhawk Ihre E-Rechnungen
Wenn eine E-Rechnung in das System eingeht, wendet Payhawk eine bestimmte Logik an, um sicherzustellen, dass sie je nach Anwendungsfall korrekt verarbeitet wird:
E-Rechnungen werden einem Benutzer zugeordnet, und zwar auf der Grundlage des erkannten Käufer-Ansprechpartners, einer Übereinstimmung mit einer offenen Bestellanforderung, der Zuordnung zur Kostenstelle oder des Standardinhabers des Kontos.
Wenn eine E-Rechnung mit einer Payhawk-Kartentransaktion übereinstimmt, wird sie automatisch als Ausgabenbeleg zu dieser Transaktion hinzugefügt.
Wird keine übereinstimmende Transaktion gefunden, wird die E-Rechnung als unbezahlt behandelt und erscheint als neue Rechnung auf der Registerkarte Einreichen.
Bei Auslagen eines Mitarbeitenden wird die E-Rechnung als neue Rechnung versendet und nicht automatisch dem Erstattungsantrag beigefügt. Payhawk unterdrückt die Rechnung nicht, wenn der fällige Betrag Null beträgt, und verwendet weder das Feld „Lohnabrechnung“ noch das Feld „Mitarbeiter-ID“ zum Abgleich. Sie fügen sie manuell in den Erstattungsantrag des Mitarbeitenden ein.
Wenn Sie neben Payhawk ein ERP-System nutzen, können E-Rechnungen in beiden Systemen erscheinen. Dies gewährleistet, dass Payhawk die Kartenverwaltung lückenlos erfasst und gleichzeitig die bestehenden ERP-Workflows beibehalten werden.
Duplikate erkennen und bereinigen
Payhawk kennzeichnet Duplikate, wenn der Lieferant, die Rechnungsnummer und der Betrag übereinstimmen. Um Ihre Buchhaltung übersichtlich zu halten, insbesondere bei Kostenerstattungen für Mitarbeitende oder doppelten PDF-Rechnungen, müssen Sie diese Einträge korrekt bereinigen.
Verschieben oder Zusammenführen statt Löschen
Es ist entscheidend, ein doppeltes E-Rechnungsdokument über die Option In eine andere Ausgabe verschieben in die Ausgabe zu verschieben, die Sie behalten möchten, anstatt die E-Rechnung zu löschen.
In eine andere Ausgabe verschieben ist ein anderer Vorgang als das Zusammenführen von Ausgaben. Wenn Sie also ein E-Rechnungsdokument verlagern möchten, verwenden Sie bitte immer die Option In eine andere Ausgabe verschieben.
Das Löschen einer über das französische „Portail Public de Facturation“ (PPF) erhaltenen E-Rechnung löst den Lebenszyklusstatus 210 Refusée aus. Dadurch werden das Netzwerk und die Steuerbehörden darüber informiert, dass die Rechnung abgelehnt wurde, was bei gültigen oder bereits beglichenen Ausgaben nicht zutrifft.
Bei den PPF-Lebenszyklus-Stati verfolgt Payhawk das E-Rechnungsdokument selbst und nicht die Ausgabe. Die Ablehnung 210 Refusée wird nur gesendet, wenn Sie die Ausgabe löschen, die noch das PPF-E-Rechnungsdokument enthält. Wenn Sie das Dokument zuerst mit der Funktion In eine andere Ausgabe verschieben in eine andere Ausgabe übertragen, kann die ursprüngliche, nun leere Ausgabe sicher gelöscht werden, ohne eine Ablehnung auszulösen. Das Löschen derjenigen Ausgabe, die das Dokument aktuell enthält, führt zur Ablehnung.
Falls eine E-Rechnung keiner Kartenzahlung zugeordnet werden konnte und stattdessen eine separate neue Rechnung erstellt hat, verschieben Sie das E-Rechnungsdokument von dieser neuen Rechnung in die bestehende Kartenausgabe. Da durch das Verschieben des Dokuments kein eigenständiger Datensatz gelöscht wird, wird auch kein Ablehnungsstatus gesendet.
Stellen Sie stets sicher, dass die PPF-E-Rechnung in der Version vorliegt, die als primäre formelle Aufzeichnung zur Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften aufbewahrt wird.
Umgang mit unbeabsichtigten Ablehnungen
Sollte versehentlich der Status 210 Refusée übermittelt worden sein, lässt sich die Situation beheben. Die Steuerbehörden behandeln eine abgelehnte Rechnung so, als wäre sie nie ausgestellt worden. Um den Eintrag zu korrigieren, müssen Sie den Lieferanten bitten, das Dokument erneut auszustellen.
Strategische Empfehlungen
Auch wenn für Branchen wie Hotels und Restaurants die obligatorische E-Rechnungsstellung erst ab September 2027 vorgeschrieben ist, kann es dennoch zu doppelten Buchungen kommen. Die Zusammenführung bleibt die gängige Vorgehensweise, um solche Fälle zu behandeln.
Um eine manuelle Zusammenführung zu vermeiden, stellen Sie Ihre Mitarbeitenden von Barauslagen auf Payhawk-Karten um. Kartentransaktionen ermöglichen eine nahtlose, vollständige automatisierte Buchführung, sobald die E-Rechnung eintrifft.
Sie benötigen keine separate Empfangsadresse für Mitarbeiterausgaben. In der Reform wird zwar eine spezielle Adresse für Mitarbeiterausgaben (eine SIREN-Nummer mit einem Suffix) beschrieben, dies setzt jedoch getrennte Systeme für die Kreditorenbuchhaltung und die Mitarbeiterausgaben voraus. Payhawk verwaltet beides an einem Ort, sodass eine zweite Adresse auf dieselbe Weise funktionieren würde und keinen Mehrwert bietet.