KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale E-Rechnungssystem in Polen. Die Payhawk-Integration übernimmt die Automatisierung des Abrufs und der Verarbeitung dieser strukturierten E-Rechnungen, gewährleistet die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften und reduziert den manuellen Dateneingabeaufwand.
Die KSeF-Nummer
Die KSeF-Nummer wird von der Regierungsplattform vergeben, sobald eine elektronische Rechnung abgerechnet wurde. Diese Nummer ist nicht in der XML-Datei der elektronischen Rechnung „FA_VAT“ selbst enthalten. Payhawk speichert die KSeF-Nummer als Referenz für die Ausgabe und zeigt sie auf der Plattform sowie in der generierten PDF-Datei zur Visualisierung an. Die KSeF-Nummer wird zudem als Teil des Belegnamens an das ERP-System übertragen.
XML-E-Rechnungen und Visualisierungsdateien
Die XML-Datei FA_VAT stellt die rechtsgültige elektronische Rechnung dar. Die PDF-Datei ist eine generierte Darstellung, die zur Überprüfung durch den Menschen bestimmt ist und nicht als verbindliche Grundlage für die Buchhaltung dient. Payhawk bewahrt die ursprüngliche XML-Datei auf und generiert die PDF-Vorschau direkt aus diesen Daten.
KSeF-Daten zur E-Rechnungsstellung abrufen
Die Übermittlung im KSeF-Format ist für alle E-Rechnungen obligatorisch, die mit einer registrierten Entität in Verbindung stehen. Der Datenstrom kann nicht nach Zahlungsart, Lieferant oder Zahlungsstatus gefiltert werden.
Wenn die Kreditorenbuchhaltung in einem ERP-System geführt wird, während die Verwaltung der Karten in Payhawk erfolgt, erscheint dieselbe elektronische Rechnung in beiden Systemen. Durch die Migration der gesamten Kreditorenbuchhaltung in Payhawk wird diese Doppelung beseitigt.
KSeF-E-Rechnungen zuordnen
Über KSeF zugestellte E-Rechnungen folgen dem standardmäßigen Zuweisungs-Workflow für die E-Rechnungsstellung:
Abgleich von Käuferkontaktdaten – Payhawk durchsucht die XML-Datei nach Kontaktdaten der Käufer. Stimmt eine E-Mail-Adresse oder ein Name mit einem Payhawk-Benutzer überein, wird dieser Benutzer als Verantwortlicher für die Ausgabe zugewiesen.
Zuordnung zu Bestellauftrag – Wird die E-Rechnung automatisch einer Bestellung zugeordnet, wird der Verantwortliche dieser Bestellung als Rechnungsempfänger festgelegt.
Derzeitige Einschränkungen
Die folgenden Funktionen werden für KSeF-E-Rechnungen derzeit nicht unterstützt:
Verarbeitung von Teilzahlungen (mechanizm podzielonej płatności).
Anwendung des NBP-Wechselkurses.