KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale E-Rechnungssystem in Polen. Die Payhawk-Integration übernimmt die Automatisierung des Abrufs und der Verarbeitung dieser strukturierten E-Rechnungen, gewährleistet die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften und reduziert den manuellen Dateneingabeaufwand.
Die KSeF-Nummer
Die KSeF-Nummer wird von der Regierungsplattform vergeben, sobald eine elektronische Rechnung abgerechnet wurde. Diese Nummer ist nicht in der XML-Datei der elektronischen Rechnung „FA_VAT“ selbst enthalten. Payhawk speichert die KSeF-Nummer als Referenz für die Ausgabe und zeigt sie auf der Plattform sowie in der generierten PDF-Datei zur Visualisierung an. Die KSeF-Nummer wird zudem als Teil des Belegnamens an das ERP-System übertragen.
XML-E-Rechnungen und Visualisierungsdateien
Die XML-Datei FA_VAT stellt die rechtsgültige elektronische Rechnung dar. Die PDF-Datei ist eine generierte Darstellung, die zur Überprüfung durch den Menschen bestimmt ist und nicht als verbindliche Grundlage für die Buchhaltung dient. Payhawk bewahrt die ursprüngliche XML-Datei auf und generiert die PDF-Vorschau direkt aus diesen Daten.
KSeF-Daten zur E-Rechnungsstellung abrufen
Die Übermittlung im KSeF-Format ist für alle E-Rechnungen obligatorisch, die mit einer registrierten Entität in Verbindung stehen. Der Datenstrom kann nicht nach Zahlungsart, Lieferant oder Zahlungsstatus gefiltert werden.
Wenn die Kreditorenbuchhaltung in einem ERP-System geführt wird, während die Verwaltung der Karten in Payhawk erfolgt, erscheint dieselbe elektronische Rechnung in beiden Systemen. Durch die Migration der gesamten Kreditorenbuchhaltung in Payhawk wird diese Doppelung beseitigt.
KSeF-E-Rechnungen zuordnen
Über KSeF zugestellte E-Rechnungen folgen dem standardmäßigen Zuweisungs-Workflow für die E-Rechnungsstellung:
Abgleich von Käuferkontaktdaten – Payhawk durchsucht die XML-Datei nach Kontaktdaten der Käufer. Stimmt eine E-Mail-Adresse oder ein Name mit einem Payhawk-Benutzer überein, wird dieser Benutzer als Verantwortlicher für die Ausgabe zugewiesen.
Zuordnung zu Bestellauftrag – Wird die E-Rechnung automatisch einer Bestellung zugeordnet, wird der Verantwortliche dieser Bestellung als Rechnungsempfänger festgelegt.
Export der KSeF-Nummer in Ihr ERP-System
Wenn Payhawk eine KSeF-eRechnung exportiert, wird die KSeF-Nummer als Name des exportierten Dokuments festgelegt. Von dort aus können Sie in Ihrem ERP-System ein Skript hinzufügen, das den Dokumentnamen in ein eigenes benutzerdefiniertes Feld kopiert, zum Beispiel ein Feld für die KSeF-Rechnungs-ID.
Bei MS Business Central und Oracle NetSuite besteht der Dateiname des exportierten Anhangs allein aus der KSeF-ID, gefolgt von der ursprünglichen Dateiendung. Dies gilt automatisch für über KSeF empfangene eRechnungen, ohne dass Sie etwas einrichten müssen:
Nur Dateien, die über KSeF eingegangen sind, werden auf diese Weise benannt. Dokumente mit einer externen Kennung aus einer anderen Quelle, wie Peppol oder dem französischen PPF, behalten den standardmäßigen beschreibenden Dateinamen.
Dateien, die vor Einführung dieser Namensgebung exportiert wurden, behalten ihre bisherigen Namen. Payhawk benennt sie nicht um.
In Oracle NetSuite behält bei zwei Dateien desselben Exports mit derselben KSeF-ID, zum Beispiel ein Dokument und seine generierte Vorschau, eine Datei die reine KSeF-ID als Namen, während jede weitere Datei ein kurzes Suffix erhält, damit jede Datei zuordenbar bleibt.
Um wieder zum vollständigen beschreibenden Dateinamen zu wechseln, wenden Sie sich an den Payhawk-Support. Die Einstellung wird pro Integrationsverbindung gespeichert und gilt daher jeweils nur für eine ERP-Verbindung.
Derzeitige Einschränkungen
Die folgenden Funktionen werden für KSeF-E-Rechnungen derzeit nicht unterstützt:
Verarbeitung von Teilzahlungen (mechanizm podzielonej płatności).
Anwendung des NBP-Wechselkurses.