Payhawk admite la integración directa con Oracle NetSuite, lo que te permite exportar y sincronizar sin esfuerzo tus gastos entre los dos sistemas.
Para obtener más información, consulta el artículo sobre exportación de datos entre Oracle NetSuite y Payhawk.
Antes de empezar
Para conectar los dos sistemas, el usuario que configura la conexión debe tener derechos de administrador tanto para Oracle NetSuite como de Payhawk, o un rol personalizado dedicado a la integración de Payhawk.
Interacción inicial entre Payhawk y Oracle NetSuite
Al conectarte a tu filial Oracle NetSuite, permites que Payhawk lleve a cabo las siguientes acciones:
Sincronizar tu Plan de cuentas, Tipos de IVA, Clasificaciones y Departamentos.
Crear una cuenta bancaria en Oracle NetSuite para cada una de tus monedas activas.
Crea las cuentas Payhawk general y Tasas.
Sincroniza tus saldos de Payhawk y Oracle NetSuite a partir de un momento determinado.
Envía automáticamente gastos y pagos en tiempo real.
Conectar a Oracle NetSuite
Para empezar a conectar tu cuenta de Payhawk a Oracle NetSuite, sigue estos pasos:
Ve a Panel de control > Ajustes >Integraciones.
En Integraciones disponibles, busca Oracle NetSuite y haz clic en Conectar.
En la siguiente pantalla, haz clic en Continuar.
Antes de poder establecer la conexión entre Payhawk y Oracle NetSuite, tendrás que instalar Payhawk SuiteApp y habilitar la autenticación basada en tokens en tu entorno NetSuite.
En la pantalla Instalar Payhawk SuiteApp para NetSuite , sigue las instrucciones y haz clic en Continuar.
Después de facilitar a Payhawk el acceso a Oracle NetSuite, selecciona la filial a la que quieras conectarte.
En el cuadro de diálogo Asignar cuentas, configura las opciones Cuentas por pagar, Categorización de gastos, Configuración de tipos de impuestos, Asignación de cuentas bancarias de débito, Sincronización de datos maestros y Cuentas específicas de Payhawk. Haz clic en Continuar.
Ten en cuenta que Payhawk crea una cuenta Payhawk general que se utiliza siempre que no se puede realizar la asignación.
El sistema Payhawk obtendrá automáticamente los datos de NetSuite. Una vez finalizado el proceso de datos, haz clic en Hecho.
Configuración de la exportación de informes de gastos
Para empezar a utilizar la función de exportación de informes de gastos, un administrador de Payhawk debe configurarla en los ajustes de integración:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Integraciones y selecciona la integración de Oracle NetSuite.
Haz clic en Editar configuración.
En los ajustes de exportación de informes de gastos, elige el formato de exportación deseado (individual o agregado) y el tipo de registro (factura de proveedor, asiento contable o informe de gastos).
Selecciona una cuenta contable de compensación.
Haz clic en Guardar cambios.
La cuenta contable de compensación es necesaria para las exportaciones agregadas en las que un informe de gastos incluye gastos y pagos en distintas monedas. En estos casos, los gastos y sus pagos correspondientes pueden estar en monedas diferentes. Oracle NetSuite no permite vincular directamente transacciones en distintas monedas entre sí.
La cuenta de compensación resuelve esto actuando como intermediaria: Payhawk registra tanto los gastos como los pagos contra esa cuenta y genera asientos contables para conciliarlos. De este modo, cada gasto se vincula con su pago a través de la cuenta de compensación, incluso cuando las monedas originales no coinciden.
Notas sobre la configuración
La siguiente vez que te conectes se volverá a aplicar automáticamente la configuración de la integración que se utilizó para la última conexión entre Payhawk y tu sistema de contabilidad.
Puedes editar la configuración actual de la integración sin desconectarte de tu sistema de contabilidad. En Payhawk, ve a Ajustes > Integraciones, haz clic en el menú de tres puntos del sistema ERP que quieras modificar y selecciona Editar configuración.