Wenn Sie Payhawk mit einem E-Rechnungsnetzwerk wie Peppol oder dem französischen PPF verbinden, wird Ihr Unternehmen mit einer Netzwerk-ID registriert. Lieferanten nutzen diese ID, um Ihnen strukturierte elektronische Rechnungen direkt zu senden.
Quellen und Suffixe von Kennungen
Ihre E-Rechnungsnummer leitet sich aus der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens ab. Die französischen Behörden verwenden die SIREN-Nummer.
Ein Suffix erzeugt eine separate Adresszeile auf Basis derselben Basis-Kennung. Sie benötigen ein Suffix nur dann, wenn Sie bestimmte Rechnungen an ein separates System weiterleiten, in der Regel dann, wenn ein anderer Anbieter die reine Kennung beibehält.
Wenn alle Ihre Rechnungen in Payhawk eingehen, verwenden Sie die einfache Kennung ohne Suffix. Lieferanten können Ihre Adresse dann automatisch ermitteln, ohne dass Sie diese mitteilen müssen. In Payhawk ist das Suffix optional und lautet standardmäßig Payhawk.
Von einem anderen Anbieter zu Payhawk wechseln
Eine Peppol-Teilnehmer-Netzwerk-ID kann jeweils nur bei einem Zugriffspunkt für den Empfang registriert werden. Sollte ein anderer Anbieter derzeit über Ihre ID verfügen, müssen Sie diesen bitten, Ihre Empfangskapazität zu deregistrieren, bevor Sie sich bei Payhawk registrieren können.
Die Registrierung einer alternativen Kennung (z. B. einer IBAN oder GLN bei Peppol oder eines Suffixes bei PPF), während ein anderer Anbieter Ihre Standard-Registrierungsnummer weiterhin verwaltet, führt in der Regel zu Problemen. Die Systeme der Lieferanten senden ihre Rechnungen in der Regel an die Standard-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, was zu geteilten Rechnungsströmen, fehlenden Rechnungen und unnötigem Kommunikationsaufwand mit den Lieferanten führt. Die Abmeldung beim bisherigen Anbieter, damit Payhawk Ihre Standard-Identifikationsnummer aufnehmen kann, ist der zuverlässigste Ansatz.
KSeF in Polen stellt eine Ausnahme dar. Mehrere Systeme können denselben Feed abhören, und es gibt keine Teilnehmer-IDs im Sinne von Peppol.
Mehrere Kennungen und Konten mit mehreren Entitäten
Jede Entität muss ihre eigene Kennung registrieren. Payhawk unterstützt keine mehreren Peppol-IDs für eine einzelne Entität oder ein einzelnes Konto. Mehrere IDs sind nur dann erforderlich, wenn Rechnungen an unterschiedliche Systeme weitergeleitet werden müssen; dies ist nicht erforderlich, wenn alle Rechnungen über Payhawk abgewickelt werden.
Ist ein Unternehmen in einem Land registriert und unterhält eine Niederlassung in einem anderen Land, verwendet jede Entität ihre eigene Kennung. Nur französische Entitäten können im französischen PPF registriert werden. Eine nicht-französische Entität kann sich nicht für das PPF registrieren lassen, selbst wenn sie über eine französische Niederlassung mit einer SIREN-Nummer und einer französischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt.
Empfangen und Senden sind getrennt
Payhawk verwaltet für Ihre Kennung ausschließlich den Bereich der Kreditorenbuchhaltung (Rechnungseingang). Ihr Unternehmen kann dieselbe Kennung weiterhin bei einem anderen Anbieter für den Bereich der Debitorenbuchhaltung (Rechnungsversand) registrieren. Diese Bereiche sind voneinander unabhängig, sodass die Registrierung bei Payhawk Ihre bestehenden Rechnungsstellungs- oder Debitorenbuchhaltungsdienste nicht beeinträchtigt.
Integration aufheben
Wenn Sie die Integration trennen, wird Ihre Peppol-ID umgehend entfernt. In Frankreich werden Änderungen im „Annuaire" (Verzeichnis) in der Regel innerhalb von 24 Stunden übernommen.
Kennungsschemata für Lieferanten
Ihr Unternehmen ist nur über die von Ihnen registrierten spezifischen Schemata erreichbar. So verwendet beispielsweise das französische PPF das SIREN-Schema (0225), während viele andere Peppol-Länder auf der Umsatzsteuer basierende Schemata verwenden. Verwendet ein Lieferant ein anderes Schema, wird die Rechnung Sie nicht erreichen.
Um zu prüfen, welches Schema und welcher Access Point für ein Unternehmen registriert sind, nutzen Sie das Peppol Directory.